BPM（ビジネスプロセスマネジメント）とは？AI時代の業務改善と内部統制を加速する経営手法

はじめに：「あの人がいないと、仕事が進まない」から始めよう

【概要】

「AIを導入して業務を効率化したい」— その前に、まず取り組むべきことがあります。それは、あなたの会社の「あの人がいないと仕事が回らない」という状況、すなわち「業務の属人化」を解決することです。本記事は、華やかなAIの話からではなく、多くの事業会社が抱えるこの身近な課題から話を始め、その解決策としてのBPM（ビジネスプロセスマネジメント）を分かりやすく解説します。

「この件は、Aさんじゃないと分からないな…」

「Bさんが休暇中だから、この承認は来週まで止まってしまう」

「新人に業務を教えたいけど、ちゃんとしたマニュアルがなくて…」

総務や経理といった管理部門で、このような会話が日常茶飯事になっていないでしょうか。特定の個人の経験や勘に業務が依存してしまう「属人化」は、多くの日本企業が抱える根深い課題です。

そして、この「属人化」こそが、AI導入がうまくいかない最大の原因なのです。

AIは非常に賢いですが、魔法使いではありません。AIに仕事を任せるには、まず「会社の公式な仕事のやり方」を、AIが理解できる言葉で教えてあげる必要があります。しかし、業務のやり方が個人の頭の中にしかない「暗黙知」のままでは、AIは何をどうすれば良いのか分からず、宝の持ち腐れになってしまいます。

本記事で解説するBPM（ビジネスプロセスマネジメント）は、難しいIT用語ではありません。一言で言えば、会社の業務を整理整頓し、ベテラン社員の頭の中にあるノウハウを、誰もが分かる「会社の公式ルール」に変えていく活動のことです。

この記事は、AIの華やかな未来像を語る前に、まず自分たちの足元を見つめ、「業務の属人化」という現実的な課題にどう立ち向かうか、そしてその地道な取り組みこそが、いかにしてAI時代の競争力を左右する「土台作り」になるのかを、事業会社の皆様の目線で解説していきます。

第1章：BPMとは何か？ – 複雑な話ではありません。「業務の見える化」です

【概要】

BPMの第一歩は、ツール導入ではありません。まず「誰が、何を、どのようにやっているのか」という現状の仕事の流れを、言葉や図にして「見える化」することです。これにより、多くの企業が抱える「属人化」のリスクが明らかになり、改善への具体的な一歩を踏み出せます。

1-1. あなたの部署は大丈夫？「属人化」が引き起こす本当のリスク

業務の属人化は、単に「非効率」という言葉では片付けられない、深刻な経営リスクをはらんでいます。

リスクの種類	具体的に、何が起こるのか？
業務が止まる	担当者が急に休んだり、退職したりすると、その仕事が完全にストップしてしまう。
品質が下がる	他の人が見よう見まねでやっても、同じ品質の成果が出せず、顧客や他部署に迷惑をかける。
ノウハウが消える	ベテラン担当者の退職は、会社にとって貴重な財産である長年の経験や知識が失われることを意味する。
不正の温床になる	仕事のやり方がブラックボックス化していると、第三者のチェックが効かず、ミスや不正が見過ごされやすくなる。

これらのリスクは、どの会社にも潜んでいます。そして、これらを解決する唯一の方法が、業務のやり方を個人のものではなく、「会社の資産」に変えることなのです。

1-2. BPMの第一歩：ベテラン社員の「頭の中」を言葉にする

BPMとは、難しく考える必要はありません。まずは、ベテラン社員の頭の中にある仕事のやり方や判断基準を、言葉や図にしてみる活動です。

要するに、AI活用やDXの前に、まず「業務マニュアル」をちゃんと作りましょう、ということです。

ただし、それは一度作って終わり、という形骸化したマニュアルではありません。BPMは、このマニュアルを「常に最新の状態に保ち、さらに良くしていくための継続的な活動」全体を指します。

これまでのマニュアル作り	BPMの考え方
一度作って、書庫に眠らせる。	生きたマニュアルとして、常に更新し続ける。
手順（How）だけが書かれている。	「なぜ、そうするのか（Why）」という理由や、判断基準まで言葉にする。
作ることが目的になっている。	業務を改善することが目的。マニュアルはそのための道具。

この地道な「言語化」のプロセスこそが、これまで見えなかった業務の無駄や問題点を明らかにし、AIが学習するための「教科書」を作る、最も重要な第一歩なのです。

• ▶ 関連記事：『業務の属人化はなぜ問題？AI時代のナレッジ共有とワークフロー活用術』

第2章：どう進める？BPMによる業務改善のサイクル

【概要】

BPMは、一度やったら終わりのプロジェクトではありません。「現状把握」→「改善案の検討」→「実行」→「効果測定」→「さらなる改善」というサイクルを、地道に回し続ける活動です。この章では、明日からでも始められる、その具体的な5つのステップを解説します。

