交通費の不正受給を防ぐ方法とジュガール経費精算の活用

交通費の不正受給とは？

交通費の不正受給とは、実際の利用実績や社内ルールに反して交通費を申請・受給する行為を指します。
「意図的な不正」だけでなく、「ルールを理解していなかった」「確認体制が整っていなかった」といった構造的な問題から発生するケースも多く、企業にとって看過できないリスクです。

金額的には小さく見えても、件数が積み重なれば大きな損失につながり、さらに社内の信頼やモラルを損なう要因にもなります。
そのため、交通費不正の仕組みや背景を正しく理解し、予防策を講じることが重要です。

不正受給の具体例

交通費不正には、次のような典型的なパターンがあります。
どれも日常業務の中で自然に発生しやすいものであり、明確な悪意がなくとも結果的に「不正」となる場合があります。

実際には出張・移動していないのに交通費を申請

営業担当者が「訪問予定だった取引先が急遽キャンセルになった」場合など、本来は発生していない交通費をそのまま申請してしまうケースがあります。
特に、出張報告書と交通費精算書が連動していない企業では、このような虚偽申請が起きやすくなります。

実際の金額より多く申請（往復を二重計上など）

たとえば、電車代の往復分をすでに申請済みにもかかわらず、再度同じ区間で申請してしまう「二重申請」。
また、経路を手入力する運用では、金額を多めに記載するなどの水増し申請が紛れ込みやすくなります。

定期券区間の重複申請

通勤定期券でカバーされている区間を含めて交通費を申請してしまうケースもよくあります。
本人に悪気がなくても、ルールが明確でなければ「どこまでが自己負担か」が曖昧になり、不正と認定されることもあります。

他人の交通費をまとめて請求

複数人で同行した際、代表者が立て替えて申請したあと、他のメンバーも同じ経路で重複して申請してしまうなどのケース。
コミュニケーション不足や申請ルールの不徹底から発生しやすい典型的なトラブルです。

これらの行為は、金額自体は小さいものの、積み重なると経理負担や企業信頼の低下につながります。

発生する背景・原因

交通費の不正が起きる背景には、社員のモラルだけでなく「仕組み上の問題」があります。
以下のような運用環境が整っていない企業では、不正が発生しやすくなる傾向があります。

経費申請が紙やExcelなどの手入力中心でチェックが甘い

紙やExcelで申請を行うと、入力ミスや虚偽申請を発見するのが困難です。
経路や金額が正しいか、同一経路の重複がないかを都度確認するには膨大な時間と労力がかかり、経理担当がすべてを把握するのは現実的ではありません。
その結果、誤った金額や不正な内容がそのまま承認されるリスクが高まります。

承認フローが曖昧で、上長確認が形骸化

「上長承認」という形式があっても、忙しさから内容をほとんど確認せずに承認してしまうケースは少なくありません。
特に、承認フローが明確にシステム化されていない場合、誰がどのタイミングでチェックしたかが不透明となり、責任の所在もあいまいになります。
これにより、不正を見逃すだけでなく、後から問題が発覚しても追跡できない状況を招きます。

経理部門が申請内容を精査する時間・リソースが不足

月末や期末の経費処理が集中するタイミングでは、経理部門の確認作業が形式的になりがちです。
また、交通費は少額案件が多いため、優先度が低く扱われることもあります。
このようにチェック体制が追いつかない状況が、不正の温床になりやすいのです。

交通費の不正受給はばれる？

「少額だし、気づかれないだろう」と思っていても、交通費の不正受給は高確率で発覚します。
最近では、経費精算のデジタル化や監査体制の強化により、申請内容はすべて履歴として残り、チェックも自動化されています。
一度のミスで済まないケースも多く、懲戒や刑事責任に発展することもあります。

ここでは、不正受給がどのように発覚するのか、そして発覚後にどのような対応が取られるのかを解説します。

発覚の主なきっかけ

交通費不正は、意外にも「内部の気づき」や「データの整合性確認」で判明するケースが多くあります。

• 経理部門による定期的な突合チェック
  交通費申請とICカード履歴・出張報告書・日報を照合することで、実際の行動との不一致が明らかになります。
• 上司や同僚からの内部通報
  同行していない訪問を申請していたり、実際の移動手段と異なる経費が提出されている場合など、内部からの指摘で判明するケースも。
• 監査・税務調査での発覚
  経費帳票が不自然な場合、監査法人や税務署が指摘することもあります。特に交通費は「虚偽申請の温床」とされやすく、確認項目に含まれることが多いです。
• システムによるデータ検知
  近年は、経費精算システム（ジュガールなど）が申請履歴を自動分析し、同一経路の重複申請や異常値を自動で検知します。
  こうしたツール導入により、過去と現在の申請を比較する「パターン監査」が容易になっています。

不正受給が発覚した場合の対応と処分

交通費の不正受給が発覚すると、まずは事実確認のうえで返還命令が下されます。
その後、不正の程度や悪質性に応じて、懲戒処分や法的措置が取られることもあります。

• 故意がない単発ミス：返還＋注意・指導
• 虚偽申請・隠蔽などの悪質行為：懲戒処分（減給・出勤停止・解雇）
• 高額・長期・組織ぐるみの場合：刑事告発の可能性も

