なぜLINE WORKSでは申請・承認業務が止まるのか
LINE WORKSでコミュニケーションは円滑になったけれど、申請承認は進まない…
店舗と本部の連携や写真を用いた売り場づくりの共有、さらには外部トーク連携を活用したお客様対応などでLINE WORKSを利用している小売・卸売企業が増えています 。LINE WORKSの導入により、従来のメールや電話、FAXなどでコミュニケーションをしていた時と比べて、情報伝達のスピードアップやミスの削減など、業務負担が大幅に軽減したことを実感している方も多いのではないでしょうか 。
しかし、LINE WORKSで業務が大きく改善した一方で、まだこんなお悩みを抱えていませんか？
通知が埋もれて見逃される：多忙な現場と本部連絡の混濁による「決裁の形骸化」
店舗スタッフや営業担当者は、日々LINE WORKS上で「商品の入荷連絡」「棚割りの指示」「欠品報告」「シフト調整」など、膨大なチャットをやり取りしています。こうしたスピード重視の日常連絡に紛れて、本来最優先すべき「期間限定セールの実施承認」や「新規取引先との契約決裁」といった重要通知が、未読・既読を問わず下へと流されてしまうケースが散見されます。
特に接客中や納品対応中に届いた通知は、隙間時間に内容を十分確認せず「既読」だけをつけてしまい、後で対応するつもりが忘却されるリスクが常に伴います。こうした見落としは、チラシ掲載商品の手配遅れや、商機を逃すといった直接的な売上損失に直結しかねません。
承認のためにPCに戻る非効率：店舗運営や外回り中の「物理的な足止め」
小売店の店長や卸売の営業担当者は、店舗の売り場や得意先を回る「現場第一」の動きが基本です。しかし、LINE WORKSで申請の通知を受け取っても、詳細確認や承認作業のためにわざわざバックヤードの共有PCや、社外から事務所へ戻る必要がある場合、大きなタイムロスが発生します。
「スマホで通知は見えるが、操作はPCから」というデバイス間の断絶は、接客や商談の合間に判断を下す「現場完結」を阻害します。このPC待機時間は、特売の仕入れ判断や急ぎの返品処理などのリードタイムを不必要に伸ばし、店舗運営の機動力を削ぐ要因となります。
承認依頼の進捗が見えない：店舗・本部・物流を跨ぐ「進捗確認のコスト」
小売・卸売業の承認フローは、店舗（担当者）→店長→エリアマネージャー→本部（商品部・経理部）といったように、拠点を跨ぐ多層構造になりがちです。特に大量の発注や大幅な値引き承認が必要な場合、今どこで判断が止まっているのかを把握することが極めて困難です。
承認が進まない不安から、申請者がわざわざ本部へ電話をかけたり、LINE WORKSで「例の件、通っていますか？」と個別に督促したりする作業は、双方にとって大きな心理的・時間的負荷となります。誰がボールを持っているか可視化されていないことで、本来不要な確認作業が日常化し、組織全体の意思決定スピードが低下します。
情報のブラックボックス化：店舗間・担当者間のチャットによる「属人化とリスク」
LINE WORKSの個別チャットや、特定の店舗内グループのみで行われるやり取りは、外部（本部や他部署）からプロセスを追うことができません。例えば、特定の担当者と仕入先の間で調整された「特価適用の経緯」や「納期変更の約束」がワークフローと紐付いていない場合、後から第三者が状況を把握できず、ブラックボックス化が進行します。
こうした情報の属人化は、担当者の急な不在時に「どの申請がどの約束に基づいているか」が不明になる事態を招きます。経緯が見えないまま承認が進む、あるいは滞ることで、発注ミスや過剰在庫の発生、ひいては取引先との信頼関係悪化を招く一因となります。
ジュガール連携で承認業務もLINE WORKS上で円滑に！
ジュガールは1ユーザー月額300円で使える統合型ワークフローシステムです。社内文書の作成、処理、保管、保存、廃棄をトータルでサポートします。
ジュガールをLINE WORKSと連携することで、LINE WORKS単体では限界があった承認業務もLINE WORKS上で進めることができます。新しいアプリ操作を覚える必要はありません。
モバイルで使いやすい申請フォームをノーコードで作成
店舗での棚卸報告、備品発注、破損報告などに最適な申請フォームを、プログラミング不要のドラッグ＆ドロップで誰でも簡単に作成できます。紙の伝票への記入や、事務所に戻ってPCを開くといった二度手間を完全になくせます。