ステップ	名称	やること（What）	成功のポイント（How）
ステップ1	現状把握 (As-Is)	今の仕事のやり方を、関係者へのヒアリングを通じて「見える化」する。	理想論ではなく、「実際はこうやっている」という現実の姿を正直に描き出す。
ステップ2	あるべき姿の設計 (To-Be)	見える化された業務の問題点を探し、「こうすればもっと良くなる」という改善案を考える。	「この承認は本当に必要か？」など、当たり前を疑う視点を持つ。
ステップ3	実行	考えた改善案を、まずは小さな範囲で試してみる。	いきなり全社展開せず、「スモールスタート」で始める。
ステップ4	モニタリング	試した結果、本当に効果があったのかを「数字」で確認する。	勘や感覚ではなく、客観的なデータで評価する。
ステップ5	最適化	確認した結果をもとに、さらに良くするための改善を加え、このサイクルを繰り返す。	終わりなき改善活動と捉え、継続する文化を育てる。

第3章：なぜBPMがAI活用の「前提条件」なのか？

【概要】

AIの導入を成功させるには、その前段階としてBPMによる「業務の整理整頓」が不可欠です。AIは「超優秀な新人」ですが、仕事のやり方が決まっていない、整理されていない職場では能力を発揮できません。BPMは、AIが働くための「マニュアル」と「ルール」を整備する、最も重要な準備活動なのです。

3-1. AIは「超優秀な新人」。でも、マニュアルがなければ動けない

AI、特に自律的に業務を行う「AIエージェント」は、非常に賢く、学習能力も高い「新人社員」のようなものだと考えてください。

しかし、どんなに優秀な新人でも、入社初日に「はい、今日からよろしく。あとは自分で考えて頑張って」と言われても、何をすれば良いか分かりません。

まず必要なのは、

• 業務マニュアル：会社の公式な仕事のやり方が書かれている
• 社内規程：やって良いこと、悪いことのルールが明確になっている
• 指揮命令系統：誰に報告し、誰の指示を仰げば良いかが決まっている

ことです。これらがあって初めて、新人は安心して、自分の能力を発揮できます。

BPMとは、まさにこの「AIという新人社員」が働くための環境を整える活動に他なりません。業務プロセスを可視化し、標準化することは、AIに「業務マニュアル」と「社内規程」を渡すことと同じなのです。

3-2. 「ゴミを入れれば、ゴミしか出てこない」の原則

コンピュータの世界には、「Garbage In, Garbage Out（ゴミを入れれば、ゴミしか出てこない）」という有名な言葉があります。

これは、AI活用において、より一層重要な意味を持ちます。

入力（Input）	AIの処理	出力（Output）
整理されていない、属人化した業務プロセス（ゴミ）	AIがその「ゴミ」をそのまま自動化する	高速で処理される、質の悪い業務プロセス（ゴミ）
BPMで整理・標準化された業務プロセス（質の高い情報）	AIがその「質の高い情報」を自動化・最適化する	高速で処理される、質の高い業務プロセス（価値）

要するに、現在の業務プロセスが非効率でバラバラなままAIを導入しても、「非効率な業務が、ものすごい速さで実行される」だけなのです。

AIという強力な道具の力を最大限に引き出すためには、まずその道具を使う「現場（業務プロセス）」をきれいに片付け、整理整頓することが不可欠です。BPMは、そのための最も確実で、体系的な「お片付け術」なのです。

• ▶ 関連記事：『2025年の崖」を越え、AIエージェント時代へ。レガシーシステム刷新が未来の競争力を決める理由』

第4章：BPMで業務はこう変わる【総務・監査部門の未来像】

【概要】

BPMとAIを組み合わせることで、総務や監査といった管理部門の業務は、日々の繰り返し作業から、より戦略的で付加価値の高い仕事へと変わります。この章では、具体的な業務がどう変わるのか、その未来像を描きます。

4-1. BPMツール（BPMS）とは何か？

BPMの実践、特に第2章で解説した改善サイクルを効率的に回すために開発されたITツールがBPMツール（BPMS：Business Process Management Suite/System）です。

【ことばの解説：BPMツール（BPMS）】

• BPMSとは？：BPMの一連の活動（業務の可視化、実行、結果の確認、改善）を、一つのシステム上で支援してくれるソフトウェアです。
• ビジネス上の意味は？：要するに、業務改善活動を楽にしてくれる「相棒」のようなものです。フローチャートを描く機能、その通りに仕事の流れを自動で制御してくれるワークフロー機能、そして結果をグラフなどで見せてくれる分析機能などがセットになっています。

