多くの企業で日常的に行われる稟議プロセスは、意思決定の速度や効率に大きな影響を与えます。稟議を過度に求める文化は、組織の敏捷性を低下させ、重要な意思決定の遅れを招くことがあります。このブログ記事では、稟議を減らす理由と具体的な方法について掘り下げていきます。
稟議を減らす方法
権限の移譲
稟議の数を減らすための最も効果的な方法の一つは、権限を移譲することです。部署や個々の社員により多くの決定権を与えることで、都度経営の承認を必要とせず、迅速な意思決定が可能となります。これにより、経営層はより戦略的な意思決定に集中することができます。
職務分掌規程の整備
明確な職務分掌規程を設定することで、どの決定がどのレベルの従業員によって行われるべきかが明確になります。この規程に基づいて、適切な権限を各レベルに配分することが重要です。
判断基準のルール化
各種規程に業務ごとの判断基準を明確にルール化し、それに従うことで、稟議の必要性を事前に評価しやすくなります。これは、不要な稟議の削減に直結します。たとえば、特定の金額以下の支出や、日常業務における一定の決定は、個々の従業員または部門レベルでの承認で足りるように設定することができます。
社内業務の定型化：効率的な仕組みを整えよう
上記の３要素を組み合わせて、「〇〇稟議」ではなく「〇〇申請」と手続きの名称も変更して実行してみましょう。ここで気を付けたいのは、権限移譲をするのみでは、判断を行う責任者への負担が増加するのみです。可能な限り業務を定型化して、効率的な処理ができる形に業務を整備していきましょう。また、内部統制の観点から、個人に依存する形ではなく、申請～承認といった形で複数の人が絡む形で意思決定と業務の実行がなされるように組み立てていくのもポイントです。
稟議のプロセスを見直し、必要最小限に抑えることは、企業がより機敏で効率的に運営されるための鍵です。権限の移譲、職務分掌規程の明確化、そして判断基準のルール化により、組織はより迅速かつ効果的に決定を下すことが可能となります。これらの措置は、従業員が自らの業務に対する責任を持ち、自信を持って行動する環境を促進します。
フィードバックの導入と改善
稟議プロセスの見直しは一度きりの取り組みではなく、継続的な改善が求められます。実際に権限移譲やルール化を行った後は、その効果を定期的に評価し、不具合があれば修正を行うことが大切です。また、従業員からのフィードバックを積極的に取り入れることで、更に効率的な稟議プロセスを構築できます。
まとめ
稟議プロセスの効率化は、単に文書の数を減らすこと以上の意味を持ちます。これには、組織文化の変革が伴い、自律と責任を重んじる職場環境の醸成が不可欠です。権限を適切に分散し、明確なガイドラインとフィードバックメカニズムを設けることで、企業はより動的で、対応力の高い組織へと進化することができるでしょう。このような取り組みが、全従業員がより価値のある仕事に専念し、組織全体が成長を続けるための基盤となります。
ジュガールワークフローは、稟議プロセスをしっかりとサポート
世の中にあるワークフローシステムやグループウェアのすべてが稟議プロセスに最適な機能を保有しているわけではありません。下記のような機能を持ち、稟議プロセスを最適化するジュガールワークフローをぜひご検討ください。
既存の稟議書フォーマットを活用できる
A４（またはA3）一枚で簡潔に提案内容を把握できるため、稟議書の書式は非常に重要な要素です。ジュガールワークフローでは、これまで使っていたフォーマットをそのまま活用し、提案内容を確認し、そのまま承認・却下といったアクションを実行することができます。この機能がない場合、WEBビューで項目の羅列情報で確認することとなり、提案内容の理解に負担がかかります。
決裁ステータス
ジュガールワークフローでは、決裁時に決裁番号を発番したり、決裁後は書類内容の変更を不可とする「決裁ステータス」を機能として持っています。この機能がないワークフローシステムでは、書類内容の修正（または改ざん）がいつでも可能となり、正しい稟議プロセスであることを客観的に証明することが困難になります。（毎回操作ログの確認・照合が必要になるなど、余計な確認の手間が発生します）
きめ細かな権限設定
ジュガールワークフローでは、きめ細かな権限設定により、書類の作成者、承認者、閲覧者などの設定が容易です。
大企業での運用もスムーズな承認フローの設定
ジュガールワークフローでは、役職・所属による承認フロー設定と個人ごとのユーザー登録を分けて管理しており、最小限の登録作業で既存の承認フローを実現することができます。多段階の承認分岐、役職者不在のときの承認スキップ機能など、大企業でも運用がスムーズな承認フローの機能を有しています。
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