ワークフローシステムのUI/UXが重要な理由｜現場が本当に使いたいツールの条件

はじめに：ワークフローシステムの成否は「UI/UX」で決まる

「高機能なワークフローシステムを導入したのに、なぜか現場で使われず、形骸化してしまった…」

多くの企業が抱えるこの悩みの根源には、見過ごされがちな一つの真実があります。それは、システムの成否を最終的に決定づけるのが、機能の豊富さではなく、UI/UX（使いやすさと心地よい利用体験）であるという事実です。

ワークフローシステムは、統合型ワークフローシステムとは？選び方・比較検討方法まで詳細解説！で解説されている通り、意思決定の迅速化や内部統制の強化など、多くのメリットをもたらす強力なツールです。しかし、これらのメリットはすべて、「従業員がシステムをストレスなく使いこなせること」を大前提としています。

本記事では、なぜUI/UXが単なる「見た目」の問題ではなく、企業の生産性や投資対効果（ROI）に直結する経営課題なのかを、客観的なデータと具体的なリスク、そしてAI時代を見据えた最適解という視点から徹底的に解説します。

【UI/UXとは？】

• UI（ユーザーインターフェース）： ユーザーが製品やサービスと接する部分。画面のデザイン、ボタン、文字の表示など、視覚的な情報すべてを指します。
• UX（ユーザーエクスペリエンス）： ユーザーが製品やサービスを通じて得られる「体験」全体。使いやすい、分かりやすい、心地よいといった感情的な側面も含みます。

【データで見る】UI/UXが最重要課題である動かぬ証拠

UI/UXの重要性は、単なる感覚論ではありません。市場調査のデータが、その事実を明確に裏付けています。

ある調査によると、現在ワークフローシステムを利用している企業の52.6%が何らかの課題を感じており、その中で最も多く挙げられたのが「操作性が悪く使い勝手が良くない」（47.1%）という点でした。これは、機能不足やコストといった他のどの要因よりも高い割合です。

さらに決定的なのは、これらの企業がシステムを刷新（リプレイス）する際に何を最も重視するかという問いに対し、45.4%が「UI・UXのわかりやすさ」と回答し、これもまた第1位となっている点です。

このデータは、反論の余地のない事実を突きつけています。市場は、使いにくいシステムによって実際に多大な苦痛を感じており、その解決策として優れたUI/UXを何よりも強く求めているのです。

【本章のまとめ】

調査項目	結果	示唆
現在のシステムの課題	第1位：操作性・使い勝手の悪さ (47.1%)	ユーザーが最も不満を感じているのは、機能ではなく「使いにくさ」である。
システム刷新時の重視点	第1位：UI/UXのわかりやすさ (45.4%)	次に選ぶシステムには、何よりも「使いやすさ」が求められている。

使いにくいシステムがもたらす、3つの深刻な経営リスク

「使いにくい」という問題は、単に「現場の不満」で終わる話ではありません。それは、企業の資産を静かに蝕む「見えないコスト」となり、最終的に深刻な経営リスクへと発展します。

リスク1：投資の無駄遣いと「幽霊システム化」

劣悪なUI/UXは、従業員の不満を招き、システムの利用率を著しく低下させます。結果、従業員はシステムの利用を避け、昔ながらの紙やメールでのやり取りに戻ろうとします。

導入時に期待された業務効率化やペーパーレス化は実現されず、システムは一部の従業員しか使わない「幽霊システム」と化します。導入に投じたライセンス費用や人件費はすべて回収不能なコストとなり、投資は完全に失敗に終わります。

リスク2：シャドーITの蔓延とセキュリティの崩壊

公式システムが使いにくい場合、従業員は業務を遂行するために、情報システム部門の許可なく個人契約のチャットツールやクラウドストレージを使い始めます。これが「シャドーIT」です。

シャドーITは、企業の管理外で機密情報がやり取りされることを意味し、情報漏洩やマルウェア感染の温床となります。劣悪なUI/UXは、従業員に「自己防衛」という名のセキュリティリスクを冒させる、直接的な引き金となるのです。

リスク3：生産性の低下と従業員エンゲージメントの喪失

非効率なシステムは、一つ一つの操作に余計な時間を要し、会社全体の生産性を低下させます。さらに、日々の業務で使うツールがストレスの原因となる環境は、従業員の満足度（エンゲージメント）を著しく損ないます。優秀な人材ほど、非効率な環境に見切りをつけ、離職してしまうリスクも高まります。

