経費精算業務は毎月発生し、利用者数や利用件数が多いために、申請者、承認者、経理担当者にとって大きな負担となることが多いです。経費精算のルールを明確に定めることで、これらの業務負担を軽減し、効率的な経費管理を実現することが可能です。本記事では、経費精算のルールを策定する重要性、策定の手順、ポイント、そして効率的な経費精算を行う方法について詳しく解説します。経費精算ルールの作成を検討している方や、既存のルールを見直したい方はぜひ参考にしてください。
経費精算のルールを策定する重要性
企業には就業規則や給与規程など、多くの取り決めがあります。これらに沿って活動することで企業の運営がスムーズになります。経費精算のルールを策定することで、以下のメリットが得られます。
- 無駄な経費の削減：上限金額の設定や最安値の適用などのルールを設けることで、無駄な経費を削減できます。
- 節税効果：交際費や出張旅費などのルールを定めることで、一部が非課税になります。
- 公平な承認：経費の承認基準が明確になるため、公平かつスムーズな承認が可能になります。
- 法的リスクの回避：不正行為やミスによる虚偽申告を防ぎ、法的リスクを回避できます。
- 経理業務の効率化：ルールが周知されることで経理への問い合わせが減少し、差し戻しや再申請の手間も軽減されます。
無駄な経費の削減
経費精算のルールを設定することで、無駄な経費を削減できます。具体的には、上限金額の設定や最安値の適用をルール化することで、不要な経費の発生を抑制します。例えば、交通費に関しては、最安値ルートの運賃を基準とし、高額な交通手段の利用を制限することができます。
節税効果
交際費や出張旅費などの経費は、一定の条件を満たすことで非課税扱いにすることができます。例えば、出張日当や交通費は、適切なルールを設けることで節税効果を得ることができます。具体的には、国税庁の規定に従った出張手当の設定や、交際費の適用範囲を明確にすることが有効です。
公平な承認
経費精算のルールを設けることで、承認プロセスが公平かつスムーズになります。経費精算の基準が明確になるため、管理職の主観による承認のばらつきを防ぐことができます。また、承認基準が統一されることで、従業員間の不公平感を解消し、組織全体の信頼性を高めることができます。
法的リスクの回避
経費精算のルールを明確にすることで、不正行為やミスによる虚偽申告を防ぎ、法的リスクを回避することができます。例えば、二重計上や虚偽の領収書提出などの不正行為を防ぐためのルールを設けることで、企業の信頼性を維持し、追徴課税のリスクを回避することができます。
経理業務の効率化
経費精算のルールを周知することで、経理部門への問い合わせが減少し、差し戻しや再申請の手間も軽減されます。例えば、申請書類の不備が減少することで、経理担当者の業務負担が軽減され、より効率的な業務運営が可能になります。
経費精算のルールを策定する方法
経費精算ルールを策定するためのステップを以下に示します。
ステップ1：適用範囲の設定
経費精算ルールの適用範囲を明確にしましょう。対象となる従業員（正社員、アルバイト、パート、契約社員など）や、適用される経費の種類（交通費、出張旅費、交際費など）を細かく定めます。また、上限金額の設定も重要です。
交通費のルール設定
交通費のルールは移動手段別に細かく定める必要があります。
- 一般車両（自家用車・社用車など）：移動距離に応じたガソリン代を支給します。高速道路を利用した場合の料金についても支給条件を定めましょう。
- タクシー：距離などに制限を設け、高額になりがちなため、申請可能なケースを具体的に定めます。
- 電車・バス：最安値となる経路の運賃分を支払い、定期区間分の金額は控除となることを明記します。
- 飛行機：役職などに応じて利用できるクラスを明記します。
出張旅費のルール設定
出張は費用が高額になるため、条件などをより厳密に設定する必要があります。
- 出張の定義：移動距離や宿泊の有無によって外出と出張を明確に区分します。
- 定額支給の金額：日当（出張手当）を定額支給にする場合、国税庁による出張旅費の規定に応じて定額支給額を決めます。
- 仮払いの規定：出張にかかる費用は従業員が立て替えると負担が大きいため、仮払いの規定を設けます。仮払いを許可する金額や条件、提出書類、出張後の過不足精算についても定めます。
- 食事代の扱い：食事代を日当（出張手当）に含めるのか否かを設定します。
- トラブルについて：出張先での残業や休日出勤、やむを得ない事由による期間の延長などがあった場合の日当・費用の支給について定めます。
交際費のルール設定
交際費は法人税の非課税対象ですが、一定の条件を満たさない場合は課税対象となります。
- 書類への明示が必須となる情報：飲食をした年月日、参加者の氏名・企業名・関係性（得意先、仕入先など）、参加者の人数、飲食費の金額と飲食店の名称・所在地、その他の参考事項（飲食にかかる費用であることの明示）を明記する書類が必要です。
- 上限金額の設定：部署の性質や役職なども考慮し、月額や年額といった一人あたりの上限を設定します。
ステップ2：精算スケジュールの設定
経費精算の申請期限を設定し、速やかに精算できるようにします。例えば、「遅くとも当月〇日までに申請、振り込みは翌月〇日」といったスケジュールを設定し、毎月の定期業務として行うのが理想です。
経費精算の方法は銀行振り込みや給与と同時の支払い、小口現金などさまざまです。精算スケジュールと合わせて、精算方法も定めておきましょう。例えば、従業員が多く利用する交通費の精算は、給与振り込みと同時に行うなど、ルールを統一しておくと効率的です。
