ワークフローシステム講座

日々の業務プロセスに課題を感じている方へ向けて、ワークフローシステムの選び方から業務改善の確かなヒントまで、完全網羅でお伝えします。

内部監査とは?目的と流れ、IT統制で対応を80%効率化する仕組み

目次

この記事のポイント

  • 内部監査の本来の目的と、監査役監査・外部監査との明確な違い
  • リスクベースアプローチに基づく、内部監査の計画からフォローアップまでの全5フェーズ
  • なぜIT統制(特にITGCとITAC)が、J-SOX対応と監査効率化の鍵となるのか
  • 監査業務を80%効率化するテクノロジーと、その土台となる「統合型ワークフロー基盤」の重要性
  • 監査部門がコストセンターから脱却し、経営に貢献する戦略的パートナーになるための道筋

はじめに:内部監査は「コストセンター」から「戦略的パートナー」へ

「内部監査」と聞くと、どのようなイメージをお持ちでしょうか。

「細かい規程違反を指摘される、年に一度の面倒なイベント」「不正がないかを探す、社内の警察のような存在」――。

もし、このようなイメージが先行しているとしたら、それはもはや過去のものです。

古いイメージ(コストセンター)現代の役割(戦略的パートナー)
目的過去の不正や誤謬の発見未来の価値創造とリスクの予防
役割規程違反を指摘する「検査官」経営に助言する「信頼されるアドバイザー」
手法手作業によるサンプリング監査テクノロジーを活用した全件データ分析
評価減点方式のチェック機能企業の成長に貢献する戦略的機能

現代の経営環境は、デジタル化の加速、グローバルな競争激化、そして予測不可能なリスクの増大により、かつてないほど複雑化しています。このような時代において、企業が持続的に成長し、社会からの信頼を勝ち得るためには、内部監査の役割を「過去の過ちを指摘するコストセンター」から、「未来の価値を創造する戦略的パートナー」へと進化させることが不可欠です。

本記事では、総務部門や内部監査部門の責任者様に向けて、現代における内部監査の真の目的と具体的な業務プロセスを徹底解説します。さらに、監査業務のあり方を根本から変える「IT統制」の仕組みを深掘りし、最新テクノロジーを活用して監査対応を最大80%効率化し、内部監査部門を経営に資する「信頼されるアドバイザー」へと変革するための具体的なロードマップを提示します。

第1章:内部監査とは何か?3つの監査との違いと現代における役割

概要

この章では、内部監査の基本的な定義から始め、しばしば混同されがちな監査役監査や外部監査との明確な違いを解説します。さらに、現代のコーポレート・ガバナンスにおいて内部監査がどのような立ち位置で、いかに重要な役割を担っているのかを、「3ラインモデル」というフレームワークを用いて明らかにします。

1-1. 内部監査の定義:守りの「アシュアランス」と攻めの「コンサルティング」

内部監査人協会(IIA)は、内部監査を「組織体の運営に関し価値を付加し、また改善するために行われる、独立にして客観的なアシュアランスおよびコンサルティング活動」と定義しています。

この定義には、2つの重要な側面が含まれています。

  1. アシュアランス(Assurance):保証する役割
    組織のリスクマネジメントや内部統制が、ルール通りに、かつ有効に機能しているかを客観的に評価し、「問題ありません」とお墨付きを与える役割です。これは、企業の健全性を守る「守り」の機能と言えます。
  2. コンサルティング(Consulting):助言する役割
    業務プロセスの非効率な点や、潜在的なリスクに対して、専門的な知見から改善策を提案する役割です。組織の価値向上に貢献する「攻め」の機能です。

もはや、単に規程違反を探し出す「検査官」ではなく、組織目標の達成を積極的に支援する貢献者としての役割が期待されているのです。

この進化の過程は、金融庁が示す内部監査の4段階発展モデルでよく理解できます。

バージョン主な焦点監査部門の役割
Ver 1.0事務的な誤りや規程違反の発見検査官(事後チェック)
Ver 2.0リスクの高い領域への資源集中効率的な評価者(リスクベース)
Ver 3.0経営戦略を踏まえた保証の提供経営の支援者(経営監査)
Ver 4.0経営戦略への助言と価値創造戦略的パートナー(信頼されるアドバイザー)

