この記事のポイント
- 稟議書の種類（購買・採用・契約など）ごとの根本的な目的と焦点の違い
- どんな稟議書にも共通する、承認を勝ち取るための普遍的な原則
- 各稟議書で必ず記載すべき項目と、説得力を高める書き方のポイント
- 紙ベースの稟議が抱える課題と、ワークフローシステムによる解決策
- 稟議が却下・差戻しされた際の、具体的な原因分析と対策
はじめに：その稟議書、目的と種類に合っていますか？
「稟議書を書いてください」
上司からそう指示されたとき、あなたはすぐにペンを取れるでしょうか。多くのビジネスパーソンにとって、稟議書は身近な業務でありながら、その作成には常に悩みがつきまといます。特に、「新しいPCを買いたい」「新しいメンバーを採用したい」「外部の会社と契約を結びたい」といった場面では、それぞれ稟議書が必要になりますが、その目的は全く異なります。
稟議書と一括りにされがちですが、その種類によって、承認者が重視するポイント、記載すべき情報、そして評価される尺度は大きく変わります。 購買稟議の感覚で採用稟議を書いてしまうと、必要な情報が欠落し、差し戻しの原因になりかねません。
この記事は、そうした「稟議書の種類ごとの違いが分からない」という悩みを抱える、すべてのビジネスパーソンに向けて書かれています。稟議の基本的な考え方については、まず親記事である「稟議の教科書｜意味・目的・歴史から書き方の基本まで、最初に読むべき一冊」で全体像を掴んでいただくことをお勧めします。
本記事では、その中でも特に代表的な「購買稟議」「採用稟議」「契約稟議」などに焦点を当て、それぞれの目的、構成要素、そして承認を勝ち取るための書き方のコツを、具体的な例文と共に徹底的に比較・解説します。
この記事を読み終える頃には、あなたは案件の目的に応じて最適な稟議書を戦略的に作成できるスキルを身につけているはずです。
第1章：稟議書の「種類」を理解する前に知るべき3つの共通原則
購買、採用、契約。それぞれの稟議書には特有のポイントがありますが、その前に、どんな種類の稟議書にも共通する「承認されやすい稟議書の普遍的な原則」が存在します。この基本原則を理解することが、承認への最短ルートです。
1-1. 結論ファースト：決裁者は「結論」から読みたがっている
【概要】
多忙な決裁者は、稟議書の詳細を最初から最後まで読む時間はありません。したがって、稟議書の冒頭で「何を承認してほしいのか」という結論と要求を明確に記述することが不可欠です。
決裁者が最も知りたいのは、「この書類で、自分は何を判断すれば良いのか？」という一点です。稟議書の件名と冒頭部分で、「〇〇を購入することについて、ご承認をお願いいたします」「〇〇のポジションを採用することについて、ご承認をお願いいたします」といった形で、求めるアクションを明確に示しましょう。
この「結論ファースト」の原則は、決裁者の思考負担を軽減し、瞬時に要点を把握させるための最大の配慮です。背景や理由から長々と書き始めるのではなく、まず結論を提示し、その後に「なぜなら～」と理由や詳細を説明する論理構造を徹底してください。
1-2. 客観的データ：主張は「事実」と「数値」で裏付ける
【概要】
あなたの主張の説得力は、その根拠となる客観的なデータの質と量に比例します。感覚的な言葉ではなく、具体的な数値や信頼できる情報源を用いて、提案の妥当性を証明しましょう。
例えば、「業務効率が改善します」という曖昧な表現では、決裁者の心は動きません。これを「このツールを導入することで、レポート作成時間が月間20時間削減され、年間で〇〇円の人件費削減に相当します」のように、具体的な数値で示すことで、提案は一気に現実味を帯びます。
稟議書に添付する資料も重要です。購買であれば複数の業者からの見積書、採用であれば市場の給与データ、契約であれば過去の取引実績など、主張を裏付ける信頼性の高い情報を添付することで、あなたの提案は「個人の意見」から「客観的な事実に裏打ちされた合理的な判断」へと昇華します。
1-3. リスク開示：デメリットと対策の提示が「信頼」を生む
【概要】
メリットばかりを強調した提案は、検討が浅いと見なされがちです。潜在的なリスクやデメリットを正直に開示し、それに対する具体的な対策を併記することで、起案者としての誠実さと分析能力を示し、決裁者の信頼を獲得できます。
