面倒な経費精算を最新・ワークフロシステムで楽に！

業務の非効率が、成長の足かせになっていませんか？

日々の業務の中で、こんな経験をしたことはないでしょうか。

• 申請の承認待ちが長く、業務が停滞してしまう
• システム間のデータ連携がなく、手入力が増えてミスが発生する
• 紙の書類管理が煩雑で、必要な情報をすぐに見つけられない
• 内部統制が不十分で、監査対応に手間がかかる

企業の成長を加速させるためには、こうした 「ムダ」や「非効率」 を取り除くことが欠かせません。

その解決策として、多くの企業が ワークフローシステムとAPI連携を活用 し、業務の自動化やデータの一元管理を実現しています。

では、ワークフローシステムとは何か？ API連携はなぜ重要なのか？

本記事では、 ワークフローシステムの基本から、API連携がもたらす業務改革のインパクト、そして具体的な活用方法 までを詳しく解説します。

さらに、企業のワークフロー課題を解決するための最適なツールとして「ジュガールワークフロー」 もご紹介します。

ワークフローシステムとAPI連携とは？

ワークフローシステムとは？

ワークフローシステム とは、企業の申請や承認といった業務の流れ（ワークフロー）を デジタル化し、自動で管理するためのシステム です。

例えば、社員が「経費精算」を申請すると、上司の承認を経て、経理部門に届き、最終的に精算処理が行われます。この一連のプロセスを手作業で行うと、以下のような問題が発生します。

• 書類の紛失や未承認のまま放置されるリスク
• 紙ベースの処理による時間とコストの増加
• 誰がどこで承認を止めているのかわからない

ワークフローシステムを導入することで、これらの問題を解決し、業務を効率化することができます。

ワークフローシステムの基本機能

ワークフローシステムには、主に以下のような機能があります。

• 申請・承認のデジタル化
  紙の書類をなくし、電子的に申請・承認できる
• 進捗のリアルタイム確認
  どこで承認が止まっているのかを即座に把握可能
• 自動通知機能
  承認依頼が遅れている場合、担当者にリマインド通知を送る
• データの一元管理
  過去の申請履歴を検索でき、監査対応もスムーズ

このように、ワークフローシステムは 業務のスピードを上げ、無駄をなくすための重要なツール です。

APIとは？

ワークフローシステムをより便利に活用するために 「API」 という仕組みが使われることがあります。

API（エーピーアイ / Application Programming Interface） とは、異なるソフトウェアやシステム同士がスムーズにデータをやり取りするための「橋渡し」のようなものです。

例えば、APIを使うと以下のようなメリットがあります。

【経費精算システムと会計ソフトの連携】

• 社員が経費を申請すると、自動的に会計ソフトにも反映される
• 手入力の手間がなくなり、ミスを防げる

【ワークフローシステムとメールの連携】

• 承認が完了すると、自動的に関係者へ通知メールが送られる
• 担当者がいちいち確認しなくても、最新の状況が共有される

このように、APIを使うことで 「異なるシステムをつなげて、一つの流れとして動かすことができる」 のです。

REST APIとWebhookの違い

APIにはさまざまな種類がありますが、ワークフローシステムでよく使われるのが REST API（レスト エーピーアイ） と Webhook（ウェブフック） です。

REST APIとは、必要な時にシステムがデータを取りに行く仕組みのことです。
例えば、ワークフローシステムが「最新の社員リスト」を取得したいとします。この場合、REST APIを使って、人事システムに「今のデータを送って！」とリクエストすると、人事システムが最新情報を返してくれます。

Webhookとは、何かが起こったら、すぐに他のシステムへお知らせする仕組みです。
例えば、新しい申請が登録された瞬間に、チャットツール（SlackやLINE WORKSなど）へ「〇〇さんが承認を申請しました！」という通知を送ることができます。

このように、REST APIは「必要なときに情報を取りに行く」、Webhookは「何かが起きたら自動で通知する」 という違いがあります。

なぜワークフローシステムとAPI連携が重要なのか？

ワークフローシステム単体でも業務は効率化できますが、APIを活用することで 他のシステムと連携し、よりスマートな業務フローを実現できます。

【API連携のメリット】

• データ入力の手間を削減
  手作業なしで情報がシステム間で共有される
• ヒューマンエラーを防ぐ
  入力ミスや重複を防止
• 業務スピードを向上
  リアルタイムで情報が反映され、すぐに対応できる

