導入事例
「シンプルさ」と「低コスト」が決め手！
ペーパーレス化を達成
生活介護、グループホーム、外出支援、相談支援など、地域に根差した障害福祉サービスを展開する社会福祉法人ラフト。同法人では、各拠点から本部に集まる大量の紙書類やエクセルを使った申請・承認を行っていましたが、書類の移動や確認に時間がかかり、決済完了までに最短でも4日〜1週間を要していました。
そこで、パート職員も含めた全員が迷わず使える「シンプルさ」と「低コスト」を兼ね備えた『ジュガール』を採用。120種類以上の申請フォームを自作し、運用をデジタル化しました。
現在では、スマートフォンを活用することで決済スピードが最短1〜2日に劇的に短縮されただけでなく、他の専門システム（勤怠管理や労務管理など）との住み分けによる大幅な業務効率化やペーパーレス化を実現しています。
目的
紙とエクセル中心の業務からの脱却
- 本部・拠点間の決済スピードの向上
- 全職員（パート・アルバイト含む）が使える情報共有基盤の構築
課題
「紙とエクセル」中心の運用と
決済までの時間
- 決済完了までに最短でも4日〜1週間
- 保管庫で過去の履歴を探すのも一苦労
- 他社ツールは仕組みが複雑、かつアカウントコストが高い
効果
決済スピードの向上と
過去の履歴をすぐ把握
- 決済スピードが「最短1〜2日」へ短縮
- ペーパーレス化を達成
- 紙の記録をデータ一元化に成功
- 運用のコストカット
まずは、導入前の課題について教えてください
導入したのは2020年のコロナ禍の時期でした。当時は一時的に現場のサービス提供が制限され、私自身に少し考える時間ができたタイミングだったんです。ふと立ち止まって法人の業務を見つめ直したとき、10年前のやり方と何も変わらずにエクセルや大量の「紙」を使って日々の申請や報告を行っていることに気づきました。「世の中はこれだけ進んでいるのに、うちは10年前で止まっている。やれるうちに一気にデジタル化を進めよう」と、トップダウンで改革を決意したのがきっかけです。
当時は紙の書類をどのようにやり取りされていたのでしょうか？
当法人は事務機能を本部に一極集中させているため、各拠点から書類が集まってきます。郵送費はかからない工夫（人の移動に合わせるなど）をしていましたが、本部に届くまでに数日、そこから私が内容を確認して印鑑を押し、承認後にまたコピーを返却する……といった一連の決済が完了するまでに、最短でも4〜5日、場合によっては1週間ほどかかっていました。
理事長 喜本 由美子 様
他社と比較して圧倒的に「シンプル」で「低コスト」だったこと
デジタル化にあたり、他のツールとの比較検討はされましたか？
当時、世間で非常によく耳にした大手の業務効率化ツールなども検討しましたし、周りからも勧められました。しかし、福祉の世界、特にパートやアルバイトの職員まで巻き込むことを考えたとき、仕組みが複雑すぎて使いこなせないと感じたんです。
その点、ジュガールは非常にシンプルでした。操作が分かりやすく、何よりコストが安い。月数回しかシフトに入らないアルバイトも含めて全員にアカウントを付与したかったので、この「シンプルさ」と「低コスト」が最大の決め手になりました。
決済スピードは「1〜2日」へ短縮
導入後、フォームの作成や社内の浸透はスムーズにいきましたか？
最初のベースとなる申請フォームや承認フローは、私が一気に自分で作り込みました。現場のハレーション（抵抗感）はもちろんゼロではありませんでしたが、一度慣れてしまえば「紙よりも圧倒的に楽だ」ということを職員たちもすぐに実感してくれました。
現在では、事故報告書やヒヤリハット、会議録、勤怠に関する申請など、法人内で回るものはほぼすべてジュガールに移行しており、フォームの数は120種類以上にのぼります。
導入後の具体的な効果はいかがですか？
決済スピードが変わりました。以前は1週間近くかかっていた決済が、今では短いものなら「1〜2日」で完了します。
私自身の働き方も大きく変わりました。以前なら過去の勤怠に関する申請や支援に関する報告書などを確認するために、わざわざ書庫に行ってそれぞれの書類を探さなければなりませんでしたが、今はジュガールで検索すれば一発で過去の書類にアクセスできます。事務所に行かなくてはできなかった各申請書類の確認は、いつでもどこでもできるので、隙間時間にスマホから1日10〜20件の承認を済ませることができています。
また、外出支援については、利用者様のお宅から出た直後でもスマホから報告書をすぐ申請できるため、業務効率化に大きく貢献しています。直近では、実地指導時のデータ管理の安全性も確認できたため、これまで施設内に大量に保管していた過去の紙の記録を、業者に依頼して一斉に廃棄（データ一元化）することもできました。
現在、経費精算や他の専門システム（勤怠管理、労務管理、社内チャットツールなど）も併用されているとお聞きしました。
はい。出退勤の打刻は専門の勤怠システム、従業員のマスター管理は労務管理システム、社内コミュニケーションはチャットツールをフル活用しています。例えば、労務管理システム側にも住所変更などの申請機能は備わっているのですが、やはり「ジュガールで申請してもらった方が画面がシンプルで、承認する側としても圧倒的に分かりやすい」と感じ、あえてジュガールに寄せて運用しているものも多いです。
当法人は小口現金を廃止し、クレジットカードか仮払い、経費精算で運用しているため、今後はジュガールの経費精算や仕訳CSV出力の機能をさらに勉強して、事務局の入力の手間をより削減していきたいですね。
最後に、同じ福祉関係の事業者様へアドバイスをお願いします。
近年、国の方針としても「業務効率化」や「ICT・デジタル技術の活用」が加算の要件になるなど、ここ数年で制度が大きく変わってきています。
何より、これから働く人口が減っていくのは紛れもない事実です。自分たちの業界の常識だけで考えるのではなく、一歩引いて社会全体の動きを見たとき、デジタル化は避けて通れません。
もし今、何から始めていいか分からないのであれば、ジュガールのようにシンプルで、低コストからスモールスタートできるツールを使って、まずは一歩を踏み出してみることを強くお勧めします。