承認者や決裁者が最も恐れるのは、「予期せぬ問題」が発生することです。彼らは自らの承認に責任を負うため、少しでも不安要素があれば承認をためらいます。この心理的な障壁を取り除くのが、リスクと対策の提示です。
例えば、「このシステム導入には〇〇というリスクが考えられますが、それに対しては△△という対策を講じることで影響を最小限に抑えます」と記載することで、あなたが問題を多角的に検討し、事前に手を打っていることを示せます。これは、決裁者にとって「この起案者になら任せても大丈夫だ」という安心感に繋がり、承認の後押しとなるのです。
| 原則 | 目的 | 具体的なアクション |
| 結論ファースト | 決裁者が瞬時に要点を理解できるようにする | 件名と本文の冒頭で「何を承認してほしいのか」を明確に書く |
| 客観的データ | 提案の説得力と信頼性を飛躍的に高める | 効果や現状を具体的な数値（金額、時間、％）で示し、証拠書類を添付する |
| リスク開示 | 決裁者の不安を解消し、承認の心理的ハードルを下げる | 予見されるリスク・デメリットと、それに対する具体的な対策をセットで提示する |
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第2章：【徹底比較】購買・採用・契約ほか、主要稟議書の目的と焦点
稟議書の基本原則を理解したところで、いよいよ本題である「稟議書の種類ごとの違い」を詳しく見ていきましょう。ここでは、購買・採用・契約という3つの代表的な稟議書を取り上げ、その目的、承認者が注目するポイント、そして書き方のコツを徹底的に比較・解説します。
2-1. 全体像を把握する：主要稟議書の比較分析表
まず、各稟議書が根本的に異なる目的を持つことを理解するために、以下の比較表で全体像を掴みましょう。この表は、それぞれの稟議書で「何を」「なぜ」証明する必要があるのかを示しています。
| カテゴリ | 購買稟議書 | 採用稟議書 | 契約稟議書 |
| 主要目的 | 支出の正当化と資金の効率的利用の確保 | 戦略的な人的資本の確保と長期的な人件費の管理 | 外部との合意から生じる法的・財務的・運営的リスクの軽減 |
| 主要な焦点 | 必要性、費用対効果、業者比較、予算整合性、仕様 | 第1段階（募集）: 職務の正当化、戦略的必要性、採用予算 第2段階（採用）: 候補者の適合性、報酬、チーム統合 | パートナーの信頼性、主要条項（責任、期間、支払い）の分析、リスク評価、コンプライアンス |
| 承認者が最も懸念するリスク | 資金の浪費、不適切な資産の取得、予算超過 | ミスマッチ採用、チームの混乱、採用コストの浪費、長期的な業績不振 | 法的責任、財務的損失、評判の毀損、不利な長期的拘束 |
| 必須の添付書類 | 見積書（複数）、製品カタログ・仕様書、比較表 | 第1段階: 職務記述書、市場給与データ 第2段階: 候補者の履歴書、面接評価、報酬提案書 | 契約書ドラフト、取引先の会社概要・信用調査報告書、法務レビュー要約 |
2-2. 購買稟議書：「支出の正当化」が最重要テーマ
購買稟議書で最も重要なことは何か？
購買稟議書の中核的な目的は、その購入が必要不可欠であり、費用対効果に優れ、利用可能な選択肢の中で最も賢明なものであることを、経理部門や予算管理者に証明することです。承認の重心は「財務・予算」にあり、「この支出は妥当か、予算内か」が厳しく問われます。
重要な構成要素と書き方のポイント
- 必要性の正当化（なぜこれを、なぜ今買う必要があるのか？）
- 書き方のポイント： 購入が解決する「問題」や、もたらす「機会」を具体的に記述します。「PCが古くて遅いから」ではなく、「現行PCの処理速度低下により、提案書作成に月間10時間の非効率が発生しており、営業機会の損失に繋がっているため」のように、事業上の課題と結びつけます。
- NG例： 営業活動を効率化するため。
- OK例： 老朽化した現行機（購入後5年経過）の代替と、Web会議システムの安定稼働によるオンライン商談の品質向上を図るため。
- 業者選定の論理的根拠（なぜその業者から買うのか？）