多くの企業が目指すべきは、このVer 4.0の姿です。

1-2. 監査役監査・外部監査との違いは?「三様監査」の役割分担

企業には内部監査の他に、監査役監査と外部監査が存在し、これらを総称して「三様監査」と呼びます。それぞれ目的や立場が異なり、互いに連携することで企業のガバナンスを支えています。

監査の種類法的根拠実施者独立性主な監査対象報告先
内部監査任意監査(※)主に社内の内部監査部門監査対象部門からは独立。経営者からは独立性が低いが、取締役会等への報告で客観性を担保。業務全般(会計、業務プロセス、コンプライアンス、ITシステム等)取締役会、監査役会、代表取締役など
監査役監査法定監査(会社法)監査役、監査役会取締役(執行側)から独立した会社の機関。取締役の職務執行の適法性・妥当性株主総会、取締役会
外部監査法定監査(会社法、金商法)公認会計士、監査法人会社から独立した第三者。財務諸表の適正性(会計監査)取締役会、監査役会、株主など

※上場企業では金融商品取引法(J-SOX)やコーポレートガバナンス・コードにより、実質的に設置が義務付けられています。

簡単に言えば、内部監査は「社内の味方」として業務改善を、監査役監査は「経営の監視役」として取締役の働きを、外部監査は「外部の専門家」として決算書の正しさを、それぞれ異なる視点からチェックしているのです。

1-3. 経営を支える「3ラインモデル」と内部監査の立ち位置

では、組織全体のリスク管理において、内部監査はどのような役割を担うのでしょうか。その関係性を分かりやすく示したのが「3ラインモデル」です。これは、組織のリスク管理を3つの防衛線(ライン)で捉える考え方です。

ライン役割担当部門の例
第1線リスクの所有と管理事業部門、営業部門
第2線専門的支援とモニタリングリスク管理部門、コンプライアンス部門
第3線独立した立場からの評価内部監査部門

このモデルのポイントは、内部監査(第3線)が、日々の業務執行ライン(第1線・第2線)から明確に独立している点です。この独立性こそが、客観的な評価と経営に資する真に価値ある提言を可能にする源泉なのです。

【この章のまとめ】

  • 内部監査は、組織の健全性を「保証」し、価値向上を「助言」する、守りと攻めの両面を持つ。
  • 監査役監査(取締役の監督)、外部監査(財務諸表の監査)とは目的と立場が異なる。
  • 3ラインモデルにおいて、内部監査は業務執行ラインから独立した「第3線」として、客観的な評価を行う重要な役割を担う。

【関連記事】

  • 内部統制とは?目的・構成要素からJ-SOXの評価までを分かりやすく解説

第2章:内部監査の具体的な流れ|5つのフェーズで進める実践プロセス

概要

内部監査が具体的にどのように進められるのか、その全体像を5つのフェーズに分けて解説します。年間の監査計画策定から始まり、個別の監査の実施、そして改善策のフォローアップに至るまでの一貫したライフサイクルを理解することで、監査を受ける側も行う側も、より円滑に業務を遂行できます。

2-1. 【フェーズ1】監査計画:リスクベースで年間計画を策定する

目的: 年間の監査活動の方向性と範囲を定める。

活動:

年度の初めに、まず年間の内部監査計画を策定します。これは、やみくもに監査対象を選ぶのではなく、「リスクベースアプローチ」に基づいて行われます。前年度の監査結果、事業環境の変化、法令改正などを総合的に分析し、組織にとって影響の大きい高リスク領域を特定。そこに監査資源を重点的に配分する計画を立てます。

成果物: 年次内部監査計画書

2-2. 【フェーズ2】予備調査:監査の成否を分ける事前準備

目的: 個別監査の具体的な範囲と重点項目を特定する。

活動:

本格的な監査(本調査)の1〜2ヶ月前に行われる事前準備です。監査対象部門に監査の目的を通知し、組織図や業務マニュアル、規程類などの関連資料を入手・分析します。さらに、部門責任者へのヒアリングを通じて業務の全体像や潜在的なリスクを把握します。この予備調査の質が、本調査の効率と効果を大きく左右します。