企業が抱えるワークフローの課題

業務を円滑に進めるために、多くの企業が「ワークフローシステムの導入」を検討しています。しかし、その背景には、企業が直面するさまざまな業務プロセスの課題があります。

本章では、特に多くの企業が抱えている 4つの主要な課題を取り上げ、それが業務にどのような影響を及ぼしているのかを解説します。

課題１：申請・承認プロセスの非効率性

企業内では、経費精算・休暇申請・購買申請・契約手続きなど、さまざまな申請・承認業務が行われます。しかし、以下のような 「承認がスムーズに進まない」 という問題に直面することが少なくありません。

【よくある問題】

• 上長が忙しくて承認が遅れる
• 紙やメールでのやりとりが非効率で、処理に時間がかかる
• 申請がどこで止まっているのかが分からない

【業務への悪影響】

• 業務が停滞し、意思決定が遅れる
• 「承認待ち」の時間が長くなり、業務全体の生産性が低下
• どこで遅れているのかが分からず、ムダな催促が発生

例えば、社員が「経費精算の申請」をしても、承認者がメールを見落として処理が滞る ケースは多くの企業で起こっています。このような事態を防ぐためには、ワークフローシステムの導入とAPI連携による自動通知 が有効です。

課題２：システム間のデータ連携不足

企業の業務では、さまざまなシステムを並行して使用 しています。例えば、以下のようなものがあります。

• 勤怠管理システム：社員の勤務時間を管理
• 会計ソフト：経費や財務データを管理
• CRM（顧客管理システム）：顧客情報を蓄積

しかし、これらのシステムが 個別に動作しており、連携していない ため、以下のような問題が発生します。

【よくある問題】

• データの二重入力が必要
  例：経費精算情報を会計ソフトにも手入力する必要がある
• 情報がバラバラに管理されており、業務の一貫性がない
• データの転記ミスが発生しやすい

【業務への悪影響】

• ムダな作業が増え、人手不足が深刻化
• システムごとのデータが一致せず、ミスが発生
• 「最新のデータはどれ？」という混乱が生じる

例えば、営業部門が入力した顧客データが、財務部門の請求システムに反映されていない ため、請求漏れが発生するケースがあります。

これを解決するのが API連携 です。APIを活用すると、異なるシステム間でデータを自動同期 でき、二重入力や転記ミスをなくすことができます。

課題３：ペーパーレス化の遅れ

現在、多くの企業が ペーパーレス化（紙を使わない業務環境） に移行しつつあります。しかし、以下のような理由で、依然として紙ベースの業務が残っている企業も多くあります。

【よくある問題】

• 申請・承認が紙の書類で行われている
• 契約書や報告書が紙で保管されているため、管理が大変
• デジタル化の導入が進まず、紙の処理が根強く残っている

【業務への悪影響】

• 紙の印刷・郵送・保管コストがかかる
• 過去の書類を探すのに時間がかかる
• 災害時のリスク（火災・紛失） がある

例えば、「契約書を承認するために、わざわざ印刷して上司に持っていく」ような業務は、デジタル化することで大幅に時間を短縮できます。

ワークフローシステムを導入すれば、電子承認が可能になり、紙の書類を減らすことができる のです。さらに、APIを使って電子契約システム（DocuSignなど）と連携すれば、契約業務もオンラインで完結できます。

課題４：内部統制と監査対応

企業の規模が大きくなると、「誰がいつどのような処理を行ったのか？」 を明確にする必要があります。これは、不正防止や監査（コンプライアンス）対応 のために重要です。

【よくある問題】

• 承認の履歴が紙の書類にしか残らず、後から追跡できない
• 監査時に必要なデータを探すのに時間がかかる
• 不正を防ぐ仕組みが整っていない

【業務への悪影響】

• 内部統制が弱く、不正やミスが見逃される
• 監査のたびに過去の書類を手作業で整理する必要がある
• ガバナンス（企業統治）の問題が発生しやすい

例えば、承認フローが明確でない企業では、不正な申請が通ってしまうリスク があります。また、監査の際に「いつ・誰が・何を承認したのか」がすぐに確認できないと、膨大な調査コストがかかってしまいます。

ワークフローシステムを導入すれば、承認の履歴がすべてデジタルで記録され、内部統制が強化 されます。また、API連携によって、監査ツールと連携し、必要なデータを即座に抽出することも可能です。

