導入事例
オンプレミス型グループウェアから スムーズなクラウドへ移行
建設コンサルタントとして、計画、調査、設計、施工管理など、地域インフラを支える多彩な事業を展開する株式会社拓工。同社では、約25年にわたりオンプレミス型グループウェアを利用し、社内の申請・承認業務を電子化していました。しかし、PCのOSを更新するにあたり、一部機能が動作しない懸念が生じ、既存環境を更新するには高額な費用が必要となることから、クラウド環境への移行を検討しました。
各種クラウド型グループウェアを比較検討する中で、社内コミュニケーション基盤としてLINE WORKSが有力候補となりましたが、申請・承認の機能がない点が課題でした。そこで申請・承認は別のツールで補うことを検討し、LINE WORKSと連動できることを必須条件に探した結果、ジュガールを採用。旧システムで使っていた申請項目や入力順をできるだけ踏襲してフォームを構築したことで、特別な研修を行うことなく、約50名の利用者が新しい環境へ移行しました。現在は、通知の時点で申請の概要を確認し、そのまま承認に進める運用が定着しています。
目的
既存の申請業務を維持しながら、 クラウド環境へ移行
- OS更新後も安定して利用できるクラウド型の申請・承認環境へ移行する
- LINE WORKSと連携し、日常の通知から申請・承認へ進める運用を整える
課題
長年使ったオンプレミス環境の 更新費用と移行時の操作負担
- 約25年前に導入したシステムで、PCのOS更新後に一部機能が動作しない懸念があった
- 既存のオンプレミス環境を更新・再構築する場合、高額な費用が必要だった
効果
旧フォームを踏襲して定着を促し、 通知から承認しやすい運用へ
- 旧システムと同じ申請項目・入力順にすることで、特別な研修なしでも利用者が自然に操作を習得した
- LINE WORKSの通知で申請の概要が分かるため、承認すべき内容を判断し、そのまま処理へ進みやすくなった
約25年利用した環境を、OS更新を機に見直す
ジュガール導入前は、どのように申請業務を行っていましたか？
オンプレミス型グループウェア上に申請システムを構築し、協議書、物品購入申請ほか多くの手続きを行っていました。紙との併用ではなく、これらの申請は旧システム上で処理していました。
長年使ってきたシステムを見直した理由を教えてください。
導入から約25年が経過し、PCを新しいOSへ更新するにあたって、一部機能が動かない状況が見られました。既存環境をそのまま更新すると高額な費用が必要になることも分かり、今後を考えるとクラウド型へ切り替えるべきだと判断しました。在宅勤務を進めようとしていた時期とも重なり、社外からでも利用できる環境へ一気に移行することになりました。
LINE WORKSと連携し、既存の申請を続けられることが決め手
ジュガールを選んだ理由は何でしたか？
クラウド型グループウェアへ移す方針は決めていましたが、製品までは決まっていませんでした。比較検討の結果、社内コミュニケーション基盤としてはLINE WORKSが有力候補になったものの、申請・承認の機能がないことが課題でした。そこで申請・承認は別のツールで補うことにし、LINE WORKSと連動できることを必須条件に探しました。ジュガールなら従来行っていた3種類の申請をフォームとして再現でき、やりたいことをシンプルに実現できそうだったため、LINE WORKSとの組み合わせで早い段階に導入を決めました。
他の業務システムに付属する申請機能も検討しましたか？
従来から利用していた業務管理システムにも申請機能はありましたが、WordやExcelで申請書を作成し、それを添付して申請する方式でした。自由にフォームを作れる仕組みではなかったため、申請する側にも運用する側にも使いづらいと考え、採用しませんでした。
旧システムで行っていた手続きは、すべてジュガールへ移したのですか？
すべてではありません。ジュガールにしたのは協議書や物品購入など、承認が必要な申請に絞りました。それ以外の記入して共有できればよいものは、グループウエアの掲示板やファイル共有機能を利用したりGoogleスプレッドシートへ移す等も行っています。旧システムにあった機能を一つのサービスにそのまま載せ替えるのではなく、内容に合う形へ振り分けた、という進め方です。
代表取締役 社長 青木 拓生 様
以前の項目と順番を再現し、研修なしで移行
導入時、利用者への周知や教育はどのように行いましたか？
以前のシステムで使っていた申請項目と入力順を、ジュガールでもできるだけ同じ形にしました。利用者にとっては、次に何を入力すればよいかイメージしやすく、特別な研修資料を用意したり、操作説明会を開いたりしなくても、画面を見ながら自然に使い方を覚えてもらえました。現在は約50名で利用しています。
クラウド型へ移る際、利用者から戸惑いの声はありましたか？
長年使っていた旧システムは、自社向けに作り込まれていたため、操作性だけを比べれば以前の方が使いやすい部分もありました。ブラウザ型では入力項目が縦に並び、申請内容によってはスクロールが必要です。それでも、旧フォームの項目や順番を踏襲したことで、利用者は大きく迷わず移行できたと思います。
通知の概要が分かるから、そのまま承認に進みやすい
現在の申請・承認の流れを教えてください。
申請は主に社内のPCからブラウザで行っています。協議書や物品購入など、机に向かって入力する内容が中心だからです。承認者にはPC版のLINE WORKSへ通知が届き、内容を確認して、そのまま承認しています。スマートフォンにもLINE WORKSを入れていますが、実際の申請はPCで行うケースがほとんどです。
旧システムと比べて、承認業務に変化はありましたか？
効果が一番大きいのは通知です。以前は『新着メールがあります』としか出ず、申請なのか通常の連絡なのか開くまで分かりませんでした。今はLINE WORKSの通知に申請の概要が表示されるため、開く前に判断でき、そのまま承認まで進められます。ちょっとした空き時間でも処理できるようになり、承認のスピードは以前より明らかに速くなりました。
率直な評価と、移行を検討する企業への示唆
現在、使いづらいと感じる点はありますか？
ジュガールの機能が多い分、ダッシュボード画面が複雑なため、完了した申請がどこにあるかなど、目的の画面を探すのに時間がかかることがあります。また、フォームは縦方向に項目を並べるため、長い申請ではスクロールが必要です。一方で、いずれも慣れれば対応できる範囲で、日々の申請で困ることはありません。
同じようにオンプレミス型システムからの移行を検討する企業にとって、ポイントは何だと思いますか？
長く使った環境とすべてを比べないことだと思います。25年も使っていれば、細かなところでは以前の方が良かった、という話はいくらでも出てきます。それでも、必要な申請をフォーム化し、既存の運用を大きく変えずにクラウドへ移す、という当初の目的は果たせています。
ですから、これまでの機能をすべて一つのサービスに無理に載せ替えようとはせず、承認が必要な申請はフォームに、記入して共有できればよいものはグループウエア等に振り分けました。社員にとって大事なのは、時間を本業に使うことですから。
効いたのは、以前の申請項目と入力順をできるだけ同じ形で作り直したことと、通知を日常的に使っているコミュニケーションツールへ届くようにしたことです。入口も、聞かれる内容と順番も、これまで見ていたものと変わらなければ、現場は迷いませんし、承認も滞りません。何を新しくするかより、何を変えないかを決めておくことが、結果的には近道でした。