身上異動届とは？
身上異動届（しんじょういどうとどけ）は、従業員の個人情報や身分に関する変更があった場合に、その内容を会社に報告するための正式な書類です。この書類の目的は、会社が従業員の最新情報を正確に把握し、適切な対応や管理を行うことを可能にすることです。具体的には、氏名、住所、連絡先、家族構成などの重要な変更が対象となります。特に、扶養家族の変更は、給与計算や福利厚生の適用に直接影響を及ぼすため、重要な項目となります。
例えば、従業員Aさんが結婚して名字が変わった場合、その情報を身上異動届を通じて会社に報告します。これにより、会社のシステムや記録が更新され、給与明細や社会保険の手続きが新しい名字で行われます。また、Aさんが新しい住所に引っ越した場合、その住所を届け出ることで、重要な郵便物や通知が確実に新しい住所に届くようになります。
結婚や出産、扶養家族の変更などのデータは、労務管理の根幹をなすものであるため、このようなデータベースを様々なシステムと紐づけておくことで、効率的な管理を行うことができます。身上異動届は総務関係の基本的な書類の１つといえます。
記載する内容
具体的には、住所変更、氏名変更、家族構成の変更など、従業員の個人情報に関連する変更事項を会社に通知します。
住所が変更された場合には新しい住所を報告し、結婚や離婚などにより氏名が変更された場合には新しい氏名を報告します。
また、結婚による配偶者の追加や、新たに生まれた子供の追加、離婚に伴う配偶者の削除、家族の死亡に伴う情報の更新なども報告事項に含まれます。
特に重要なのが扶養する家族の人数が増減した場合です。
扶養家族の変更は、給与計算や福利厚生の適用に直接影響を及ぼすため、特に重要な項目となります。
本記事では扶養人数変更時の身上異動届の記載内容について詳しく解説します。
扶養家族の変更
扶養家族の変更が必要となる主なケース
結婚：新たに配偶者を扶養家族に追加する場合。
出産：新しく生まれた子供を扶養家族に追加する場合。
離婚：配偶者が扶養家族から外れる場合。
死亡：扶養していた家族が亡くなった場合。
収入の変動：扶養している家族の収入が増え、扶養条件から外れる場合や逆に扶養に入れる場合。
扶養家族の変更に伴う身上異動届は、変更が生じた際に速やかに提出することが求められます。
企業側の対応
情報の更新：従業員の扶養家族情報をシステムに反映し、給与計算や福利厚生の適用範囲を更新します。
税務処理：扶養家族の増減に応じて、所得税の扶養控除を適用し、適切な税務処理を行います。これにより、従業員の給与明細に正確な税額が反映されます。
保険の見直し：健康保険や社会保険の扶養家族情報も更新し、保険の適用範囲を見直します。新たに扶養に入る家族がいる場合、その家族も保険の適用対象となります。
身上異動届における扶養家族の変更は、従業員の経済的な負担や企業の福利厚生制度に大きな影響を与えるため、正確かつ迅速な対応が求められます。不備や遅延があると、税務上の問題が発生したり、従業員に対する適切な支援が滞ることがあります。
以上のように、扶養家族の変更に伴う身上異動届の提出は、従業員と企業の双方にとって非常に重要な手続きです。適切な情報管理と迅速な対応を心がけることで、企業全体の業務効率化と従業員の福利厚生の充実が図られます。
目的と重要性
身上異動届の主な目的は、企業が従業員の最新の情報を把握し、それに基づいて適切な対応を行うことです。
例えば、住所が変更された場合、新しい住所に給与明細や重要な書類を送付する必要があります。
また、家族構成が変わった場合、扶養家族の数に応じた給与の調整や保険の適用範囲の見直しが必要となります。
これらの情報は、従業員の福利厚生や安全管理の面でも非常に重要です。
従業員の生活環境の変化に迅速に対応することで、企業は従業員の働きやすい環境を整えることができ、従業員のモチベーションやパフォーマンス向上にも寄与します。
身上異動届のテンプレート
身上異動届の一般的なテンプレートをご紹介します。
書類管理に困っていませんか？