- 書き方のポイント： 「相見積もり」を取り、なぜその業者を選んだのかを客観的に説明することが鉄則です。価格だけでなく、納期、サポート体制、過去の実績などを比較検討した表を作成し、「価格はB社が最安だが、サポート体制と納期の速さを考慮し、総合的にA社が最適と判断した」のように、選定プロセスを透明化します。
- 添付資料： 3社程度の見積書、比較検討表
- 費用対効果分析（ROI）
- 書き方のポイント： 投資対効果を定量的に示すことが説得力を高めます。「このソフトウェアの導入により、週あたり10時間の手作業が削減され、年間XXX円の人件費削減に相当する」といった具体的な記述が求められます。
- 計算式例： （削減されるコスト + 増加する利益） ÷ 投資額 × 100
- 予算への影響
- 書き方のポイント： 総費用を明記し、それがどの部門の、どの予算費目から支出されるのかを正確に記載します。承認済みの部門予算の範囲内であることを示し、「購入後の予算残高は〇〇円となる見込みです」と追記することで、経理部門の懸念を払拭します。
2-3. 採用稟議書：「人的資本への投資」という長期的視点
採用稟議書が他の稟議書と決定的に違う点は何か？
採用稟議書は、単なるコストの承認ではなく、「人的資本」という最も重要な経営資源への長期的な投資の承認を求めるものです。そのため、承認の重心は「戦略・人事」にあり、「この人材は会社の長期的な目標と文化に合致するか」が問われます。最大の特徴は、多くの場合、プロセスが「①募集承認」と「②採用決定承認」の二段階に分かれている点です。
【第1段階】募集承認稟議：なぜその「ポジション」が必要か？
この段階では、まだ候補者は存在しません。「なぜ、この役割を担う人材を、今、採用する必要があるのか」という、ポジションそのものの正当性を経営層や人事部門に説明することが目的です。
- ポジションの正当化（なぜ増員が必要か？）
- 書き方のポイント： 退職者の補充、事業拡大、新規プロジェクトの立ち上げなど、増員の背景を明確にします。「人が足りないから」ではなく、「〇〇事業の拡大に伴い、今後2年間で売上を150%に成長させる計画であり、その達成のためにWebマーケティング担当者が1名不可欠である」のように、事業計画と連動させて説明します。
- 役割と責任（その人は何をするのか？）
- 書き方のポイント： 詳細な職務記述書（ジョブディスクリプション）を作成し、そのポジションが担う具体的な業務内容、責任範囲、そして期待される成果（KPI）を定義します。これにより、後の選考基準が明確になります。
- 人材要件と想定報酬レンジ
- 書き方のポイント： 職務を遂行するために必要なスキル、経験、資格を具体的にリストアップします。また、市場の給与データを基に、そのポジションの妥当な給与水準（例：年収500万円～700万円）を提示し、採用予算の根拠とします。
【第2段階】採用決定承認稟議：なぜその「候補者」が最適か？
募集が承認され、選考プロセスを経て最終候補者が決まった段階で提出します。「なぜ、数いる候補者の中から、この人物が最適任なのか」を、第1段階で承認された要件と照らし合わせながら証明することが目的です。
- 候補者の適合性の証明
- 書き方のポイント： 候補者の経歴や面接での評価を基に、「募集要件であった〇〇のスキルに対し、候補者は前職で△△という実績を上げており、即戦力として貢献できる」のように、第1段階で定義した人材要件と候補者の強みを一つひとつ結びつけて説明します。
- 最終的な報酬パッケージ
- 書き方のポイント： 具体的に提示する給与、賞与、福利厚生などを明記します。この金額は、第1段階で承認された想定報酬レンジ内でなければなりません。レンジを超える場合は、その正当な理由を明確に説明する必要があります。
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2-4. 契約稟議書：「法的・事業的リスクの軽減」がゴール
契約稟議書で法務部門がチェックするポイントとは？
契約稟議書の目的は、単に取引を開始することの承認を得るだけでなく、提案されている契約内容を関連部署（特に法務・経理）が精査し、会社を許容できない法的・事業的リスクから保護することにあります。承認の重心は「法務・リスク管理」にあり、「この契約は、自社に不利益な条項を含んでいないか」「相手方は信頼できるか」が最も厳しく問われます。
