経費精算システムの切替（リプレース）｜メリットとおすすめサービスを紹介！

経費精算システムを乗り換える企業が増えている背景

経費精算を取り巻く環境は、ここ数年で大きく変化しています。とくにリモートワークや出張削減が進んだことで、紙やExcel中心の運用では対応しきれないケースが増えました。また、キャッシュレス決済の普及や電子帳簿保存法対応の義務化により、企業はこれまで以上に「正確性・スピード・透明性」が求められています。

さらに、人件費の上昇により、管理部門の手作業を削減するニーズも高まっています。既存のシステムが古く、スマホ対応や外部サービス連携が弱いと、業務負荷が重くなり、結果として生産性が低下します。

こうした背景から、多くの企業が「より使いやすく、柔軟で、法対応に強いシステム」への切り替えを進めているのが現状です。

システムを切り替えるべきタイミングとは？

経費精算システムは、一度導入すると長期間使い続ける傾向があります。しかし、業務の実態に合わなくなったまま放置すると、手戻りやムダな工数が増え、結果的にコストが膨らみます。

以下の項目に当てはまる場合、システムの見直しを検討するタイミングです。

乗り換えのきっかけになりやすい症状

• 操作が複雑で、現場から不満が多い
• 承認フローの設定が柔軟にできず、差し戻しが頻発する
• スマホ対応が弱く、外出時の承認が滞る
• 会計ソフトやカード明細との自動連携ができない
• 電子帳簿保存法への対応が不十分で、監査・税務リスクがある
• ライセンス費用やオプション料金が高騰している

そのまま使い続けた場合のリスク

• ヒューマンエラーが減らない
• 管理部門の作業負担が増大する
• 不正や二重申請が見落とされやすい
• 将来の法改正に追随できない
• 導入済みのシステムがサポート終了になる可能性

「多少の不便は慣れでカバーできる」と考えがちですが、業務効率化が当たり前になった現在、使いにくいシステムを運用し続けるメリットはほとんどありません。

経費精算システムの比較ポイント

新しいシステムを検討する際、「どこを比較すればいいのか？」という疑問は多く聞かれます。ここでは、初めての導入担当者でも迷わないよう、押さえておくべき比較基準を整理します。

操作性

• 誰でも直感的に使える画面設計か
• 入力補助（自動計算・自動仕訳）が充実しているか
• スマホからストレスなく申請・承認できるか

使いにくいシステムは、どれだけ高機能でも現場に定着しません。最重要ポイントです。

柔軟なワークフロー

• 承認ルートを自由に設定できるか
• 申請内容に応じて分岐できるか
• テンプレートが統一できるか

組織変更やルール変更に対応できる柔軟性がないと、長期運用で必ず不便が出ます。

電子帳簿保存法への確実な対応

• 電子保存の要件に沿って保管できるか
• タイムスタンプ相当の改ざん防止があるか
• 領収書の検索性が高いか

法対応は“できそう”ではなく、“確実にできる”ことが重要です。

他システム連携

• 会計・人事・基幹システムとの連携
• 交通系ICカード・カード明細の自動取得
• チャットツールとの通知連携（Teams・LINE WORKSなど）

データ入力の二度手間をなくし、管理部門の負荷削減につながります。

コスト構造が明確か

• 月額料金に何が含まれるのか
• オプション費用が発生するか
• 利用人数や申請数によって料金が変動するか

「思ったより高かった」という失敗を防ぐため、最初に確認すべきポイントです。

乗り換えプロジェクトを成功させるための3ステップ

経費精算システムの切り替えをスムーズに進めるためには、段階的に進めることが重要です。ここでは、多くの企業が実践している「失敗しないための3ステップ」を紹介します。

Step 1：現状業務の課題を洗い出す

最初に行うべきは、現在の経費精算フローでどこに時間や手間がかかっているのかを可視化することです。

• 申請数
• 差し戻し件数
• 手作業の多い工程
• 申請者・承認者の不満

これらを整理することで、「どの機能が本当に必要か」「どの業務を自動化すべきか」が明確になります。
無駄な機能を避け、最適なシステム選定に繋がります。

Step 2：比較評価

候補になるシステムは、必ずトライアルで実際に操作することをおすすめします。画面の見やすさや動きの軽さは、資料だけでは判断しにくいからです。

トライアル中にチェックしておくべき観点は以下の通りです。

• 申請・承認が直感的に操作できるか
• スマホでの使用感がストレスなく快適か
• ワークフローの設定が複雑すぎないか
• ミス防止機能や入力補助が整っているか
• 電帳法や内部統制の要件に対応しているか

実際の運用を想定して、社内の複数部署に触ってもらうと導入後の定着がスムーズです。

Step 3：定着化（運用ルールの統一）

システムを導入して終わりではなく、社内で使い続けられるルール作りが欠かせません。

• 申請テンプレートの統一
• 申請・承認フローの明文化
• 申請期限や運用ルールのガイドライン化

管理部門が一元管理できる体制を整えることで、業務の属人化を防ぎ、ミスやムダを減らせます。

よくある乗り換え失敗パターン

システムの乗り換えは、正しく進めれば大きな効果があります。しかし、準備や検討が不足していると、かえって負担が増えるケースもあります。

以下のような失敗パターンは特に多く見られます。

高機能すぎて使いこなせない

画面が複雑で、現場が混乱するパターンです。
経費精算は日常業務のため、「使いやすさ」が最も重視されます。

要件定義が曖昧で、導入後に追加作業が発生

「とりあえず導入してみたが、実は必要な承認ルートが組めなかった」という失敗もよくあります。
事前に業務フローを整理しておくことが重要です。

サポートが弱く、運用が軌道に乗らない

導入初期は特にトラブルが起こりやすいため、サポート体制の有無が重要になります。

データ移行でトラブル発生

古いデータの形式が合わず、移行時に時間がかかるケースもあります。
データ移行に慣れているサービスを選ぶことが成功のポイントです。

ジュガールを選ぶメリット（自然な訴求）

経費精算システムを乗り換える際に意識したいのは、長期的に使いやすく、運用負荷が軽いシステムかどうかです。
ジュガールは、必要な機能に絞りつつ、日々の運用がスムーズになるよう設計されています。

シンプルでわかりやすい操作性

画面が見やすく、初めての利用者でも直感的に操作できます。
申請・承認がスムーズに進むことで、現場業務が滞りません。

柔軟なワークフロー設定

組織のルール変更や例外処理にも対応しやすい構造で、承認ルートの変更も簡単。
複雑な運用でも適応できます。

電子帳簿保存法に確実に対応

領収書の電子保存や改ざん防止機能に対応しており、法令遵守の不安を解消します。

Teams・LINE WORKSとの連携

申請・承認の通知をチャット上で確認できるため、承認が滞りにくくなります。
外出中でも素早く処理が可能です。

コストが明瞭で導入しやすい

シンプルな料金体系で、必要な機能を過不足なく利用できます。

よくある質問

まとめ

経費精算システムの乗り換えは、単なるシステム変更ではなく、業務全体の効率化につながる重要な施策です。
操作性やワークフローの柔軟性、法令対応など、比較すべきポイントを整理した上で、自社の業務に合ったシステムを選ぶことが大切です。

また、導入後の運用をイメージしながら、サポート体制やチャット連携など“日々の業務を軽くする機能”を重視すると、長期的に満足度が高い運用が実現できます。

ジュガールのように、シンプルで使いやすく、必要な機能が過不足なく揃ったシステムであれば、移行時の負担を抑えつつ、確実に業務効率化を進めることができます。