AI時代のBPMツール選びは、単なる機能比較では成功しません。

チェックポイント	要するに、何を確かめるべき？	なぜ、それが重要なのか？
1. 現場が使えるか？	ITの専門家でなくても、総務の担当者が直感的に操作できるか？ 特に、プログラミング不要の「ノーコード」対応は必須。	業務を一番よく知っているのは現場です。現場が自らの手で改善できなければ、システムは形骸化し、宝の持ち腐れになります。
2. AIは賢いか？	「AI搭載」という言葉だけでなく、具体的に「何をしてくれるAIか？」 申請書の不備チェックなど、人間の「判断」を助けてくれるか？	単なる作業の自動化だけでは、人間の負担は大きく減りません。面倒な「確認・判断」業務を減らしてこそ、AIの真価が発揮されます。
3. ちゃんと繋がるか？	今使っている会計システムや人事システムと、スムーズに連携できるか？	システムがバラバラでは、AIは会社の全体像を把握できず、賢い判断ができません。データの連携はAIの生命線です。
4. 信頼できるか？	AIのやったことを、後から全部チェックできるか？ 誰が、いつ、何を判断したか、AIの判断も含めて記録が残るか？	AIに仕事を任せる以上、その行動を管理・監督できなければ、不正やミスの温床になりかねません。内部統制の観点から絶対条件です。

4-2. 【業務別】BPM導入によるBefore/After

業務内容	Before（今のよくある課題）	After（BPMとAIで、こう変わる）
契約書の管理	承認済みの契約書が、各担当者のPCやファイルサーバーに散在。「最新版はどれ？」「あの契約、どこにある？」と探すのに一苦労。	承認された契約書は、BPMシステム内の文書管理に自動で保管。AIが契約内容を読み取り、「契約期間満了が近い契約リスト」を自動で作成し、担当者に通知する。
社内からの問い合わせ対応	「経費精算のやり方は？」「この備品はどこに申請すれば？」といった同じような質問に、総務の担当者が毎日何度も答えている。	社員はAIチャットボットに質問するだけ。AIはBPMで整備されたマニュアルや規程を学習し、24時間365日、即座に回答。総務担当者は、AIが答えられない複雑な相談にだけ集中できる。
内部監査の準備	監査のたびに、経理や各部署に依頼して、大量の証憑（稟議書や請求書）を紙やPDFで集めてもらう。その作業だけで数週間かかる。	監査人は、BPMシステムに直接アクセス。必要な稟議書や承認履歴を、キーワード検索で瞬時に閲覧。監査準備の時間が劇的に短縮され、より本質的なチェックに時間を使える。

第5章：BPMプロジェクトを成功させる「人間」の役割

【概要】

BPMとAIによる変革は、テクノロジーだけでは決して成功しません。その成否は、経営層の強い意志と、現場の知恵をいかに融合できるかにかかっています。この章では、変革を推進する「人間」の役割に焦点を当てます。

5-1. 成功の鍵は「経営の意思」と「現場の知恵」

BPMツールは、あくまで業務改善を助ける「道具」でしかありません。どんなに優れた道具も、使う人間次第で、宝にもガラクタにもなります。BPMプロジェクトを成功させるには、技術的な話以上に、以下の「人」に関するポイントが極めて重要です。

成功の鍵	要するに、何をすべきか？	なぜ、それが重要なのか？
経営層のコミットメント	社長や役員が「この改革を本気でやるぞ」と宣言し、先頭に立つこと。	現場は日々の業務で手一杯です。経営層が「これは会社にとって重要な投資だ」という強いメッセージを発信しなければ、改革は部門間の抵抗や目先の忙しさで頓挫してしまいます。
現場部門の巻き込み	実際に業務を行っている担当者を、最初から最後まで「主役」として扱うこと。	業務の課題や改善のヒントを最も知っているのは現場です。彼らを無視してIT部門だけで進めた改革は、現場の実態と合わず、結局「使われないシステム」になってしまいます。
目的の明確化	「ツールを導入すること」ではなく、「〇〇という課題を解決すること」をゴールに設定する。	目的が曖昧だと、「とりあえず導入したけど、何が良くなったか分からない」という最悪の結果を招きます。「承認時間を半分にする」など、具体的な目標を全員で共有することが不可欠です。

5-2. CoE：全社の業務改善を推進する「専門チーム」

BPMを一過性のプロジェクトで終わらせず、組織的な能力として定着させるための強力な仕組みが、CoE（Center of Excellence）の設置です。

【ことばの解説：CoE（Center of Excellence）】

• CoEとは？：組織内に散在する知識やノウハウ、人材を特定の領域に集約し、全社的な活動を主導・支援する専門家集団のことです。
• ビジネス上の意味は？：要するに、特定のテーマに関する「社内専門コンサルティングチーム」のようなものです。