重要な構成要素と書き方のポイント
- 取引先のデューデリジェンス（相手は誰か？）
- 書き方のポイント： 契約相手の会社概要、事業内容、そして可能であれば第三者機関による信用調査報告書などを添付し、信頼できるパートナーであることを示します。特に高額な取引や長期にわたる契約の場合は、相手方の財務状況や評判のチェックが不可欠です。
- 契約概要（何を合意するのか？）
- 書き方のポイント： 契約の目的（業務委託、販売代理店、秘密保持など）、契約期間、契約金額、支払条件といった主要なビジネス条件を、決裁者が一目で理解できるように要約して記載します。
- リスク評価（最も重要な項目）
- 書き方のポイント： ここが契約稟議書の心臓部です。法務部門と連携し、契約書案の中から自社にとって不利になりかねない条項をすべて洗い出し、そのリスクと影響を解説します。
- チェックすべき主要な条項例：
- 責任範囲と損害賠償の上限： 問題発生時、自社はどこまで責任を負うのか。賠償額に上限はあるか。
- 秘密保持（NDA）： 自社の機密情報の定義は適切か。保護される期間は十分か。
- 契約解除条件： どのような場合に契約を解除できるか。一方的に不利な解除条項はないか。
- 知的財産権の帰属： 業務の成果物に関する権利は、どちらに帰属するのか。
- 管轄裁判所： 万が一の紛争時、どこの裁判所で争うことになるのか。
2-5. その他の代表的な稟議書
購買、採用、契約以外にも、ビジネスシーンでは様々な種類の稟議書が使われます。ここでは代表的なものをいくつか紹介します。
| 稟議書の種類 | 主な目的 | 特に重視されるポイント |
| 業務委託稟議書 | 特定業務を外部の専門家に委託することの承認 | 委託の必要性、委託先の選定理由、成果物の定義、コストの妥当性 |
| 秘密保持契約（NDA）稟議書 | 取引に先立ち、機密情報を保護するための契約締結の承認 | 秘密情報の定義、守秘義務の範囲と期間、違反時の罰則 |
| 出張稟議書 | 業務目的での出張（交通費・宿泊費等）の承認 | 出張の目的と必要性、期待される成果、旅程と費用の妥当性 |
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第3章：なぜ稟議プロセスは滞るのか？ワークフローシステムがもたらす解決策
ここまで種類別の稟議書の書き方を解説してきましたが、完璧な稟議書を作成しても、その後のプロセスが非効率では意思決定のスピードは上がりません。ここでは、伝統的な紙ベースの稟議が抱える課題と、それを解決するITツールについて解説します。
3-1. 紙ベースの稟議が抱える「遅延」と「不透明性」という課題
多くの企業で、稟議プロセスは依然として紙とハンコで行われています。この伝統的な方法は、「なぜ紙・Excel・メールでの稟議は限界なのか？3つの大きな課題を解説」で詳しく解説しているように、いくつかの深刻な課題を抱えています。
- 物理的な遅延： 承認者が社内にいるとは限りません。出張やテレワークで不在の場合、承認のためだけに出社するか、書類が戻ってくるまでプロセスは完全に停止します。
- 進捗の不透明性（ブラックボックス化）： 回付された稟議書が、今「誰の机の上で」「どのような状態にあるのか」を把握することは困難です。起案者は、電話やメールで一人ひとりに進捗を確認する必要があり、多大な手間がかかります。
- 紛失・改ざんリスク： 紙の書類は、物理的な紛失や情報漏洩、悪意ある改ざんのリスクに常に晒されています。これは、企業のガバナンス上、非常に大きな問題です。
- 保管・検索の非効率： 決裁後の書類はキャビネットに保管されますが、保管スペースを圧迫するだけでなく、後から特定の稟議書を探し出すのは至難の業です。
3-2. ワークフローシステム導入で得られる4つのメリット
これらの課題を根本的に解決するのが「ワークフローシステム」です。ワークフローシステムとは、稟議のような一連の業務手続き（ワークフロー）を電子化し、自動化するためのITツールのことです。
ワークフローシステムを導入することで、企業は以下の4つの大きなメリットを享受できます。
- スピードの向上：