API連携がもたらすビジネスインパクト

ワークフローシステムを導入することで、業務の効率化やペーパーレス化が実現します。しかし、それだけでは企業のデータ管理やシステム間の分断という課題を完全に解決することはできません。

そこで重要なのがAPI（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）を活用したシステム連携です。APIを使うことで、ワークフローシステムは会計ソフト・CRM（顧客管理システム）・ERP（統合基幹業務システム）などとリアルタイムで情報を共有し、さらなる業務最適化が可能になります。

本章では、API連携がもたらす3つの主要なビジネスインパクトを詳しく解説します。

1, 異なるシステムとのシームレスな統合

企業では、会計ソフト・CRM・ERPなど、さまざまな業務システムを併用しています。しかし、これらがバラバラに動いていると、以下のような問題が発生します。

• 各システムに 同じ情報を手作業で入力しなければならない（二重入力の手間）
• 営業と経理で顧客情報が異なり、データの整合性が取れない
• 必要なデータがリアルタイムで取得できず、業務のスピードが落ちる

API連携を活用すれば、ワークフローシステムと他のシステムがデータを自動で同期し、業務の一元管理が可能になります。

【APIを活用した統合の具体例】

• ワークフローシステム × 会計ソフト
  経費精算の申請が承認されたら、自動で会計システムに反映
• ワークフローシステム × CRM
  顧客情報をリアルタイムで共有し、営業と経理のデータ不一致を防ぐ
• ワークフローシステム × ERP
  在庫状況や発注プロセスを統合し、購買業務の効率を向上

例えば、ワークフローシステムで申請された購買情報が ERPシステムにAPI連携されると、発注状況が即時に共有され、業務スピードが大幅に向上します。

2, 自動化による手作業削減と生産性向上

【API連携がない場合の問題点】

• 申請書の情報を手入力で別のシステムに転記する必要がある
• 書類を手作業で確認・承認するため、処理に時間がかかる
• ヒューマンエラーが発生しやすく、修正作業が増える

APIを活用すれば、ワークフローシステムが他のシステムとリアルタイムで情報を共有できるため、手作業の必要がなくなります。

【API連携による自動化の具体例】

• ワークフローシステム × 経費精算システム
  経費申請が承認されると、自動的に会計システムにデータを送信
• ワークフローシステム × チャットツール（Webhook連携）
  申請・承認が完了すると、SlackやTeamsに自動通知
• ワークフローシステム × クラウドストレージ
  承認済みの書類をGoogle DriveやOneDriveに自動保存

例えば、ワークフローシステムが SlackやLINE WORKSとAPI連携していれば、申請が行われた瞬間に承認者に通知が届き、すぐに対応できます。これにより、「承認依頼を見落としていた！」 という事態を防ぎ、業務スピードが向上します。

3, データのリアルタイム共有と迅速な意思決定

【連携がない場合の問題点】

• 最新のデータを探すために 時間を浪費
• データの更新に時間がかかり、意思決定が遅れる
• 情報が分散しているため、全社的な判断が難しい

API連携を利用すると、ワークフローシステムと他のシステムが リアルタイムでデータをやり取りできるため、経営層は 「今この瞬間の正しいデータ」をもとに意思決定を行うことができます。

【API連携によるリアルタイム共有の具体例】

• ワークフローシステム × BIツール（API連携）
  申請・承認状況をリアルタイムで可視化し、データ分析を効率化
• ワークフローシステム × 営業管理システム
  見積もり・契約の進捗をリアルタイムで追跡
• ワークフローシステム × 財務管理システム
  予算管理データを即時に更新し、支出をコントロール

例えば、APIを活用すれば、営業チームが契約を申請した瞬間に、経理チームがそのデータを財務管理システムで確認 できるようになります。これにより、契約の承認や請求処理がスムーズに進み、業務の滞りがなくなります。

業界別のワークフロー活用方法

ワークフローシステムとAPI連携を活用することで、さまざまな業界の業務がどのように改善されるのかを具体的に見ていきましょう。

本章では 「人事・総務」「営業・マーケティング」「経理・財務」「IT・システム管理」の4つの業務領域におけるワークフローとAPI連携の活用方法をご提案します。

人事・総務部門：API連携で入退社管理を自動化

【課題】

• 新入社員の入社時、メールアドレス・PC・アカウント発行 などの手続きを各部署ごとに手作業で行っている
• 退職時に、アカウントの削除や各種システムの利用停止が確実に実施されているかの確認が煩雑
• 勤怠管理システムと給与計算ソフトが連携しておらず、データの手入力ミスが発生