成果物: 監査手続書、監査チェックリスト

2-3. 【フェーズ3】本調査:客観的な証拠を収集する現場検証

目的: 内部統制の有効性を検証し、客観的な証拠を収集する。

活動:

予備調査で作成した監査手続書に基づき、実地で検証を行います。業務プロセスの観察、担当者へのヒアリング、関連書類やデータと実際の運用との照合(証憑突合)などを通じて、業務がルール通りに行われているか、内部統制が機能しているかを客観的な証拠(監査証拠)に基づいて確かめます。

監査の種類目的チェックリスト項目例
会計監査財務報告の信頼性を確保する・総勘定元帳と決算書の数値は一致しているか?
・売掛金の残高は取引先の証明と整合しているか?
業務監査業務プロセスの効率性・有効性を評価する・受注から出荷までのプロセスは円滑か?
・品質管理基準は遵守されているか?
コンプライアンス監査法令や社内規程の遵守状況を確認する・最新の関連法令(個人情報保護法等)を遵守する体制があるか?
・コンプライアンス研修は定期的に実施されているか?
システム監査ITシステムの安全性・信頼性を評価する・システムへのアクセス権限は適切に設定・管理されているか?
・データのバックアップは定期的に取得・テストされているか?
ISO監査国際規格への適合性を検証する・品質マニュアルは規格要求事項に適合し、最新の状態か?
・不適合発生時の是正処置プロセスは有効に機能しているか?

成果物: 監査調書、監査証拠

2-4. 【フェーズ4】評価・報告:改善を促す建設的なフィードバック

目的: 監査結果を整理し、経営層および被監査部門に伝達する。

活動:

本調査で収集した監査証拠を分析・評価し、発見された問題点(指摘事項)や改善が期待される点(推奨事項)を内部監査報告書としてまとめます。重要なのは、単に問題点を羅列するのではなく、その原因やリスクを分析し、建設的かつ実現可能な改善提案を行うことです。報告書は、被監査部門と事実確認を行った上で最終化し、代表取締役や取締役会に報告されます。

成果物: 内部監査報告書、改善命令書

2-5. 【フェーズ5】フォローアップ:監査の実効性を担保する改善追跡

目的: 指摘事項の改善状況を確認し、監査の実効性を確保する。

活動:

内部監査は、報告書を提出して終わりではありません。指摘事項に対して被監査部門が策定した改善計画が、適切かつ期限内に実行されているかを確認するフォローアップ活動が不可欠です。一定期間後に進捗をモニタリングし、改善の完了を確認することで、監査の実効性が担保され、組織の継続的な改善サイクルが確立されます。

成果物: フォローアップ報告書

【この章のまとめ】内部監査の5フェーズ

フェーズ目的主な活動
1. 監査計画年間の方向性を定めるリスク評価、監査対象の選定
2. 予備調査重点項目を特定する資料閲覧、ヒアリング、リスク洗い出し
3. 本調査客観的な証拠を収集する実地での観察、証憑突合、データ分析
4. 評価・報告改善を促すフィードバック指摘事項・改善提案の策定、報告書作成
5. フォローアップ監査の実効性を確保する改善計画の進捗モニタリング

【関連記事】

  • 証跡管理とは?ワークフローで実現する監査対応とコンプライアンス強化のポイント
  • 法定保存文書の一覧【2025年最新版】|会社法・税法で定められた書類の保存期間まとめ
  • [ISO9001文書管理の完全ガイド:要求事項の徹底解説からAI時代のデータ活用まで]((クラスタ記事⑤ ISO9001のURL))

第3章:なぜIT統制が監査効率化の鍵なのか?

