面倒な経費精算を最新ワークフローシステムで効率化！

「レシートを集めて、金額を入力して、上司の承認待ち……」。毎月の経費精算って、本当に面倒くさいですよね。

しかし、この手間がかかる手作業は、社員の負担になっているだけでなく、人為的なミスや、経理部門の膨大なチェック作業、さらには不正リスクといった企業運営上の大きな課題を引き起こしています。

こうした非効率を根本的に解消し、業務効率と正確性を同時に向上させる鍵となるのが、経費精算システムによる自動化とデジタル化です。特に、クレジットカード・電子マネー連携やワークフローのデジタル化は、経費処理のスピードアップとガバナンス強化に直結します。

手入力の経費精算の問題点
人為的ミスの発生

手作業での経費精算は、計算ミスや仕訳ミスが起こりやすいです。また、従業員が領収書の添付を忘れたり、金額の記載を間違えたりするケースも少なくありません。  

業務負担の増大

経理担当者は、多数の経費精算書を処理し、不備があれば差し戻し対応を行う必要があります。これらの作業は、業務負担を大きくし、他の重要な業務に割く時間を減少させます。

領収書管理の煩雑さ

紙の領収書は、保管スペースの確保や整理に手間がかかります。また、紛失のリスクもあり、適切な管理が求められます。  

申請・承認プロセスの非効率性

紙ベースの申請や承認は、回覧に時間がかかり、進捗状況の把握が難しいです。これにより、業務の遅延や承認漏れが発生する可能性があります。  

不正リスクの存在

経費の不正利用や架空請求が行われるリスクがあり、企業の信頼性や財務状況に悪影響を及ぼす可能性があります。

これらの問題点を解決するために、経費精算業務の自動化や効率化が重要です。

例えば、経費精算システムを導入することで、手作業によるミスの削減や業務負担の軽減が期待できます。
また、領収書の電子化により、保管や管理が容易になり、ペーパーレス化も推進できます。
さらに、申請・承認プロセスのデジタル化により、リアルタイムでの進捗確認や迅速な承認が可能となり、不正リスクの低減にも寄与します。  

経費精算業務の効率化は、企業全体の生産性向上やコスト削減に直結します。
最新ワークフローシステムの様々な機能を活用し、これらの課題解決に取り組むことが重要です。

クレジットカード・電子マネーと連携し、自動で経費登録

経費精算の大きな課題のひとつは、支払いの記録を正確に管理することです。
従来の方法では、社員が法人クレジットカードや個人の立替払いで経費を支払った後、領収書を保管し、経費精算システムに手入力する必要がありました。しかし、手作業による入力はミスの発生リスクがあり、申請の手間もかかります。さらに、経理部門は社員の申請を一つずつ確認し、正確性をチェックする負担が大きくなっていました。

このような課題を解決するのが、ワークフローシステムのクレジットカード・電子マネーとの連携機能です。

クレジットカード・電子マネー連携で経費精算を最適化

経費精算業務でクレジットカードや電子マネーを連携させることにより、業務の効率化と正確性の向上が実現します。

まず、クレジットカードなどの利用履歴が自動でシステムに取り込まれるため、従業員による手入力が不要になります。データはリアルタイムで反映され、経費の状況が常に可視化されることで、迅速な予算管理が可能となります。また、自動化によって人為的な入力ミスや二重申請を防ぐことができ、正確性が大幅に向上します。さらに、利用データが自動で記録されることで、「申請を忘れた」といった経費の精算漏れを防止し、従業員・経理部門双方の負担軽減につながります。

経費精算の不正防止と透明性の向上

クレジットカード・電子マネー連携は、単なる利便性向上だけでなく、経費管理の透明性を高めるという大きな利点もあります。

例えば、従来の方法では、社員が経費を申請する際に、実際の支払い内容と異なる金額を申請してしまうリスクがありました。また、同じ領収書を複数回提出するなど、不正経費申請が発生することもありました。
しかし、クレジットカードの支払いデータがそのまま経費としてシステムに登録されれば、申請時に金額などを改ざんするリスクがなくなります。また、既に登録された支出と自動で照合することで、同じ経費の二重申請を未然に防止し、不正な経費請求を検知します。加えて、経費の使用状況がリアルタイムで経理部門に可視化されるため、スピーディなチェックが可能となり、企業全体の透明性の高い経費管理を確立することができます。