ステップ3：申請手段の設定
適用範囲やスケジュールを定めたら、次は申請手段を設定しましょう。申請手段がわかりやすいほど申請者や承認者のミス・不備は減少し、効率的な経費精算が叶います。具体的には以下のルールを定めましょう。
フォーマットの用意
申請者、承認者、経理担当者の三者にとって扱いやすく見やすい申請フォーマットを用意し、それを利用して申請するようルールを定めましょう。交通費精算書や旅費精算書、仮払い経費の申請書・精算書など、それぞれのフォーマットが必要になります。
領収書がない場合の対応
原則として領収書で精算すべきですが、自動販売機やバスの運賃などは領収書を用意できません。領収書を紛失するケースもあります。このような場合は出金伝票に金額や支払日、支払先を記入したものを提出するよう定めましょう。
交際費は詳細な報告を義務化
交際費を非課税扱いにする場合、必要事項を記した書類が必要になります。記入もれがあれば非課税として認められないため、必要事項は必ず満たすようルールでも定めましょう。
自己決裁の禁止
経費の申請者と承認者が同一であることを自己決裁といいます。自己決裁を防止するために、申請者とは別の人物が承認するようルール化しましょう。システムで社員IDを管理し、申請者と承認者が異なるIDでなければ承認できない仕組みを作ると効果的です。
経費精算ルールを持続させるポイント
せっかくルールを策定しても、持続できなければ意味がありません。ルールにのっとり適正な経費精算が行われるために重要となるポイントは以下の通りです。
ルールを周知する
策定したルールは周知することが大切です。周知できていなければ不備やミスが増え、経費精算業務の効率は上がりません。策定後に社内研修などを実施するのも良い方法です。また、ルールを社内イントラネットや掲示板でいつでも確認できるようにしておきましょう。
マニュアルなどを準備する
例えば経費精算のマニュアルや、フォーマットに付随する記入例など、申請者や承認者が悩んだときに自己解決できるものを用意します。これにより、ルールを守りつつ適正な経費精算が行えるでしょう。経理担当者への問い合わせも減り、負担が軽減します。
例外は原則として認めない
一度例外を認めれば、ルールが勝手に変更される可能性があります。「あの時は認められたのに」という従業員の不満も高まるかもしれません。簡単に例外が認められるようではルールを決めた意味がないため、よほどの事情がない限りは例外を認めないようにしましょう。
効率的に経費精算を行う方法
経費精算のルールを策定・周知しても、規定が思うように浸透しないことがあります。そのようなときには経費精算システムを導入するのも一つの手です。
システム上に自社ルールを設定すれば、期日の周知や、該当しない経費の申請、不備のある書類の差し戻しも容易です。交通費や日当の自動計算、自動仕訳、経費の分析、スマホ申請対応など、製品によってさまざまな便利機能を備えているため、ルールを守りつつ精算業務をさらに効率化できます。
例えば、ジュガール経費精算を使用すれば、経費精算に関するルールをシステムに反映させ、自動的に管理することが可能です。また、スマートフォンからの申請も対応しているため、外出先からでも迅速に申請・承認が行えます。
経費精算のルールを策定し、日々の業務負担を軽減しよう
経費精算のルールを策定することで、無駄な経費を削減し、法的リスクを回避し、経理業務を効率化することができます。また、ルールを策定する際には、適用範囲・精算スケジュール・申請手段の設定を順に行いましょう。策定時にはルールの周知や例外の禁止などに留意する必要があります。
よくある質問
経費精算ルールはなぜ必要ですか？
経費精算ルールは、無駄な経費の削減、節税効果、公平な承認、法的リスクの回避、経理業務の効率化といった多くのメリットがあるため、企業運営にとって重要です。
経費精算のルールにはどのような項目が含まれますか？
経費精算のルールには、適用範囲の設定、精算スケジュールの設定、申請手段の設定、交通費のルール、出張旅費のルール、交際費のルールなどが含まれます。
経費精算システムの導入は必要ですか？
経費精算システムの導入は、ルールの徹底と効率的な経費精算のために非常に有効です。システム上でルールを設定し、自動的に管理することで、ミスや不正を防ぐことができます。
おすすめの経費精算システム：ジュガール経費精算
最後に、効率的な経費精算を実現するために、経費精算システム「ジュガール経費精算」をお勧めします。ジュガール経費精算は、システム上に自社ルールを設定できるため、経費精算の効率化を図ることができます。スマホ申請対応や自動計算機能など、多くの便利な機能を備えており、外出先からでも迅速に申請・承認が行えます。
ジュガール経費精算の主な特徴
- 自社ルールの設定：企業ごとの経費精算ルールをシステムに反映し、規定違反のケースに対してアラートを発出します。
- スマホ申請対応：スマートフォンからの申請・承認が可能で、外出先でも迅速に対応できます。
- 自動計算機能：交通費や日当の自動計算、自動仕訳機能を備え、経理業務の正確性を担保します。
- 経費の分析：経費の分析機能を活用することで、無駄な経費を削減し、コスト管理を強化できます。
ジュガール経費精算を導入することで、業務負担を軽減し、効率的な経費管理を実現することができます。ぜひ、ジュガール経費精算を導入し、経費精算のプロセスを改善してみてください。
