なぜLINE WORKSでは申請・承認業務が止まるのか
LINE WORKSでコミュニケーションは円滑になったけれど、申請承認は進まない…
患者様や利用者様の状態を示す写真・動画のリアルタイム共有や、スタッフ間の申し送り、さらにはBCP対策としての緊急連絡などでLINE WORKSを活用する医療・福祉・介護施設が増えています。導入により、従来の電話や紙のノート、対面での会議に頼っていた頃と比べて、情報伝達のスピードが格段に上がり、業務負担が大幅に軽減したことを実感している方も多いのではないでしょうか。
しかし、LINE WORKSによって現場のコミュニケーションが大きく改善した一方で、まだこんなお悩みを抱えていませんか？
通知が埋もれて見逃される：多忙なケア現場での「重要依頼の忘却」
医師や看護師、介護スタッフの皆様は、日々の業務の中で、入居者様の容態変化の共有やシフト調整、物品の補充連絡など、膨大なメッセージをLINE WORKSでやり取りされていることでしょう。 しかし、そうした慌ただしい日常連絡の中で、たまに届く「車椅子の購入申請」や「処遇改善手当に関する承認依頼」といった重要な通知が、他の雑多な連絡に押し流されて見落とされてしまった経験はありませんか？ LINE WORKSは既読が付くため、周囲は「確認済み」と認識してしまいます。しかし、介助の合間にスマートフォンをさっと確認して既読をつけたものの、そのまま次の処置に入り、重要な依頼があったこと自体を忘れてしまう……。こうした見落としは、備品の調達遅れやスタッフの不信感を招く原因になりかねません。
承認のためにPCに戻る非効率：ケアの手を止める「端末の縛り」
医療や介護の現場は、基本的に「立ち仕事」と「移動」の連続です。しかし、従来のワークフローシステムがPC専用であったり、施設内のネットワークでしか開けなかったりする場合、スマホで通知を受けても「詳細はナースステーションのPCに戻ってから」という後回しが発生してしまいます。 入居者様の送迎中や、訪問介護の移動中に緊急の判断を仰がれても、システム上の制約でその場ですぐに承認ができません。この「PCを開くまで作業が止まる時間」は、現場の意思決定を遅らせるだけでなく、本来ケアに充てるべき貴重な時間を削る大きなボトルネックとなっています。
承認依頼の進捗が見えない：多職種連携ゆえの「停滞の放置」
ひとつの申請を通すために、施設長、事務長、本部、さらには理事会など、多くの役職者が関わるケースは少なくありません。また、医療・福祉現場ではシフト制や夜勤があるため、今誰が非番で、誰のところで判断が止まっているのかを把握することが極めて困難です。 「あの備品の申請、どうなりましたか？」と確認するためだけに、わざわざ事務所へ電話をかけたり、LINE WORKSで個別に「見てもらえましたか？」と催促したりしていませんか？誰がボールを持っているかが可視化されていないと、督促すること自体が心理的な負担となり、結果として重要な決裁が放置されがちになります。
情報のブラックボックス化：個別チャットによる「情報の属人化」
LINE WORKSの個別チャットや、特定のグループ内だけで行われるやり取りは、外部から内容を把握することができません。 例えば、特定の担当者間だけで「なぜそのケアプラン変更が必要なのか」「なぜその機材を選んだのか」という背景が話し合われ、そのまま承認が進んでしまうと、他のスタッフや後任者はその経緯を追うことができません。こうした「情報の属人化」は、サービスの質にバラつきを生むだけでなく、急な担当変更や監査対応時の大きなリスクとなります。
ジュガール連携で承認業務もLINE WORKS上で円滑に！
ジュガールは1ユーザー月額300円で使える統合型ワークフローシステムです。社内文書の作成、処理、保管、保存、廃棄をトータルでサポートします。
ジュガールをLINE WORKSと連携することで、LINE WORKS単体では限界があった承認業務もLINE WORKS上で進めることができます。新しいアプリ操作を覚える必要はありません。
モバイルで使いやすい申請フォームをノーコードで作成：紙とハンコからの解放
ジュガールでは、備品購入の申請や事故報告、休暇申請など、現場で必要なフォームをマウス操作だけで簡単に作成できます。 ITの専門知識がなくても、施設の運用に合わせて項目を自由に変更可能です。現場スタッフが詰所に立ち寄って紙の書類に記入したり、ハンコをもらうために上司を探し回ったりする手間を完全になくし、本来のケア業務に集中できる環境を整えます。
申請もLINE WORKS上で：現場の入力負担を最小限に
ジュガールと連携すれば、使い慣れたLINE WORKSの画面から必要な申請書をすぐに探し出せます。 「よく使う申請書」をトップに表示させておけば、移動中や介助の合間に、スマートフォンから迷わず申請が完了します。例えば、訪問介護先で必要になった物品の購入申請も、その場ですぐにスマホから送信できるため、報告漏れや申請遅れを未然に防ぐことができます。