概要

多くの監査業務が非効率になる根本原因は、手作業による膨大な確認作業にあります。この章では、その課題を解決する鍵となる「IT統制」について解説します。特にJ-SOX対応の文脈で重要となるIT全般統制(ITGC)とIT業務処理統制(ITAC)の役割を理解することで、なぜITの活用が監査工数を劇的に削減し、監査の質を向上させるのか、そのメカニズムが明らかになります。

3-1. IT統制とは?J-SOX対応の基礎となるフレームワーク

IT統制とは、簡単に言えば「ITに関するリスクを管理し、コントロールする仕組み」のことです。これは、企業の内部統制全体を構成する重要な要素であり、特に金融商品取引法が求める内部統制報告制度(J-SOX)への対応において中心的な役割を果たします。

IT統制は、大きく3つの階層で構成されます。

  1. IT全社的統制: IT統制全体の方針や体制を定める、最上位の統制。
  2. IT全般統制(ITGC): 複数の業務に共通するIT環境(IT基盤)の信頼性を確保する統制。
  3. IT業務処理統制(ITAC): 個別の業務アプリケーションに組み込まれた、業務処理の正しさを保証する統制。

監査の効率化を考える上で特に重要なのが、ITGCとITACです。

3-2. IT全般統制(ITGC):信頼できるIT環境の「土台」を築く

IT全般統制(IT General Controls, ITGC)は、個別の業務システムではなく、それらが稼働するIT環境全体、いわば「土台」を対象とした統制です。ITGCが脆弱だと、どんなに優れた業務システムも信頼できません。

ITGCの主な領域

  • システムの開発・保守: 無許可の変更や不適切なプログラムの導入を防ぐ。
  • アクセス管理: 職務に応じた適切なアクセス権限を設定・管理し、退職者のIDを速やかに削除する。
  • 運用管理: 定期的なデータバックアップや、障害発生時の対応手順を整備する。
  • 外部委託先の管理: 委託先のセキュリティ体制を適切に管理する。

例えば、誰でも簡単にプログラムを改変できるような環境(ITGCの不備)では、システムに組み込まれた自動チェック機能も容易に無効化されてしまいます。したがって、信頼できるITGCの整備は、後述するITACを有効に機能させるための絶対的な前提条件となります。

3-3. IT業務処理統制(ITAC):業務プロセスに組み込む自動チェック機能

IT業務処理統制(IT Application Controls, ITAC)は、販売管理システムや会計システムなど、個別の業務アプリケーションに組み込まれた自動的なコントロールを指します。その目的は、承認された取引が、すべて正確かつ網羅的に処理・記録されることを保証することです。

ITACは、データの流れに沿って「入力」「処理」「出力」の3段階で機能します。

  • 入力統制(Input Controls):誤ったデータや不正なデータがシステムに入り込むのを防ぐ。
  • 例1:マスター参照チェック
    受注入力時に、入力された顧客コードが顧客マスターに存在するかをシステムが自動で照合。存在しなければエラーとする。
  • 例2:承認ワークフロー
    購買申請金額が100万円を超える場合、システムが自動的に部長承認ルートに回付。承認がなければ発注処理に進めない。
  • 処理統制(Processing Controls):データがシステム内部で正確に処理されることを保証する。
  • 例:重複チェック
    支払処理において、同じ請求書番号での二重払いをシステムが検知し、ブロックする。
  • 出力統制(Output Controls):処理結果が、承認された利用者のみに提供されることを保証する。
  • 例:アクセス制御
    人事評価や給与情報のレポートは、人事部長以上の役職者しか閲覧できないようにシステムで制御する。

3-4. IT統制が監査工数を劇的に削減するメカニズム

では、なぜIT統制、特にITACの導入が監査工数を削減するのでしょうか。それは、監査のアプローチを根本から変えるからです。

監査項目Before: 手作業による統制After: ITACによる統制
承認プロセスの検証請求書に上長の「捺印」があるか、数十件を抜き打ちで目視確認。「部長承認なければ支払不可」というシステム設定を一度テスト。
監査で得られる保証サンプルはOKだが、全体は不明。全取引に100%ルールが適用されていることを保証。
監査工数多大(サンプリング、現物確認)僅少(システム設定の確認)