精算業務の負担を大幅に軽減

経費精算システムとクレジットカード・電子マネーを連携させることは、経理部門にとって大きなメリットをもたらし、業務負担の大幅な軽減につながります。

カード連携により申請データが正確に自動入力されるため、これまで頻発していた人為的な入力ミスが解消し、経理担当者のチェック作業が格段にスムーズになります。また、利用履歴とデータが一致しているため、領収書の照合作業が減り、承認フロー全体を短縮できます。さらに、経費データがリアルタイムで収集・分析可能になることで、レポート作成などの集計業務が簡単になり、月末・期末の作業効率が大きく向上します。

申請から承認までワンクリック！ワークフローを自動化

経費精算のもう一つの大きな課題は、申請から承認までのプロセスが煩雑で時間がかかることです。多くの企業では、経費精算のために紙の申請書を記入し、上司に印鑑をもらい、経理部門で確認・承認を行うという非効率なフローがまだ残っています。また、メールでの申請も、承認者が確認を忘れたり、対応が遅れたりすることで業務が滞る原因になります。

ワークフローシステムを活用することで、経費申請から承認までのプロセスをすべてデジタル化し、スムーズに自動化することが可能です。

ワンクリック申請＆モバイル承認でスピーディに処理

ワークフロー自動化機能は、申請者と承認者双方の時間を大幅に節約します。社員は、OCR機能でスキャンした領収書や、クレジットカード・電子マネーの決済履歴をもとに、スマートフォンやPCからワンクリックで簡単に経費申請を完了できます。申請が完了すると、上司や経理部門にリアルタイムで通知が届くため、承認作業が即座に始まります。また、承認者は、出張中や外出先でもモバイルアプリから通知をタップするだけで、詳細を確認し、その場で即時承認が可能です。これにより、紙の申請書は不要となり、上司の承認待ちで経費精算が滞るという問題を解決し、社外でもリアルタイムで経費処理を進められるようになります。

経理部門の負担を大幅に軽減

ワークフロー自動化により、経理担当者の作業負担も大幅に軽減されます。まず、申請データが自動で正確に入力されるため、人為的なミスがなくなり、チェック作業が非常にスムーズになります。これにより、従来の経理業務で発生していた記入ミスの修正や申請の催促といった手間が削減されます。また、システム上で過去の経費データの検索や履歴管理が容易に行えるほか、ワークフロー全体の処理状況がリアルタイムで可視化されるため、経理部門はデータ確認と処理に集中でき、業務効率が大きく向上します。

経費精算自動化システムはジュガールがおすすめ

経費精算の自動化は、企業における業務の効率化や正確性の向上、さらにはコスト管理の透明性確保にもつながる重要な施策です。
従来の手作業による経費処理では、申請や承認の遅延、入力ミス、経理部門の負担増といったさまざまな課題が発生していました。
自動化によってこれらの問題を解消することで、従業員の業務負荷を軽減しつつ、よりスムーズで正確な経費処理が可能になります。

経費精算の自動化を進めるうえで重要なのは、自社の業務フローに適合し、必要な機能を過不足なく備えたシステムを選定することです。
具体的には、領収書のデータ化、クレジットカード連携、承認ワークフロー、会計ソフトとの連携など、日常の経費処理を一貫して支援できる仕組みが求められます。

そうした要件を踏まえると、ジュガールは非常に有力な選択肢の一つです。
ジュガールは、モバイルアプリ版、OCRによる領収書の自動入力、各種決済手段との連携、柔軟な承認ルート設定、リアルタイムでのデータ反映など、日々の経費精算業務を大幅に効率化できる機能を備えた統合型ワークフローシステムです。
また、クラウドベースで提供されているため、社内外を問わず利用でき、テレワークや出張時にも柔軟に対応可能です。

経費精算の負担を軽減し、業務全体の生産性を高めるためにも、ジュガールの導入をご検討ください。

FAQ・よくある質問