ジュガールのワークフローシステムを利用すれば、WordやExcelファイルでの管理が不要になり、身上異動届やその他の申請書の作成から申請まで一気通貫で行えます。既存のテンプレートを登録することで、簡単でスムーズな書類管理ができます。
ジュガールのワークフローシステムの特長
申請～承認の自動化サポート: 書類の作成から出力、申請まで一元管理。
既存テンプレートの活用:自社のテンプレートを登録して、申請フォーム作成の手間を省きます。
業務の見える化と自動化:ダッシュボードにより書類の状況が一目で把握でき、必要なデータはエクセルで一括出力も可能です。
提出タイミング
身上異動届は、変更があった場合には速やかに提出することが求められます。
住所変更があった場合、新しい住所に給与明細や重要な書類が届かないといったトラブルを避けるためにも、迅速な提出が必要です。
また、結婚や出産といった家族構成の変更も、変更があったタイミングで速やかに報告することで、企業側も適切な対応を行うことができます。
扶養する家族の人数が変わった場合も同様で、扶養控除の適用に影響が出るため、迅速な提出が求められます。
提出方法
身上異動届の提出方法は、企業ごとに異なります。
一般的には、紙の書類として提出する方法や、企業のイントラネットや専用システムを通じて電子的に提出する方法があります。
どちらの方法であっても、必要な情報を正確に記入し、指定された提出先に提出することが重要です。
紙の書類の場合、提出先は通常、人事部門や総務部門となります。
書類の記入方法や提出方法については、企業の就業規則やイントラネット上のガイドラインを参照することが推奨されます。
欠勤届をワークフローシステムで対応するメリット
効率的な管理
効率的な管理が実現されます。ワークフローシステムを導入すると、身上異動届をデジタル形式で一元管理できるため、手間や時間を大幅に削減できます。したがって、特に総務や人事、HRの担当者、あるいは各部署の承認者にあたる方々にとっては非常に効果があるといえます。例えば、データベースで身上異動を検索したり、フィルタリングしたりするのが簡単になります。また、紙ベースの書類管理に伴う紛失や誤配置のリスクを排除し、管理の効率が大幅に向上します。
リアルタイムでの提出・確認・承認
リアルタイムでの更新とアクセスが可能です。欠勤届は、予期しない理由で提出が必要になる場合がほとんどです。したがって、ワークフローシステムだと、従業員はどこからでもオンラインで身上異動届を提出でき、管理者は即座にその情報を確認できるため、非常にメリットが大きいといえます。遅延や伝達ミスが減少し、迅速な対応が可能になり、業務の調整がスムーズに行えます。
LINE WORKSとの連携やTeamsとの連携が可能なワークフローシステムだと、さらにその効果が高まります。
コスト削減
コスト削減が実現できます。紙の使用や物理的な書類の保管コストが不要になり、郵送や手渡しにかかる時間や費用も節約できます。電子化されたシステムでは、バックアップやデータ保護も容易に行え、企業全体のコスト削減に寄与します。また、環境への配慮にも繋がり、CSR活動の一環としても有効です。
セキュリティの向上
セキュリティの向上が図れます。ワークフローシステムは、アクセス制限やログイン認証、データの暗号化などのセキュリティ機能を備えており、欠勤届の情報が不正アクセスや紛失から守られます。これにより、従業員のプライバシーを保護し、データの安全性が向上します。また、アクセスログを記録することで、不正アクセスの監視と対応が容易になります。
ジュガールで申請・届出をらくらく管理！
身上異動届の作成においては、上長の承認や扶養の計算などのような細かい確認作業が伴います。特に身上異動届のような業務は、申請書の申請に時間がかかりやすくミスも発生しやすいことも懸念されます。
ここでおすすめしたいのが、ジュガールです。ジュガールのワークフローシステムを利用すれば、WordやExcelファイルでの管理が不要になり、身上異動届/申請書の作成から申請まで一気に行うことが可能になります。