AI時代のBPM CoEは、従来の業務改善推進室の役割を超え、全社的な「AI活用推進室」としての役割を担います。

• AIガバナンスの策定: 全社でAIを安全に活用するためのルールやガイドラインを策定する。
• AI人材の育成: 社員がAIを使いこなすための研修プログラムを企画・実施する。
• ベストプラクティスの共有: ある部署でのAI活用成功事例を、他部署に展開する。
• 技術の評価と導入: 世の中の最新AI技術を評価し、自社に導入すべきかを見極める。

CoEは、BPMとAI活用を持続可能な経営機能へと昇華させるためのエンジンです。

第6章：BPMが実現する「攻めの内部統制」

【概要】

総務・内部監査部門の責任者にとって、BPMは単なる生産性向上の手法ではありません。プロセスの可視化と標準化を通じて、企業のガバナンスを強化し、監査対応を効率化するための極めて有効な手段です。

6-1. プロセスの標準化が、不正やミスを防ぐ

内部統制の目的の一つは、業務の有効性及び効率性を高めることです。BPMは、この目的を達成するための具体的なアプローチを提供します。

• 業務プロセスの統制: BPMによって業務プロセスが標準化され、システム上で実行されることで、従業員の個人的な判断や逸脱した手順で行われる「属人化した業務」を排除します。すべての業務が定められたルール通りに実行されるため、業務品質が安定し、内部統制が自然と強化されます。
• 職務分掌の徹底: BPMツール上で承認ルートや役割を定義することで、「申請者と承認者が同一人物であってはならない」といった職務分掌の原則をシステム的に担保できます。これにより、不正行為のリスクを低減します。

6-2. 監査対応の効率化：「あの書類どこだっけ？」からの解放

内部監査や外部監査では、「誰が、いつ、何を判断し、承認したのか」という客観的な証跡（監査証跡）の提示が求められます。

• 改ざん不可能なログの記録: BPMS上で実行されたプロセスは、すべての操作履歴がタイムスタンプと共に自動で記録されます。紙ベースの運用とは異なり、これらの電子的なログは改ざんが極めて困難であり、証拠能力の高い監査証跡となります。
• 監査対応の迅速化: 監査人から特定の取引に関する証跡の提出を求められた際も、システム上で検索すれば、関連する申請書から承認履歴までを即座に抽出・提示できます。これにより、監査のたびに書庫から大量の書類を探し出すといった、煩雑で時間のかかる作業から解放されます。
• ▶ 関連記事：『文書ライフサイクル管理とは？ワークフローで実現する堅牢な内部統制システム構築ガイド』

結論：BPMは、人間が「未来を創る時間」を取り戻すための経営哲学である

本記事では、BPMを、AI時代の新しい経営基盤として再定義し、その本質から実践方法までを多角的に解説してきました。

AI時代のBPMの核心は、もはや単なる業務効率化ではありません。それは、日々の定型業務が未来への投資を駆逐してしまう「計画のグレシャムの法則」から組織を解放し、人間が本来やるべき創造的・戦略的な仕事に集中するための「時間」を取り戻すための、経営哲学そのものです。

AIエージェントが定型的な「作業」と「判断」を代替する未来において、人間の価値は、「WHY（なぜ、それをやるのか？）」という目的を定義し、「WHAT（何を、解決すべき課題とするか？）」を設定する能力へとシフトします。BPMは、AIという強力な実行部隊を統制し、人間がこの新しい役割に専念できる環境を構築するための、最も現実的で強力なアプローチです。

もし、貴社がAIの導入を検討しながらも、そのリスクや進め方に不安を感じているのであれば、その答えはBPMにあります。ジュガールワークフローは、本記事で解説したAI時代のBPM思想を体現する、次世代の統合型ワークフローです。単にプロセスを回すだけでなく、AIエージェントの判断を統制し、その結果生まれる文書の一生（ライフサイクル）までを完全に管理することで、業務の断絶をなくし、真のガバナンスと生産性向上を両立させます。

BPMへの取り組みは、企業の未来を創造するための、避けては通れない戦略的投資です。AIとの協業を通じて、人間がより人間らしい仕事に集中できる未来を、共に築いていきましょう。

引用文献

1. Gartner, Inc.
   
2. Forrester Research, Inc.
   
3. 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）. 「DX白書2023」
   
4. 情報処理推進機構（IPA）. 「AI白書2023」
   
5. 金融庁. 「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準」