出先でもLINE WORKS通知から即承認：ケアを止めない「迅速な意思決定」
スタッフが申請を行うと、承認者のLINE WORKSへ自動的に通知が届きます。 承認者は、通知画面からそのまま「承認・却下」の操作ができるため、会議中や入居者様との面談、他施設への移動中でも、稟議の手を止めることがありません。PCを開く時間がない多忙な管理職の方でも、スマートフォン一つで迅速な判断が可能になり、施設運営全体のスピードが劇的に向上します。
タスクの見える化：重要承認のチャット埋没を防止
「日々届く膨大なメッセージの中で、どれが自分の対応すべき承認依頼か分からなくなる」といった悩みも、ジュガールが解決します。 承認が必要な案件だけをLINE WORKS上で一覧確認できるため、他のチャットに紛れて見失う心配がありません。優先度の高い申請から順に対応することで、物品調達やスタッフの希望休確認などが滞ることなく、スムーズな現場運営をサポートします。
確実な情報共有：施設内の重要通達をLINE WORKSで受領
感染症対策のガイドライン更新や、法改正に伴う業務連絡など、見落としが許されない重要なお知らせをジュガールから配信できます。 LINE WORKSで直接通知を受け取り、ボタン一つで詳細を確認。さらに、誰がその内容を確認したかという「対応状況」もチェックできるため、施設全体での情報共有の漏れをなくし、安全で質の高いサービス提供体制を維持できます。
「誰が・いつ・どう判断したか」を可視化：チーム全体で支える安心の体制
ジュガールでは、申請の進捗状況をリアルタイムで共有できます。「あの備品、今は誰の承認待ち？」といった確認も、システムを見れば一目瞭然です。 また、過去の判断経緯も記録されるため、担当者が不在の際でも他のスタッフが状況を把握してフォローできます。情報の属人化を防ぎ、現場・事務・本部の連携を強化することで、組織全体で入居者様や利用者様を支える基盤を構築します。
LINE WORKS連携について詳しく知りたい方はこちら：
医療・福祉・介護業では今、変革が求められている
医療・福祉・介護業界は今、2030年問題を目前に控えた深刻な人材不足に加え、増大する社会保障ニーズと収益性の確保という極めて困難な局面を迎えています。多忙な現場において、依然として残る紙の書類や複雑な多段承認といったアナログな事務作業は、ケアの質を低下させるだけでなく、スタッフの疲弊を招き離職を加速させる要因となります。限られた専門人材が本来の「対人サービス」に専念できる環境を整え、緊迫する現場で迅速な意思決定を下すためには、場所を選ばず申請・承認を完結できるワークフローの構築など、バックオフィスから支える抜本的な業務変革が不可欠です。
ジュガールはLINE WORKSの限界を超え、さらなる業務効率化をサポートします。
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よくある質問（FAQ）
A. 最大のメリットは「情報の整理」と「ミスの防止」です。チャットは日常連絡に最適ですが、重要な「申請・承認」が流されやすい欠点があります。ジュガールと連携すれば、備品購入や事故報告などの重要事項が独立して管理され、未処理案件が一目でわかるようになります。これにより、多忙な現場での見落としや、判断の遅れによる機会損失を防ぐことができます。
A. はい、ご安心ください。ジュガールは使い慣れたLINE WORKSのインターフェース上で動作するため、新しいアプリの操作を覚える必要がありません。スマホから数タップで申請・承認ができるため、ITに不慣れなスタッフでも直感的に操作でき、導入のハードルが非常に低いのが特徴です。
A. もちろん可能です。スマートフォンやタブレットから場所を問わず操作できるため、ナースステーションや事務所のPCに戻る必要はありません。移動中の隙間時間や訪問先でも迅速に判断を下せるため、直行直帰の多いスタッフの業務効率も劇的に向上します。
A. 簡単にデジタル化できます。ジュガールのフォーム作成機能はプログラミング不要のノーコード設計ですので、現在お使いの紙の書式に合わせて項目を自由自在に作成できます。ペーパーレス化により、書類の紛失リスクを無くし、過去の報告書の検索や集計もスムーズに行えるようになります。
A. LINE WORKS上で「今、誰のところで申請が止まっているか」の進捗をリアルタイムで確認できます。承認者が非番の場合でも、状況が可視化されているため、代理承認の設定や適切な督促が可能です。「誰がボールを持っているか」が明確になることで、電話での確認作業や無駄な待ち時間が解消されます。