様々なお客様にご利用いただいております
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LINE WORKSとワークフローの連携でレスポンスも素早く。書類作成時のミスを抑えて手間を削減。
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ジュガールワークフローの特長
直感的に使えるUI/UX
ジュガールワークフローは、ユーザーが直感的に操作できる洗練されたUI/UXを提供しています。視覚的にわかりやすいデザインとシンプルな操作フローにより、初心者でもすぐに使いこなすことができます。これにより、導入初期のトレーニング時間を大幅に削減し、業務の効率化を即座に実現できます。
エクセルで自由に出力する帳票様式を設定可能
ジュガールワークフローは、申請書や稟議書、報告書をエクセル形式で自由にカスタマイズして出力する機能を備えています。企業ごとのフォーマットに対応できるため、既存の業務プロセスを変更することなくスムーズにシステムを導入できます。これにより、各部門やプロジェクトごとに最適な帳票様式を利用でき、業務の一貫性が保たれます。
帳票ビュー承認
入力する側にとってはPCやスマホに特化した画面設計になっていたほうが入力しやすいですが、承認する側にとっては、従来の帳票様式で確認したほうが内容を理解しやすいものです。ジュガールワークフローでは、帳票ビューで承認を行うことができ、紙で運用していた扱いやすさを損なわずにすみます。
組織の予約登録
ジュガールワークフローでは、会社の人事異動や組織変更があった際に、ユーザーや組織情報を事前に予約登録することができます。これにより、変更予定のタイミングで自動的に情報が更新されるため、管理の手間を省くことができます。また、変更に伴う業務の混乱を最小限に抑え、スムーズな組織運営をサポートします。
高度な承認分岐（金額や内容に応じて、承認分岐可能）
ジュガールワークフローは、承認プロセスを高度にカスタマイズできる機能を提供します。稟議の金額や内容に応じて、承認者を自動的に分岐させることが可能です。例えば、高額な支出には上層部の承認が必要となる一方で、少額の経費は部門マネージャーが承認するといった柔軟な設定が可能です。これにより、迅速かつ適切な意思決定が行われます。
スマホアプリ
ジュガールワークフローは、スマートフォンアプリを提供しており、場所を問わずに申請プロセスを進めることができます。移動中や出張先でも申請書の確認・承認が可能となり、業務の継続性を確保します。これにより、いつでもどこでも効率的に業務を進めることができます。
LINEWORKS/Teams連携（アプリ内で承認まで実行できる）
ジュガールワークフローは、LINEWORKSやTeamsといったコミュニケーションツールとの連携機能を持っています。利用頻度の高いこれらのメッセージアプリ内で稟議書の通知を受け取り、そのまま承認作業まで完了させることができます。チームメンバーとの連携がスムーズに行われ、稟議プロセスが迅速化されます。
操作ログ
ジュガールワークフローは、全ての操作を詳細にログとして記録します。誰がいつ何を行ったかが明確に記録されるため、後からのトラブルシューティングや監査が容易になります。これにより、業務の透明性が高まり、内部統制の強化に寄与します。
API連携：基幹システム等ともすぐに連携構築できる
ジュガールワークフローは、他の基幹システムや業務アプリケーションとのAPI連携を容易に構築できる機能を提供しています。これにより、既存の業務システムとのデータ連携がスムーズに行われ、業務プロセス全体の効率化が図れます。例えば、会計システムや人事システムとの連携により、申請書のデータを自動的に反映させることができ、手作業による入力ミスを防ぐことができます。
ジュガールワークフローは、社内の稟議・申請・届出・報告などのワークフロー全体の効率化を実現します。ぜひ、この機会にジュガールの導入を検討してみてください。お問い合わせやデモのご依頼は以下のバナーから！