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見過ごされる承認者の悲鳴：「承認プロセスのサイロ化」という課題

UI/UXの問題は、個々のシステムの使い勝手だけに留まりません。より深刻なのは、複数のシステムにまたがることで発生する「承認プロセスのサイロ化（分断）」です。

役職が上がるほど増える「ログインの壁」と「学習の壁」

申請から承認・決裁というプロセスは、企業活動の根幹であり、販売管理、購買管理、経費精算など、ほぼすべての業務システムにそれぞれの承認機能が組み込まれています。

現場の担当者は1つか2つのシステムしか利用しないかもしれませんが、問題は承認者です。部長や役員といった上位役職者になるほど、管轄する業務範囲が広がり、承認すべきシステムの種類も増えていきます。その結果、

• システムごとに異なるID/パスワードでログインし直す手間
• システムごとに異なる操作方法を覚える負担

が発生します。これはITリテラシーの高い低いとは関係なく、純粋に大きなストレスであり、本来もっと価値のある業務に使うべき時間を奪う、深刻な生産性の阻害要因です。

解決策は「承認プロセスの共通化」

この「承認体験の分断」を解決する唯一の方法は、各業務システムに散らばった承認機能を、共通のワークフローエンジンに集約することです。ワークフローシステムを、社内システムの「承認ハブ」として機能させるのです。

これにより、承認者は一つのインターフェース（例えば、日常的に使うチャットツール）から、あらゆるシステムの承認依頼を横断的に処理できるようになります。

ジュガールワークフローは、豊富なAPI/Webhookを備えており、企業の状況に合わせて柔軟な「承認プロセスの共通化」を実現します。

1. 組み込み型： 既存の業務システムの裏側でジュガールのエンジンを機能させ、ユーザーは使い慣れた画面のまま、承認プロセスだけを共通化する。
2. 全面移行型： すべての申請・承認業務を、ジュガールの優れたUI/UXを持つプラットフォームに統合する。

このアプローチにより、承認者はシステム間の移動という不毛な作業から解放され、承認という本来の判断業務に集中できるようになるのです。

【図解指示】承認プロセスのサイロ化と共通化

• 目的: 承認プロセスが分断されている状態と、共通化された状態の違いを視覚的に示す。
• 構成案:

• Before: 左側に疲弊した表情の「承認者」アイコンを配置。右側に「販売システム」「購買システム」「経費精算システム」のアイコンを並べ、それぞれから承認者に向かって「ログインしてください」「操作方法が違います」といった吹き出し付きの矢印が出ている図。
• After: 中央に「共通ワークフローエンジン（ジュガール）」を配置。各業務システムからの矢印が、まずこのエンジンに集約される。そこから、スッキリした表情の「承認者」アイコンに向かって、一本化された矢印（「Teamsでまとめて承認！」などのキャプション付き）が伸びている図。

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「紙の再現」からの卒業：次世代UI/UXへの進化

日本のビジネスシーンに深く根付く「ハンコ・文書・稟議」の文化。この慣れ親しんだ世界からデジタルへと移行するために、「紙の帳票をそのまま画面に再現する」というアプローチは、ワークフローシステム普及の初期段階において、非常に有効な手段でした。見慣れたレイアウトは、ユーザーの心理的な抵抗感を和らげ、システム導入のハードルを下げるという大きな役割を果たしたのです。

しかし、モバイルワークが当たり前となった今、この「紙の再現」は理想的な解とは言えなくなりました。むしろ、UXを損なう原因にすらなっています。今こそ、その歴史的意義を認めつつも、次のステージへと進化する時です。

なぜ今、「紙の再現」から卒業すべきなのか？

1. モバイル時代とのミスマッチ
   紙のA4縦レイアウトは、スマートフォンの小さな画面では致命的に使いにくく、場所を選ばない柔軟な働き方を阻害します。
2. 紙が持つ非効率性の継承
   紙の帳票は、役割に関わらず全員にすべての項目を見せてしまいます。システム化の最大のメリットである「必要な人に、必要な情報だけを見せる」という動的な制御（ダイナミックフォーム）の恩恵を自ら放棄してしまっているのです。

