こちらの記事で紹介する物語は架空のものです。一見、時代設定や登場する状況が現実と異なるかもしれませんが、これらはただの背景情報です。物語の核心は、実際のビジネスシーンに溶け込む業務やワークフロー、そして稟議書の作成と利用といった要素です。
この物語を通じて、ワークフローシステムの役割や、それが組織内のコミュニケーションをどのようにスムーズにし、そしてその結果、業務効率がどう向上するのか理解を深めて頂けると幸いです。
ワークフロー入門物語
新入社員の田中さん、疑問をぶつける。
ある日、新入社員の田中さんが私のオフィスに訪れました。「申請書を作るのが結構大変です。。。LINEやメールで要件を伝えれば自由ですし、難しいフォームとか使わなくてもいいじゃないですか？」と、彼は疑問を投げかけました。
私は彼の質問に頷きました。「それはいい質問だよ、田中さん。確かに、LINEやメールは日常的なコミュニケーションに便利だよね。だけど、ビジネスの世界では、特に組織全体で情報を共有するときには、申請書やフォームのような定型フォーマットが重要になってくるんだ。」
「例えば、あなたが申請をするとき、定型のフォームに従って記入すれば、何をどこに書けばいいのか明確になる。また、必要な情報が全て揃っていて、それがどこに書かれているかを探す手間を省けるんだ。だから、申請者であるあなたにとっては、自分の要求が明確に伝わり、申請がスムーズに進む可能性が高まるんだよ。」
「そして、私たち承認者にとっても、情報が整然と並んでいて、一目で内容が把握できるのは大助かりだよ。そうすることで、申請の審査を迅速に行うことができるんだ。」
田中さんはうなずきました。「なるほど、それなら確かに便利ですね。でも、それって組織全体にとっても有利なんですか？」
「もちろんだよ、田中さん。組織とは何人もの人々が集まって機能するものだから、情報の伝達がスムーズであればあるほど、全体のパフォーマンスが向上するんだ。さらに、定型フォーマットは新人のあなたが既存のシステムを理解し、効率的に情報を交換する方法を学ぶのを助けるんだよ。」
そして彼の疑問にさらに答えました。「もちろん、LINEやメールもコミュニケーションツールとして非常に便利だよ。リアルタイムでのコミュニケーションもとれる。しかし、書くべき情報の抜け漏れも発生しやすいし、人によって書き方の癖もあるから、必ずしも公式な情報のやり取りを行うには不十分なところもあるんだ。」
「また、定型フォーマットは誰がどんな情報を提供したか、誰がどんな判断を下したかという記録を明確に残すことにもつながるよ。これは、後から問題が生じたときや、改善のためのレビューを行うときに非常に役立つんだ。LINEやメールの会話は流動的で、重要な情報が埋もれてしまうこともある。だから、正式な申請や承認プロセスには定型のフォーマットを用いることが重要なんだよ。」
田中さんは深くうなずきました。「なるほど、そう考えると申請書の定型フォーマットは確かに重要ですね。それなら、私ももっと注意深く取り組んでみます。」
私は彼に感謝の微笑みを送りました。「それが聞けてうれしいよ、田中さん。定型フォーマットは、私たち全員が共に利益を享受するシステムなんだ。だから、その重要性を理解して、それを最大限に活用してほしいんだ。」
2人の間で共通理解が生まれる。
田中さんとのこの会話は、社内の申請書やフォーマットの定型化が、組織全体で情報をスムーズに伝え、手続きを迅速に進めるための重要なツールであることを再確認する良い機会となりました。
また、それは申請者である田中さん、承認者の私、そして組織全体も共に利益を享受するシステムであることを理解しました。
システム部長 佐藤さんが登場！
私たちの会話が終わったところで、システム部長の佐藤さんが部屋に入ってきました。「田中君、君の疑問は解決したかな？」と彼は聞きました。田中さんはうなずき、私たちの会話を彼に説明しました。
佐藤さんはしみじみとした表情で頷きました。「それなら、あなたたちに良い提案があるんだ。」彼は言いました。
「それは、我々が導入しているワークフローシステムとビジネスチャットツールのLINE WORKSを連動させることだよ。」
私たちは興味津々で彼を見つめました。「ワークフローシステムを使うと、申請や報告のプロセスをデジタル化できるんだ。それによって、情報が一貫して保持され、適切なステップが確実に守られるようになる。また、紙ベースの申請書や報告書と違って、デジタル化されたワークフローシステムでは、過去のデータが容易に検索でき、アーカイブも簡単にできるんだ。」
「そして、それをLINE WORKSと連動させることで、日常的なコミュニケーションと業務のワークフローがシームレスに連携できるようになるんだ。例えば、申請が承認されたときに自動的に通知が来たり、必要な書類が共有されたりすることが可能になる。これにより、皆の業務がよりスムーズに進むこと間違いなしだよ。」
田中さんは目を輝かせました。「それなら、僕のような新人でも簡単に業務に取り組むことができそうですね。」
佐藤さんは微笑みました。「そうだね、田中君。結局のところ、私たちは皆、効率的に仕事をするための最善の方法を探しているんだ。そして、その一環として、定型フォーマットの重要性と、それを最大限に活用するためのツールとシステムを理私も佐藤さんの言葉に頷きました。
「それは素晴らしい提案ですね、佐藤さん。それなら、私たちは同時に効率性と一貫性を確保することができますし、新しいシステムは私たち全員が共有するビジョンを後押しするものになるでしょう。」
3人の間でビジョンが共有された。
その日の会話は、田中さんの疑問から始まり、定型フォーマットの重要性と、それをさらに強化するためのワークフローシステムとビジネスチャットの連携という新たな提案へとつながりました。
これは私たち全員にとって、コミュニケーションのあり方と業務遂行の手段について深く考え直す良い機会となりました。
まとめ① 定型フォーマットの重要性
社内の申請書などの定型フォーマットは、組織全体で情報をスムーズかつ効率的に共有するための重要なツールです。申請者にとって、定型フォーマットは要求の明確性を保ち、申請プロセスを容易にするためのガイドラインを提供します。一方、承認者にとっては、整然と並べられた情報を通じて迅速に申請を審査できるメリットがあります。
さらに、定型フォーマットは組織全体のパフォーマンスを向上させます。情報の一貫性が保たれることで、社員全員が情報をスムーズに共有し、理解することができるからです。また、社内共通のプロセスとなることで、新入社員の研修やオンボーディングも容易にするとともに、後からの問題解決やレビューのための明確な記録を提供します。
定型フォーマットの利用は、ただのデータのやり取り以上の意義を持ちます。それはコミュニケーションの一環であり、作業の効率化、業務のスムーズさ、そして組織全体のパフォーマンス向上に貢献する重要なツールです。それぞれの業務に最善を尽くすために、このツールの重要性を理解し、最大限に活用しましょう。
まとめ② ワークフローシステムとビジネスチャットツールの連携でさらに進化
ワークフローシステムの導入と、それをビジネスチャットと連動させることで、申請や報告のプロセスが一貫して保持され、適切なステップが確実に守られるようになるだけでなく、過去のデータが容易に検索でき、アーカイブも簡単にできるようになります。そして、これにより、業務がよりスムーズに進むことを実現します。
最後に、私たちは皆、効率的に仕事をするための最善の方法を探しています。そして、その一環として、定型フォーマットの重要性と、それを最大限に活用するためのツールとシステムを理解し、活用することが求められています。ワークフローシステム×ビジネスチャットは、組織全体のパフォーマンスを向上させる強力なツールです。
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