- 申請から承認、決裁まで、すべてのプロセスがオンラインで完結します。承認者はスマートフォンやノートPCから、場所や時間を選ばずに承認作業を行えるため、意思決定のスピードが劇的に向上します。
- 透明性の確保：
- 稟議書のステータス（誰がいつ確認し、今どこで止まっているか）がリアルタイムで可視化されます。これにより、ボトルネックが明確になり、プロセス全体の停滞を防ぎます。
- プロセスの自動化と標準化：
- 「〇〇円以上の購買稟議は、部長決裁」「契約稟議は必ず法務部を経由する」といった社内ルールに基づき、承認ルートを自動で設定できます。これにより、人為的なミスを防ぎ、全社で統一されたプロセスを徹底できます。また、必須項目が入力されていないと申請できないように制御することも可能です。
- ガバナンスと内部統制の強化：
- 「誰が」「いつ」「何を」承認したかの記録が、すべて改ざん不可能なデジタルデータ（監査証跡）としてシステムに保存されます。これにより、内部統制が強化され、監査対応も容易になります。
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第4章：稟議書が承認されない？却下・差戻しの原因と対策
どんなに完璧な稟議書を目指しても、時には「却下」や「差戻し」といった結果に終わることもあります。しかし、それは失敗ではありません。承認されなかった理由を正しく分析し、次へと活かすことが、あなたのビジネススキルを向上させるための貴重な学習機会となります。
4-1. 「ノー」と言われる5つの一般的理由
稟議書が承認されない背景には、いくつかの共通した理由が存在します。自らの提案がどのケースに当てはまるか、客観的に分析してみましょう。
| 却下・差戻しの主な理由 | 具体的な状況 | 対策の方向性 |
| ① 不十分な正当化 | 「なぜ、それが必要なのか？」という問いに答えられていない。個人的な希望や曖昧な効果しか書かれていない。 | 会社の課題解決や利益にどう貢献するのか、という視点で目的を再定義する。 |
| ② データと証拠の欠如 | 主張を裏付ける客観的なデータ（見積書、市場データ、費用対効果の試算など）が不足している。 | 第三者が見ても納得できる、信頼性の高い証拠資料を収集・添付する。 |
| ③ 戦略的な不整合 | 提案内容が、会社や部門の現在の方針・戦略と一致していない。「今はそのタイミングではない」と判断されている。 | 経営方針や中期経営計画を再確認し、提案のタイミングや方向性を調整する。 |
| ④ リスクへの配慮不足 | メリットばかりが強調され、潜在的なリスクやデメリット、そしてその対策についての検討がなされていない。 | 起こりうる問題を正直に記載し、それに対する具体的な対応策を示す。 |
| ⑤ 根回しの失敗 | 稟議書を見るのが初めて、という主要な関係者がいる。事前の相談がなかったために、内容に驚き、反対されている。 | 主要な承認者や関連部署に事前に相談し、懸念点を解消しておく。 |
4-2. 承認を勝ち取るための修正・再提出の戦略
「差戻し」は「修正すれば承認の可能性がある」というサイン、「却下」は「提案の根本的な見直しが必要」というサインです。それぞれの場合で、取るべき戦略は異なります。
- フィードバックを真摯に受け止める：
- まずは、差戻しや却下をした承認者から、直接その理由をヒアリングしましょう。「具体的にどの部分に懸念を感じましたか？」「どのような情報が追加で必要ですか？」と具体的に質問し、問題の核心を正確に把握します。
- 指摘事項に的確に対応する：
- 修正版の稟議書では、受けたフィードバックにどのように対応したかを明確に示します。「〇〇様からのご指摘を受け、△△のデータを追加し、費用対効果を再計算いたしました」のように、改善点を冒頭で説明すると良いでしょう。
- 根本的な前提を再評価する（却下の場合）：
- 却下された場合は、提案内容そのものに本質的な欠陥があった可能性があります。タイミングが悪かったのか、会社の戦略と根本的にずれていたのかを冷静に分析し、一度白紙に戻して提案を再構築する必要があるかもしれません。
承認されなかった稟議書は、あなたの提案の弱点を教えてくれる貴重なフィードバックの宝庫です。その指摘を真摯に受け止め、粘り強く改善を重ねる姿勢こそが、最終的に承認を勝ち取るための鍵となります。