次のステージへ：ジュガールが提唱する「役割に応じたUI」

この課題に対する最適解は、「申請者と承認者で、最適なインターフェースを使い分ける」という考え方です。

• 申請者には、迷わせない「Webフォーム」を
  申請者にとって最も重要なのは、迷わずスピーディーに入力を完了できることです。そのため、一問一答形式で順番に質問が進むWebフォームを提供します。これにより、膨大な項目を一度に見せられるストレスから解放され、豊富な入力サポート機能により、ミスなく書類作成に集中できます。
• 承認者には、選べる「確認画面（フォーム形式＋帳票ビュー）」を
  一方、承認者は、申請内容の全体像を素早く正確に把握することが求められます。普段から見慣れた帳票形式で確認したいというニーズも根強くあります。そのため、申請内容をコンパクトに確認できるWebフォーム形式の画面に加え、従来の紙に近いレイアウトで確認できる「帳票ビュー」も提供します。これにより、承認者は自身のスタイルに合わせて最適な確認方法を選べるようになります。

この役割に応じたインターフェースの提供こそが、申請者の「入力しやすさ」と承認者の「確認しやすさ」を両立させる、これからのワークフローシステムにおけるUI/UXの最適解であると、私たちは強く主張します。

現場が本当に「使いたい」と感じるワークフローシステムの5つの絶対条件

これまでの議論を踏まえ、現場のUXを決定づける具体的な機能要件を、5つの絶対条件として掘り下げていきます。これらは、単なる機能の羅列ではなく、従業員の働きやすさに直結する重要な視点です。

条件1：モバイル体験の質を追求する

スマートフォンで「表示される」だけでは不十分です。キーボード入力がしにくい小さな画面では、いかにストレスなく情報を入力できるかが重要になります。真に優れたモバイル対応とは、スライダー（金額や数量の入力）、ドラムロール（日付選択）、レイティング（星評価）、そしてカメラ連携（領収書撮影）、GPS連携（位置情報添付）、手書きサインといった、スマートフォンならではの機能をフル活用し、快適な入力体験を提供することです。

条件2：日常業務の流れを止めない

稟議や申請は毎日発生するわけではありません。利用頻度が低いツールに、その都度ログインしてアクセスするのは、想像以上にストレスがかかり、業務の流れを中断させてしまいます。

優れたシステムは、この「ログインの壁」を取り払います。ジュガールワークフローは、Microsoft TeamsやLINE WORKSといった日常的に利用するメッセージアプリと深く連携。単に「承認依頼が届いています」という通知で終わらせません。チャットの通知上で書類の概要を確認し、内容に問題がなければ、その場で「承認」ボタンを押すだけで業務が完了します。

この「通知内で業務が完結する体験」は、外出先や移動中でもスマートフォン一つでストレスなく承認行為を行えるようにし、UXを劇的に向上させます。

条件3：心理的ストレスを排除する

自分の申請がどこにあるか分かるだけでなく、承認が滞留した際にシステムが自動で通知を送ってくれる機能は、極めて重要です。「あの件、どうなっていますか？」と確認する「催促行為」は、人間関係のストレスを伴う厄介な業務です。これをシステムが代行してくれることで、従業員は不要な心理的負担から解放され、円滑な人間関係を保ちながら業務を遂行できます。

条件4：現場が自ら改善できる仕組みを持つ

「ノーコード」ツールであっても、その設定に高度なIT知識が求められては、現場主導の改善は進みません。本当に使いやすいシステムとは、プログラミング知識がなくても、業務を最もよく知る現場の担当者が、自らの手で直感的にフォームやルールを改善できるものです。

これを実現する鍵が、「業務・ポリシーベースの設定」です。複雑なシステム的ロジックを組むのではなく、「50万円以上の購買申請は部長承認が必要」といった会社のルールを、そのままの言葉で設定できること。ユーザー管理も同様に、個人ではなく「部長」「課長」といった役職（ポリシー）に権限を紐づけること。このような直感的な設定方法が、IT部門に依存しない、迅速な業務改善サイクルを生み出し、現場の主体性を真に引き出すのです。

条件5：利便性とガバナンスを両立させる

チャットアプリ連携は便利ですが、機密情報が安易に表示されるのは問題です。優れたシステムは、書類の重要度に応じて、メッセージアプリ上で表示する情報を制御する設定が可能です。「この書類はタイトルのみ表示」「この項目は非表示」といった柔軟な設定により、利便性とセキュリティを高いレベルで両立させます。このきめ細やかな配慮こそが、スマホ時代のワークフローシステムには不可欠です。