申請もLINE WORKS上で：店舗や倉庫の入力負荷を軽減
ジュガールを連携すれば、LINE WORKS上で必要な申請書を即座に検索できます。目的のフォームを選べば、そのまま入力画面へスムーズに遷移。よく使う「店間移動依頼」や「催事・イベント出張申請」などをトップに配置することで、スマホ一台でのスピーディーな申請作業を実現します。
出先や接客の合間でも即断：LINE WORKS通知から直接承認
スタッフがジュガールで申請した内容は、自動的にLINE WORKSを経由して店長や営業担当者へ通知されます。承認者は届いた依頼を、LINEの通知画面からそのまま「承認・却下」できるため、接客の合間や移動中、他店への巡回中でも決裁が止まりません。本部への稟議や経費精算の待ち時間を大幅に削減します。
タスクの見える化：重要な承認のチャット埋没を防止
承認者はLINE WORKS上で、自分宛に届いた承認依頼を一覧で確認できます。
日々の売上報告や連絡事項など、膨大なチャットに紛れがちな重要な決裁案件も、リストで一目瞭然。優先順位をつけて迅速に意思決定ができるため、仕入れのタイミングを逃さず、業務全体のスピード向上が期待できます。
確実な情報共有：重要通達をLINE WORKSで受領
キャンペーン施策の変更や棚割りの指示、急な欠品情報など、本部から発信された重要事項をLINE WORKS上で受信し、ボタン一つで詳細を確認できます。見落としがちな業務連絡を確実に現場へ届け、店舗間や部署間での「言った・言わない」のトラブルを防ぎます。
「誰が・いつ・どう判断したか」を可視化：チーム全体で店舗運営を支える
ジュガールでは、役職や部署ごとに適切な閲覧権限を設定し、すべての申請状況をリアルタイムで共有できます。
単なる「メッセージのやり取り」ではなく、発注の承認ステップや過去の対応履歴までが正確に記録されるため、担当者が不在の際でも他のスタッフが状況を把握してフォローすることが可能です。属人的な管理から脱却し、本部と現場が一丸となってスムーズな店舗運営を行える環境を構築できます。
LINE WORKS連携について詳しく知りたい方はこちら：
小売業では今、変革が求められている
小売業界は今、深刻な労働力不足に加え、消費行動の多様化やECの台頭による「実店舗のあり方」の再定義という大きな転換期にあります。煩雑な紙の書類や属人的な承認プロセスといったアナログな商習慣は、迅速な商品展開や店舗運営の足かせとなり、機会損失を招く大きな要因となります。モノが売れにくい時代において、限られた人員が顧客体験（CX）向上という本質的な業務に集中するためには、本部と多店舗間での申請・承認業務をデジタル化し、経営判断のスピードを最大化させるワークフローの構築が不可欠です。
ジュガールはLINE WORKSの限界を超え、さらなる業務効率化をサポートします。
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よくある質問（FAQ）
A. LINE WORKS単体ではチャットのスピード感に埋もれがちな「申請・承認」を、ジュガールが独立したワークフローとして管理します。チャットによる「相談」と、システムによる「決裁」を明確に分けることで、見落としを防ぎ、誰が承認待ちの状態かを可視化できる点が大きな違いです。
A. いいえ。ジュガールはLINE WORKSとシームレスに連携しているため、使い慣れたLINE WORKSの画面上で通知の受け取りから承認・申請まで完結できます。忙しい店舗スタッフが新しい操作を覚える負担はほとんどありません。
A. はい。スマートフォンから全ての操作が可能なため、バックヤードのPCに戻ることなく、売り場や移動中の隙間時間で迅速に承認作業を行えます。これにより、特売の仕入れや急ぎの返品処理などのリードタイムを大幅に短縮できます。
A. もちろん対応しています。小売・卸売業特有の複雑な組織構造に合わせた承認ルートの設定が可能です。また、申請の進捗状況がリアルタイムで可視化されるため、どこで承認が止まっているかをわざわざ電話やチャットで確認する手間もなくなります。
A. 可能です。個別チャットではブラックボックス化しがちな「値引きの経緯」や「納期調整の約束」も、ワークフローに紐付けて記録・保管されます。担当者の不在時でも第三者が経緯を把握できるため、情報の属人化を防ぎ、トラブル対応や監査にも役立ちます。