これにより、膨大なサンプリング手続が不要となり、監査工数を大幅に削減できるのです。

【この章のまとめ】

統制の種類目的対象範囲比喩
IT全般統制 (ITGC)ITACが有効に機能する環境を保証するIT基盤全体信頼できるシステムの「土台」
IT業務処理統制 (ITAC)業務が全て正確に処理されることを保証する個別の業務アプリ業務プロセスに組み込まれた「自動チェック機能」
  • IT統制を有効に機能させることで、監査は「サンプリングによる点検」から「仕組みの有効性を一度検証するだけ」へと変わり、劇的な効率化が実現する。
  • このアプローチを実現するには、まず「土台」であるITGCが堅牢であることが絶対条件となる。

【関連記事】

  • ワークフローで実現するJ-SOX対応|3点セット作成を効率化するポイント
  • BPM(ビジネスプロセスマネジメント)とは?AI時代の業務改善と内部統制を加速する経営手法
  • [マスターデータ管理(MDM)がなぜAI活用に不可欠なのか?]((クラスタ記事⑮ MDMのURL))
  • 入力ミスを8割減らすフォーム設計の極意

第4章:監査業務を80%効率化するテクノロジー活用術

概要

堅牢なIT統制の基盤の上に、最新のテクノロジーを戦略的に活用することで、「監査業務の80%効率化」という目標は現実のものとなります。この章では、監査業務を変革する主要なテクノロジーと、その効果を最大化するための「統合型ワークフロー基盤」の重要性を解説します。

4-1. 業務基盤の変革:統合型ワークフローという土台

CAATsやRPAといったテクノロジーは強力ですが、その真価は、分析や自動化の対象となるデータが、いかにクリーンで、構造化されているかに大きく依存します。ファイルサーバーに散在する「野良ファイル」のような質の低いデータをいくら分析しても、価値ある洞察は生まれません。

そこで不可欠となるのが、統合型ワークフロー基盤です。これは、文書の作成から承認、保管、廃棄までを一元管理し、日々の業務プロセスの中で、質の高いデータを自動的に生成・蓄積する「装置」の役割を果たします。

課題ファイルサーバー(Before)統合型ワークフロー基盤(After)
データ品質命名規則もフォーマットもバラバラな「汚れたデータ」。統制されたフォームとプロセスにより「クリーンなデータ」を生成。
文脈「なぜ」の情報が欠落した、単なるファイル。承認プロセスと一体化した「文脈を持つデータ」を蓄積。
検索性AIが活用できない「ダークデータ」の山。AIが意味を理解できる「情報資産」となる。

この強固なデータ基盤があって初めて、後述するテクノロジーはその能力を最大限に発揮できるのです。

4-2. 監査管理ツール:Excel管理から脱却し、業務基盤を整備する

多くの組織では、依然としてExcelやWordで監査計画、調書、指摘事項を管理していますが、情報が分散し、進捗管理も煩雑になりがちです。監査管理ツール(GRCツール)は、こうした課題を解決し、監査プロセス全体を一元的に管理するための司令塔となります。

  • 何ができるか?: 監査計画、リスク評価、調書、証拠、指摘事項、フォローアップ状況など、すべての監査関連情報を単一のプラットフォームで管理します。
  • どんな効果が?:
  • 標準化: 監査プロセスが標準化され、属人化を防ぎます。
  • 可視化: ダッシュボード機能で、監査全体の進捗状況をリアルタイムに把握できます。
  • 自動化: 調書のレビュー依頼や指摘事項の改善督促などを自動化し、管理工数を削減します。

4-3. CAATs(コンピュータ利用監査技法):全件データ分析で不正の兆候を掴む

CAATs(Computer-Assisted Audit Techniques)は、監査人が企業の保有する膨大な電子データを直接分析するためのテクノロジーです。従来のサンプリング監査では見逃していたかもしれない異常や不正の兆候を、全件データを対象に網羅的に洗い出すことができます。

  • 何ができるか?:
  • 異常検知: 「休日深夜の取引」「承認者不在の経費精算」「同一サプライヤーへの重複支払い」など、通常とは異なるパターンの取引を全件データから抽出します。
  • データ突合: 人事システムの従業員マスターと給与システムの支払先マスターを突合し、退職者への支払がないかなどを検証します。
  • どんな効果が?: 監査が「推測」から「実証」へと変わります。全件データを分析することで、より説得力のある監査意見を形成でき、不正発見能力が飛躍的に向上します。