【本章のまとめ】選定チェックリスト

条件	チェックポイント	なぜ重要か（UXへの貢献）
1. モバイル体験の質	スマホ特有のUI（スライダー等）で快適に入力できるか？	小さな画面での入力ストレスを軽減し、場所を選ばない働き方を実現する。
2. 日常業務との連携	普段使うチャットツール内で承認まで完結できるか？	「ログインの壁」をなくし、業務の流れを中断させないシームレスな体験を提供する。
3. 心理的ストレスの排除	面倒な「催促」をシステムが自動で行ってくれるか？	人間関係のストレスを伴う業務をなくし、本来の仕事に集中できる環境を作る。
4. 現場の主体性	IT知識不要で、業務ルールを直感的に設定・変更できるか？	現場が自ら改善サイクルを回せるようにし、変化に強い組織を作る。
5. 利便性とガバナンス	利便性の高い機能と、厳格なセキュリティ設定を両立できるか？	安心して使えるという信頼感を醸成し、積極的なシステム利用を促進する。

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AIがもたらす未来のワークフロー体験

これまでのITシステムが、利用者に「順番通り、かつ正確な入力」を求める融通の利かない体験だったとすれば、AIがもたらすのは、利用者の「あいまいさ」を許容し、先回りしてサポートする、まるで専門家が隣にいるかのような体験です。

人事や総務の担当者に口頭で相談するように、AIに話しかけるだけで業務が進んでいく。そんな融通の利く体験こそが、AI時代のUXの本質です。

未来のワークフローシステムでは、ユーザーがPCの前に座り、Webフォームに一つひとつ情報を「入力する」という作業自体が過去のものになります。代わりに主流となるのが、AIとの対話を通じた「依頼」という新しい体験です。

例えば、スマートフォンのチャットアプリで「来週の出張経費を申請したい」とAIに話しかけるだけで、AIが必要な情報を質問形式でヒアリングし、自動で申請書を作成してくれます。領収書の写真を送れば、AI-OCRが日付や金額を正確に読み取り、データ化します。

ユーザーの役割は、システムを「操作する」ことから、AIアシスタントに業務を「依頼し、監督する」ことへとシフトしていくでしょう。究極のUXとは、ユーザーがシステムの存在を意識することなく、まるで優秀な人事・総務の担当者が秘書のように常に寄り添い、業務を先回りして片付けてくれる。そんな世界なのです。

【本章のまとめ】

	従来の体験	AI時代の体験
アクション	フォームに「入力」する	AIにチャットで「依頼」する
システムの態度	融通が利かない（正確な入力を要求）	融通が利く（あいまいさを許容し、先回りしてサポート）
ユーザーの役割	操作する人	依頼・監督する人

まとめ：従業員を惹きつけるUI/UXこそが、競争優位の源泉となる

本記事では、ワークフローシステムにおけるUI/UXの重要性を、データと具体的なリスク、そしてAI時代を見据えた最適解という視点から解説してきました。

• 最重要課題: 市場データは、ユーザーが機能よりも「使いやすさ」を最も重視していることを示している。
• 承認のサイロ化: 役職者ほど、複数のシステムにログインし、使い方を覚えるという非効率に苦しんでいる。解決策は承認プロセスの共通化にある。
• 「紙の再現」からの卒業: かつて有効だった「紙の再現」は、モバイル時代において限界を迎えている。
• 次世代の最適解: 「申請者」と「承認者」それぞれの役割に応じた最適なUIを提供し、日常のツールから離れずに業務を完結させることが成功の鍵である。
• AIの未来: これからのUXは、融通が利き、まるで専門家が隣にいるかのような「依頼」ベースの体験へと進化していく。

結論として、ワークフローシステムの選定においてUI/UXを最優先することは、もはや選択肢ではなく必須です。従業員の日々の業務を円滑にし、力を与えるツールを提供することは、彼らのエンゲージメントを高め、組織全体の生産性を向上させます。長期的に見れば、従業員を惹きつける優れた利用体験こそが、企業の持続可能な競争優位の源泉となるのです。

ジュガールワークフローのご紹介

本記事で解説した「承認プロセスの共通化」や「役割に応じたUI」を体現し、AI時代を見据えて設計されたのがジュガールワークフローです。誰もが直感的に使える洗練されたUIと、企業の成長を支える拡張性を兼ね備え、全社的な定着と業務改革を力強くサポートします。まずは無料トライアルで、その圧倒的な使いやすさを体感してください。

よくあるご質問（FAQ）

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引用・参考文献

1. 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）. (2023). 「DX白書2023」.
   https://www.ipa.go.jp/publish/wp-dx/dx-2023.html