【ワークフロー × API連携の解決策】

• 入社時のアカウント発行を自動化
  ワークフローシステムで入社申請が承認されると、APIを使って メール・PC・クラウドツールのアカウントが自動発行
• 退職時のアカウント停止もワークフローで管理
  承認された退職申請を基に、APIを通じて関連システムのアカウントを自動で削除
• 勤怠管理と給与計算をリアルタイムで連携
  勤怠管理システムのデータが、給与計算ソフトにAPI経由で自動転送 され、ミスを防ぐ

営業・マーケティング：CRMとのAPI連携で顧客データの統合管理

【課題】

• 営業担当者が、CRM（顧客管理システム）とワークフローシステムの両方に同じ顧客情報を手入力 しており、二重管理になっている
• 見積書の作成・承認プロセスが煩雑で、承認待ちの時間が長い
• 商談の進捗状況が各担当者ごとに管理されており、チーム全体での共有が不十分

【ワークフロー × API連携の解決策】

• CRMとワークフローシステムをAPI連携
  顧客情報を一度入力すれば、自動的にワークフローにも反映 される
• 見積もり作成と承認フローを自動化
  営業が作成した見積書がワークフローシステムで承認されると、そのままPDF化され、顧客にメール送信
• 商談の進捗をリアルタイム共有
  商談フェーズが進むたびに、営業管理ツールとワークフローシステムが同期し、全社で情報を一元管理

経理・財務：会計システムとのAPI連携で請求書処理を効率化

【課題】

• 取引先ごとに異なるフォーマットの請求書を手作業で会計システムに入力している
• 経費精算の承認フローが紙ベースで行われ、処理が遅延
• 支払い処理が手動で行われ、ミスや遅れが発生

【ワークフロー × API連携の解決策】

• 請求書データの自動入力
  取引先からの請求書データをOCR（光学文字認識）とAPIを活用して、自動的に会計システムへ登録
• 経費精算の承認プロセスを電子化
  ワークフローシステムで承認された経費精算データが、リアルタイムで会計システムへ連携
• 支払い処理の自動化
  APIを使って、承認された請求データが銀行口座と連携し、自動で支払い処理

IT・システム管理：APIを活用したアクセス権限管理

【課題】

• システムごとにアクセス権限を手動で設定するため、管理の負担が大きい
• 退職者のアカウント削除漏れが発生し、セキュリティリスクが高まる
• 社内システムの利用ログが分散しており、監査対応に時間がかかる

【ワークフロー × API連携の解決策】

• アカウント発行・削除の自動化
  新規アカウント発行・削除をワークフロー上で申請・承認すると、API連携で即座にシステムに反映
• アクセス権限の一元管理
  ワークフローシステムとIAM（Identity and Access Management）ツールをAPI連携し、権限設定を統合
• 監査ログの自動記録
  各システムのアクセスログをAPIで収集し、監査対応を容易に

導入ステップと成功のポイント

ワークフローシステムとAPI連携を活用することで、業務の効率化とデータ管理の最適化を実現できます。しかし、導入の進め方を誤ると、期待した効果が得られない こともあります。

目標設定と課題整理

導入前に「何を解決したいのか？」を明確にすることが重要です。 目的が曖昧なままシステムを導入すると、期待した効果が得られず、現場での定着も難しくなります。

【まずは「導入の目的」を整理する】

• 業務プロセスを可視化し、ムダを削減したい
• 申請・承認のスピードを向上させたい
• ペーパーレス化を推進し、データ管理を効率化したい
• システム間のデータ連携を強化し、入力作業を自動化したい

例：購買申請の課題整理
現状：「購買申請がメールやExcelで行われており、進捗が分かりにくい」
課題：「承認プロセスがブラックボックス化し、どこで止まっているか把握しづらい」
解決策：「ワークフローシステムを導入し、進捗をリアルタイムで可視化」