4-4. RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション):証憑突合などの定型作業を完全自動化

RPA(Robotic Process Automation)は、人間がPC上で行う定型的・反復的な操作をソフトウェアロボットに代行させる技術です。特に、ルールベースで付加価値の低い作業において絶大な効果を発揮します。

  • 何ができるか?:
  • 証憑突合の自動化: 経費精算システムのデータと、スキャンされた領収書の内容をRPAとAI-OCR(光学的文字認識)を組み合わせて自動で突合します。
  • データ収集・加工: 監査に必要なデータを複数のシステムから自動で抽出し、分析しやすいようにフォーマットを整えます。
  • どんな効果が?: 監査業務の中でも特に時間を要する手作業をピンポイントで自動化し、監査人を分析や判断といった本来注力すべき業務に解放します。

4-5. 継続的監査/モニタリング:リアルタイムでリスクを検知する未来の監査

テクノロジー活用の最終形態が、継続的監査(Continuous Auditing)と継続的モニタリング(Continuous Monitoring)です。これは、従来の「期末に一度」といった事後的な監査から、リアルタイムに近い形で統制の有効性を検証するアプローチへの転換を意味します。

  • 何ができるか?: 自動化されたツールが、主要なITACの有効性を常時テストしたり、高リスクな取引(例:多額の経費精算)をリアルタイムでモニタリングし、異常があれば即座にアラートを発します。
  • どんな効果が?: リスクの発見が事後的(Reactive)から予防的(Proactive)になります。常時モニタリングされているという意識が従業員のコンプライアンス意識を高め、不正を未然に防ぐ強力な牽制効果を生み出します。

【この章のまとめ】テクノロジーによる効率化ロードマップ

テクノロジー主な機能効率化貢献度(目安)
統合型ワークフロー基盤全テクノロジーの土台となるデータ品質を担保(全体の効果を底上げ)
監査管理ツール監査業務プロセスの一元管理・自動化10-20%
RPA定型的な手作業の自動化+30%
CAATs大量データの網羅的分析による異常検知+20%
継続的監査統制の常時・自動的なテスト+20%

【関連記事】

  • ファイルサーバーはもう古い?AI時代の情報資産化へ導く「統合文書統制基盤」
  • 「野良ファイル」はなぜ生まれる?文書管理の属人化に潜む5つのリスクと対策
  • [文書検索が劇的に変わる!AIセマンティック検索の仕組みとビジネス活用法]((クラスタ記事⑮ AI検索のURL))

第5章:経営に貢献する「信頼されるアドバイザー」への道筋

概要

テクノロジーを活用して監査業務を効率化する最終的な目的は、単なるコスト削減ではありません。その本質は、効率化によって創出された時間を、いかにしてより付加価値の高い活動、すなわち「経営への貢献」へと再配分するかにあります。この章では、先進企業の事例から成功の要諦を学び、監査部門が真の戦略的パートナーへと進化するための道筋を描きます。

5-1. テクノロジー導入の成功事例に学ぶ

企業事例導入技術主な成果と教訓
全日空商事(株)データ分析基盤リスクの可視化: 多様な事業のリスクを横断的に分析。監査の目的を「不備の指摘」から「リスクの予兆把握」へと転換。
多くのRPA導入企業RPAQuick Winの創出: 「大量・定型的」な業務を自動化し、短期で目に見える成果を出すことが、全社的な支持を得る鍵。

5-2. 効率化で生まれた時間をどう使うか?