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稟議書が差戻し・却下されても終わりではありません。その原因を正しく分析し、的確な対策を講じることで、承認の可能性は高まります。具体的な原因分析と再申請のコツを解説します。
稟議書の種類に関するよくある質問（FAQ）
Q1. 購買稟議書と契約稟議書、両方が必要なケースはありますか？
A1. はい、よくあります。例えば、高額なソフトウェアを年間契約で購入する場合などです。この場合、まず「購買稟議」としてそのソフトウェアを購入すること自体の費用対効果や必要性を説明し、予算の承認を得ます。その後、ベンダーと交わす具体的な「契約書」の内容について、法務的なリスクを精査するために「契約稟議」を上げます。このように、一つの取引に対して、目的の異なる複数の稟議が必要になることがあります。
Q2. 採用稟議で、募集時に想定していた給与レンジを超える候補者を採用したい場合はどうすれば良いですか？
A2. まず、なぜその候補者が想定レンジを超える報酬に見合うのか、客観的な根拠を持って説明する必要があります。例えば、「当初の想定にはなかったが、候補者は〇〇という希少なスキルを持っており、当社の3年後の事業計画達成に不可欠であるため」といった形で、例外として承認を求める理由を明確にします。その上で、採用決定稟議にて、上乗せ分の人件費が予算上どのように捻出されるのかまで言及できると、より説得力が高まります。
Q3. 稟議書を作成する上で、最もやってはいけないことは何ですか？
A3. 「事実と異なる情報や、意図的に不都合な情報を隠して作成すること」です。例えば、相見積もりを取ったにもかかわらず、自分の推奨する業者に都合の良い情報だけを記載したり、契約書のリスク条項を意図的に無視したりする行為は、承認されたとしても後で必ず問題になります。一時的な承認を得るためについた嘘は、最終的に会社に損害を与え、あなた自身の信頼を大きく損なう結果につながります。
まとめ：最適な稟議書は、組織を強くする
本記事では、稟議書の中でも特に代表的な「購買」「採用」「契約」の3種類に焦点を当て、それぞれの目的、焦点、そして承認を得るための書き方のポイントを詳しく解説してきました。
この記事を通して明らかになったのは、成功する稟議書とは、単にフォーマットを埋める作業ではなく、その目的（財務、戦略、リスク管理）に応じて、承認者の懸念を先読みし、最適な論拠とデータを提示する、極めて戦略的なコミュニケーション活動であるということです。
- 購買稟議は、あなたの財務感覚を映し出します。
- 採用稟議は、あなたの戦略的視点を試します。
- 契約稟議は、あなたのリスク管理能力を問います。
これらの異なる種類の稟議書を自在に書き分ける能力は、部門を超えて物事を前に進めるリーダーシップに不可欠なビジネススキルと言えるでしょう。
本記事で解説したような、種類ごとに異なる複雑な稟議プロセスも、適切なツールを使えば、より効率的かつ効果的に運用することが可能です。例えば、ジュガールワークフローのような統合型ワークフローシステムは、稟議の種類に応じた柔軟な入力フォームの作成や、条件分岐による承認ルートの完全自動化を実現します。これにより、担当者は書類作成や回付といった煩雑な作業から解放され、より本質的な「提案内容の精査」と「質の高い合意形成」に集中できるようになります。
この「稟議書の教科書」が、あなたの稟議作成スキルを高め、日々の業務をより戦略的なものへと昇華させる一助となれば幸いです。
引用文献
本記事の作成にあたり、以下の公的機関および調査会社の情報を参考にしています。
- 金融庁. 「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」
- デジタル庁. 「デジタル社会の実現に向けた重点計画」
- 法務省. 「押印についてのQ&A」
- 国税庁. 「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
- 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）. 「DX白書2023」