企業法務ナビによると、通勤手当を虚偽申告で不正受給していた事例では、懲戒解雇が有効と判断された判例が複数存在します。

判例でみる「不正は必ず発覚する」実例

実際に、交通費・通勤手当の不正が明るみに出た判例では、多くが内部確認やシステム照合をきっかけに発覚しています。

• 大学准教授通勤手当不正受給事件
  　大学教員が公共交通機関を利用していないにもかかわらず定期券代を受給していた事案。
  　大学側が経路照合により不正を確認し、懲戒解雇が有効とされた。
• 会社員住所偽造事件
  　従業員が実際と異なる住所を届け出て通勤手当を不正受給。約4年半にわたり231万円を受け取り、懲戒解雇が妥当と判断された。
• 会社員虚偽申請事件
  　通勤手当を不正に受給した従業員に対し、懲戒解雇処分を有効と認定。
  　会社の調査で交通系ICカード利用履歴と申請内容の矛盾が発覚。

これらのケースはいずれも、「いつかばれる」という事実を裏付けています。
特に、定期券区間や通勤経路の照合はシステム化されており、数年後に監査で発覚するケースも珍しくありません。

適用される可能性のある法律

交通費・通勤手当を虚偽申請で受け取った場合、刑事罰の対象となる可能性があります。

• 刑法第246条（詐欺罪） 「人を欺いて財物を交付させた者は、10年以下の拘禁刑に処する。」
  → 虚偽の申請で会社から金銭をだまし取った場合、詐欺罪が成立する可能性。
• 刑法第253条（業務上横領罪） 「業務上自己の占有する他人の物を横領した者は、十年以下の拘禁刑に処する。」
  → 会社の経費を管理・処理する立場を悪用して私的流用した場合に該当。
• 刑法第159条（私文書偽造罪） 領収書や経路情報を改ざんして申請した場合には、偽造文書提出として罪に問われる場合もある。

>>「e-Gov 法令検索」より参照

これらの刑事責任は「悪質な常習性」や「虚偽書類の提出」が伴う場合に適用されることが多く、懲戒解雇と同時に告訴される事例も存在します。

「ばれない仕組み」ではなく「ばれないようにしない仕組み」へ

交通費の不正受給は、隠そうとしても必ず記録に残ります。
紙やExcel運用では確認が追いつかなくても、ジュガール経費精算のようなシステムを活用すれば、
経路・金額・定期区間を自動判定し、不正の兆候を自動で検知できます。

不正を防ぐ最善の方法は、「人のモラルに頼る運用」ではなく、
“不正ができない・ばれやすい環境”を設計することです。
その仕組みを支えるのが、ジュガール経費精算のような透明性の高いシステムです。

よくある質問(FAQ)

ジュガール経費精算の活用

ジュガール経費精算は、交通費の不正受給を防ぐための強力なツールです。以下に、具体的な機能とその魅力を紹介します。

ナビタイム連携による自動計算

ジュガール経費精算は、ナビタイムと連携して経路を入力することで、以下のような自動計算機能を提供します。

車の走行距離から交通費支給額の自動計算

経路を入力すると、車の走行距離に基づいて交通費の支給額が自動的に計算されます。これにより、手動での計算ミスを防ぎ、正確な交通費の支給が可能になります。

電車やバスの運賃の自動取得

ナビタイムと連携することで、電車やバスの運賃を自動的に取得し、申請内容に反映させることができます。従業員は手動で運賃を入力する必要がなくなり、申請の手間が大幅に軽減されます。

定期区間の除外計算

ジュガール経費精算は、定期区間の除外計算も自動で行います。これにより、定期券でカバーされる区間を重複して申請することがなくなり、不正受給のリスクを減らすことができます。

日当の自動計算

役職に応じた日当テーブルを事前に登録しておくと、交通費精算時に日当を自動計算します。

アラート機能による重複申請の防止

ジュガール経費精算には、同じ人が同一日・同一経路で交通費を申請した場合にアラートを発出する機能があります。このアラート機能により、重複申請や不正な申請がすぐに検出され、経理担当者が確認できるため、不正受給を未然に防ぐことができます。

スマートフォンアプリ対応

ジュガール経費精算はスマートフォンアプリにも対応しており、従業員はいつでもどこでも簡単に経費申請を行うことができます。外出先からでもリアルタイムで申請ができるため、申請の遅延や漏れが減少し、経費管理が効率化されます。

仮払金管理機能

ジュガール経費精算には、仮払申請・仮払精算を行う専用の機能が備わっています。従業員ごとの仮払金の残高を正しく管理するだけでなく、精算漏れを防止するための催促メールを自動送信します。

まとめ

交通費の不正受給は企業にとって深刻な問題ですが、適切な対策を講じることで未然に防ぐことができます。明確なルールの設定や領収書の提出を義務化するだけでなく、経費精算システムの導入が効果的です。特に、ジュガール経費精算は車の交通費の自動計算や電車・バスの運賃の自動取得機能、重複申請防止のアラート機能などがあり、不正受給を防止するための強力なツールとなります。ジュガール経費精算を導入し、交通費の不正受給を防ぎながら、経費管理業務の効率化を図りましょう。