稟議書は、起案後に所属部門長の承認、関係部署への回覧、決裁権限者による決裁といったプロセスを経て合意形成を行うことで、重要な決定が組織（部署・会社）全体の方針と整合性を保ちながら行われることを保証します。稟議プロセスにより、意思決定の透明性が高まり、各部門間のコミュニケーションが促進されます。
稟議書の主要な種類と詳細解説
稟議書には、下記のような種類が存在します。
契約稟議書
- 目的： 新しい契約を結ぶ際や既存の契約を更新する際に、その条件や条項を確認し、企業内で承認を得るために実行します。
- 記載内容： 契約の当事者、契約期間、内容、費用、リスク、責任の範囲など、契約の詳細が記載される。
- 審査のポイント： 契約内容の公平性、法的リスクの確認、企業の方針や戦略に合致しているかどうか。
物品購入稟議書・購買稟議書
- 目的： 物品やサービスの購入を申請し、その経費や条件を企業内で承認させるため実行します。
- 記載内容： 購入する物品やサービスの詳細、必要性、供給者、コスト、支払条件などが記載される。
- 審査のポイント： 購入の必要性、コストパフォーマンス、供給者の選定基準が適切か。
採用稟議書
- 目的： 新たな採用を行うことの承認を得るため、採用する人材の必要性や条件を明確にします。
- 記載内容： 採用する職種、必要とされるスキル、経験、人数、給与水準などが記載される。
- 審査のポイント： 採用の妥当性、費用対効果、市場価格における給与水準の適切性。
ITシステム導入稟議書
- 目的： 新しいITシステムを導入するための計画と予算を承認を取り付けるために実行します。
- 記載内容： 導入するシステムの概要、導入目的、導入コスト、期待される効果、導入スケジュールなどが記載される。
- 審査のポイント： システムの選定理由、コスト対効果、将来的な拡張性や互換性。
出張稟議書
- 目的： 出張の必要性を明示し、出張費用や目的を企業内で承認を得るために実行します。
- 記載内容： 出張の目的、期間、訪問先、予算、予想される成果が記載される。
- 審査のポイント： 出張の妥当性、費用対効果、出張先の選定理由。
接待交際稟議書
- 目的： 接待や交際の必要性を示し、その費用や目的を企業内で承認を得るために実行します。
- 記載内容： 接待の目的、対象者、予算、期待される効果が記載される。
- 審査のポイント： 接待の妥当性、費用対効果、接待相手との関係性の重要度。
新規取引開始稟議書
- 目的： 新しい取引先との取引を開始するため、その必要性や条件を企業内で承認を得るために実行します。
- 記載内容： 取引先の情報、取引の内容、期待される成果、リスク評価が記載される。
- 審査のポイント： 取引の妥当性、取引先の信用性、リスク管理の適切さ。
設備投資稟議書
- 目的： 新しい設備投資の提案を評価し、必要な資金とリターンを承認するため実行します。
- 記載内容： 投資の目的、投資額、予想されるリターン、投資によるリスク、実施計画。
- 審査のポイント： 投資対効果、リスク管理、長期的な戦略との整合性。
稟議書の基本構成要素
稟議書は、５W１Hを簡潔にまとめつつ、しっかりと審査のポイントをクリアするための説明を含めることがポイントです。
- タイトル（WHAT）: 何についての稟議か。
- 目的（WHY）: 稟議が必要とされる理由や背景。
- 起案部門（WHO）: 起案者および承認者。
- 取引先（WHERE）: どの取引先と協力して実行するか。
- 実施時期（WHEN）: いつ実行する予定か。
- 金額（HOW MUCH）: 利用予定金額、予算計上額等。
- 詳細情報: 稟議内容に関する具体的なデータや条件を示す資料を添付する。
デジタル化による稟議の効率化
ワークフローシステムを導入してデジタル化することで、稟議プロセスがスピードアップするだけでなく、様々なエラー（記入ミスや漏れ、回覧の漏れ、紛失等）が減少します。電子稟議システムは、リアルタイムでの稟議のステータス追跡を可能にし、全関係者が最新の情報をすぐに入手できるようになります。また、デジタルアーカイブにより、過去の稟議書を簡単に検索し、参照することができ、法的なコンプライアンスも保証されます。
ワークフローシステム選定時の注意点
ワークフローシステムは、機能に一長一短があり、自社が行いたい業務にフィットしたものであるかどうかを慎重に選ぶ必要があります。また、重要な意思決定を担い、重要な情報を扱うシステムとなりますので、利便性だけでなく内部統制/IT統制にも耐えうるシステムを選定しましょう。
Jugaadワークフローは、稟議プロセスをしっかりとサポート
世の中にあるワークフローシステムやグループウェアのすべてが稟議プロセスに最適な機能を保有しているわけではありません。下記のような機能を持ち、稟議プロセスを最適化するJugaadワークフローをぜひご検討ください。
既存の稟議書フォーマットを活用できる
A４（またはA3）一枚で簡潔に提案内容を把握できるため、稟議書の書式は非常に重要な要素です。Jugaadワークフローでは、これまで使っていたフォーマットをそのまま活用し、提案内容を確認し、そのまま承認・却下といったアクションを実行することができます。この機能がない場合、WEBビューで項目の羅列情報で確認することとなり、提案内容の理解に負担がかかります。
決裁ステータス
Jugaadワークフローでは、決裁時に決裁番号を発番したり、決裁後は書類内容の変更を不可とする「決裁ステータス」を機能として持っています。この機能がないワークフローシステムでは、書類内容の修正（または改ざん）がいつでも可能となり、正しい稟議プロセスであることを客観的に証明することが困難になります。（毎回操作ログの確認・照合が必要になるなど、余計な確認の手間が発生します）
きめ細かな権限設定
Jugaadワークフローでは、きめ細かな権限設定により、書類の作成者、承認者、閲覧者などの設定が容易です。
大企業での運用もスムーズな承認フローの設定
Jugaadワークフローでは、役職・所属による承認フロー設定と個人ごとのユーザー登録を分けて管理しており、最小限の登録作業で既存の承認フローを実現することができます。多段階の承認分岐、役職者不在のときの承認スキップ機能など、大企業でも運用がスムーズな承認フローの機能を有しています。
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