監査業務を80%効率化できたとして、その創出された時間を何に使うべきでしょうか。目指すべきは、より高度で戦略的な業務へのシフトです。

  • より深い根本原因の分析: なぜその問題が発生したのか、表面的な事象だけでなく、業務プロセスや組織構造にまで踏み込んだ分析を行う。
  • 新たなリスクの特定: ビジネスモデルの変化や新技術の登場に伴う、まだ顕在化していない将来のリスクを予測し、経営陣に警告する。
  • 経営戦略への助言: データに裏打ちされた客観的な洞察(インサイト)に基づき、経営戦略の妥当性や事業運営の改善について、経営陣と対等に議論し、助言する。

このように、監査人は反復作業から解放され、その専門知識と分析能力を、企業の価値を能動的に創造し、保全する活動へと振り向けることができるのです。これこそが、内部監査が金融庁のモデルにおける究極の姿、すなわち「Ver 4.0:信頼されるアドバイザー」へと進化する道筋に他なりません。

【この章のまとめ】

  • テクノロジー導入の成功の鍵は、明確なビジネス課題から出発し、マインドセットを変革することにある。
  • 効率化で創出された時間は、コスト削減ではなく、より付加価値の高い戦略的業務へ再投資すべきである。
  • 最終的なゴールは、データに基づき経営に助言する「信頼されるアドバイザー」へと進化し、企業の価値創造に貢献することである。

まとめ:IT統制の強化は、堅牢な文書ライフサイクル管理から

本記事では、内部監査が単なる「チェック機能」から経営を支える「戦略的パートナー」へと進化する必要があること、そしてその変革の鍵を「IT統制」と「テクノロジー活用」が握っていることを解説してきました。

IT統制を有効に機能させ、CAATsやRPAといったテクノロジーの恩恵を最大限に引き出すための大前提は、監査の対象となる日々の業務データが、信頼できる形で、正確かつ網羅的に記録・管理されていることに他なりません。稟議書、契約書、請求書といった一つひとつの文書が、承認プロセスという重要な文脈(コンテキスト)と一体のまま、改ざん不可能な形で保管されていて、初めて高度なデータ分析や自動化が可能になるのです。

しかし、多くの企業では、承認を行うワークフローシステムと、文書を保管するファイルサーバーや文書管理システムが分断され、決裁後の文書が統制の効かない「野良ファイル」と化しているのが実情です。この「プロセスとアーカイブの断絶」こそが、IT統制を形骸化させ、監査非効率の根本原因となっています。

この根深い課題を解決するのが、文書の発生から承認、保管、そして最終的な廃棄までを一貫して管理する「文書ライフサイクル管理」という考え方です。この文書ライフサイクル管理を、特に法的な「証拠」という観点からさらに厳格化したものが「レコードマネジメントとは?文書管理との違いと導入の4ステップ」であり、両者は企業のガバナンスを支える車の両輪となります。

ジュガールワークフローは、まさにこの思想を体現した「統合型・社内文書統制基盤」です。申請・承認を行うワークフロー機能と、文書を安全に保管・活用する文書管理機能が分断されることなく、一つのプラットフォーム上でシームレスに連携。これにより、すべての公式文書が、承認の証跡とともに自動でファイリングされ、IT統制の基盤を強固なものにします。堅牢なIT統制の土台を築くことは、内部監査の高度化だけでなく、企業の競争力そのものを強化するDXの第一歩と言えるでしょう。

【関連記事】

  • ペーパーレス化の真の目的とは?コスト削減の先にある戦略的価値

引用文献

  1. 日本銀行. 「内部監査態勢の整備」
    金融機関における内部監査の役割や高度化の方向性について解説した資料。
    URL: https://www.boj.or.jp/finsys/c_aft/basic_seminar/data/rel170130a20.pdf
  2. 独立行政法人情報処理推進機構(IPA). 「DX白書2023」
    日本企業のDX推進状況や課題に関する包括的な調査レポート。ワークフロー改革やIT統制強化の必要性の背景データとして参照。
    URL: https://www.ipa.go.jp/publish/wp-dx/dx-2023.html

川崎さん画像

記事監修

川﨑 純平

VeBuIn株式会社 取締役 マーケティング責任者 (CMO)

元株式会社ライトオン代表取締役社長。申請者(店長)、承認者(部長)、業務担当者(経理/総務)、内部監査、IT責任者、社長まで、ワークフローのあらゆる立場を実務で経験。実体験に裏打ちされた知見を活かし、VeBuIn株式会社にてプロダクト戦略と本記事シリーズの編集を担当。現場の課題解決に繋がる実践的な情報を提供します。