このように、現状の問題点と導入の目的を整理しておくことで、どのような機能を活用すれば最大の効果が得られるか が明確になります。

適切なワークフローの設計

ワークフローシステムを導入する際、「どういう流れで申請・承認が行われるか？」を事前に設計することが成功のカギ です。

【よくある失敗例】

• 承認者が多すぎて、承認に時間がかかる
• シンプルな申請でも複雑なルートを通るため、手間が増える
• 権限設定が曖昧で、誰が承認すべきか不明確

【改善のポイント】

• 必要最低限の承認ステップにする（例：10万円以下の申請は自動承認）
• 役職や申請内容に応じた 条件分岐を設定（例：購買申請は総務部、経費精算は経理部）
• 自動承認ルール を活用し、定型業務の承認作業を削減

例えば、ジュガールワークフローでは、ノーコードで承認ルールを設定 できるため、専門知識がなくても直感的にワークフローを構築できます。

運用後の継続的な改善

ワークフローシステムを導入したら終わりではなく、定期的に運用状況を確認し、改善を続けることが重要 です。

運用後の確認事項の例：

• 利用状況の分析
  どのワークフローが活用されているか？
• ボトルネックの特定
  申請・承認の遅延が発生していないか？
• 新しいAPI連携の導入検討
  追加で自動化できるプロセスはないか？

また、ワークフローシステムを使うのは、実際の現場の社員です。そのため、現場の意見を取り入れながら運用を最適化することが重要 です。

ジュガールワークフローが提供するAPI連携の価値

ジュガールワークフローは、ワークフロー機能を柔軟に外部システムへ統合できるAPIを提供しており、企業の基幹システムや業務システムにシームレスなワークフロー機能を追加できます。
「ワークフロー機能がないシステムでも、最小限の開発工数でワークフローを実装できる」 ことが、ジュガールWeb APIの大きな特長です。

基幹システムにワークフロー機能を追加できるWeb API

企業の基幹システムでは、購買や経費精算などの業務が行われていますが、ワークフロー機能が備わっていない場合、新たに開発を行う必要があるため、多大なコストや開発工数がかかる という課題があります。

ジュガールWeb APIを活用すれば、一から開発することなく、自社の基幹システムへワークフロー機能を統合でき、以下のようなメリットがあります。

• ワークフロー機能を追加するための開発コストと時間を削減
• 基幹システム内で申請・承認を完結できるため、業務のスムーズ化を実現
• システム間のデータ連携が強化され、業務の透明性と正確性が向上

【活用例：購買申請業務の効率化】
ジュガールのAPIを基幹システムと連携させることで、基幹システム上で購買申請・承認プロセスを実施 できるようになり、業務の一元化と手作業の削減が実現します。

Webhookによる申請承認後のスムーズな業務運営

ワークフローシステムで申請・承認が完了した後、基幹システムや他の業務システムへ自動的に情報を連携 できる仕組みとして、ジュガールはWebhook機能を提供しています。
ジュガールのWebhookでは、以下のようなことができます。

• ジュガール内で承認された申請書のデータを、基幹システムへリアルタイム送信
• 承認完了時に、SlackやLINE WORKSに通知を送信し、業務の滞りを防ぐ
• APIと組み合わせることで、ワークフローを完全自動化

よくある質問（FAQ）

ワークフローシステムとAPI連携を導入する際、多くの企業が 「どのように導入すれば効果的か？」「既存のシステムとうまく連携できるのか？」「どのくらいのコストと時間がかかるのか？」 などの疑問を持ちます。

ここでは、ワークフローシステムの導入に関する よくある質問とその解決策 をまとめました。

まとめ

ワークフローシステムとAPI連携を活用することで、業務の可視化・自動化・スピード向上が実現 できます。特に、基幹システムとの統合やWebhookによるリアルタイム連携 によって、手作業の削減と業務プロセスの最適化 が可能になります。

導入の成功には、現状の業務フローを分析し、課題を明確化することが重要です。その上で、適切なワークフロー設計を行い、API連携を活用してデータ処理を自動化 することで、業務の効率が大幅に向上します。

導入後も、定期的な運用状況の分析とユーザーフィードバックの活用を通じて、ワークフローの最適化を続けることが成功のカギとなります。

まずは、小規模な業務プロセスから試験運用を行い、ワークフローシステムの効果を検証することが大切 です。無料トライアルを活用し、自社の業務に適したシステムかどうかを実際に確かめる のがおすすめです。

今こそ、ワークフローのデジタル化と業務効率の向上を目指し、最適なシステムの導入を進めましょう！