稟議書で使うと評価が下がるNGワード集｜「～だと思う」を言い換える表現は？

はじめに：なぜ「言葉選び」一つで稟議の承認率が劇的に変わるのか？

「この提案、内容は悪くないはずなのに、なぜかいつも差し戻される…」

「決裁者から『で、結局何が言いたいの？』と厳しいフィードバックを受けてしまう…」

もしあなたがこのような悩みを抱えているなら、その原因は提案内容そのものではなく、無意識に使っている「言葉選び」にあるのかもしれません。

稟議書は、単なる事務手続きの書類ではありません。それは、決裁者という「読み手」を説得し、行動を促すための極めて戦略的なコミュニケーションツールです。そして、その成否は、あなたが選ぶ一つひとつの言葉に大きく左右されます。

例えば、「このシステムを導入すれば、業務効率が上がると思います」という一文。これでは、あなたの個人的な「感想」や「希望的観測」に聞こえてしまい、決裁者は「その根拠は？」と疑問を抱かざるを得ません。

本記事は、承認を勝ち取るための本質的な技術を網羅的に解説したピラーページ『【例文テンプレート付】承認される稟議書の書き方｜決裁者を動かす論理・心理テクニックとデータ活用術』を補足し、特に「言葉選び」というミクロな視点に特化した、より実践的な内容です。

この記事を読み終える頃には、あなたは以下のスキルを習得しているはずです。

• 決裁者の信頼を損なう「NGワード」を具体的に理解し、自身の文章から排除できる。
• 曖昧で主観的な表現を、データに裏付けられた客観的で説得力のある表現へと転換できる。
• 言葉の選択が決裁者の心理にどう影響するかを理解し、戦略的に文章を構築できる。

あなたの「書く力」を組織を動かす力に変えるため、まずは評価を下げてしまうNGワードの世界から見ていきましょう。

第1章：無意識に使っていませんか？評価を著しく下げる稟議書のNGワード集

この章では、稟議書の説得力を著しく低下させるNGワードを「主観」「曖昧」「不適切」の3つのカテゴリに分けて解説します。これらの言葉は、無意識のうちにあなたの提案の信頼性を蝕んでいる可能性があります。自身の稟議書と照らし合わせながら、改善のヒントを見つけてください。

1-1. 自信のなさが透ける「主観・推測」ワード

これらの言葉は、起案者の確信の欠如を示唆し、客観的な判断材料を求めている決裁者を失望させます。提案が十分に練られていない、という印象を与えてしまう最たる例です。

NGワード	なぜNGなのか？
～だと思う／～と思います	最も多用されがちなNGワード。ビジネス文書は客観的な事実と論理的な判断を示す場であり、個人の「感想」や「意見」を述べる場ではありません。
～かもしれません／～だろう	不確実性を強調し、調査や分析が不十分であることを露呈してしまいます。決裁者はリスクを嫌うため、このような推測に基づく提案を承認することは困難です。
～と感じております	「思う」以上に主観的で、感情に基づいた表現です。ビジネスの意思決定において、個人の感覚は判断材料になり得ません。
～のようです	伝聞や不確かな情報に基づいている印象を与えます。起案者自身が事実確認を怠っていると見なされかねません。
～だと考えられます	一見丁寧ですが、「考えます」と同様に断定を避けており、自信のなさが滲み出てしまいます。

1-2. 具体性がなく責任を回避する「曖昧」ワード

これらの言葉は、具体的なデータや事実を示すことから逃げている、という印象を与えます。決裁者は、投資判断に必要な「定量的な情報」を求めており、曖昧な表現では全く響きません。

NGワード	なぜNGなのか？
良くなります／改善します	「どのくらい」良くなるのかが全く分かりません。「〇〇が△%向上する」「コストを月額□万円削減できる」のように、具体的な数値で示す必要があります。
効率化できます	同様に、具体性が欠如しています。「誰の」「どの業務の」時間が「どれくらい」削減されるのかを明確にしなければ、説得力は生まれません。
たくさん／色々／多くの	便利な言葉ですが、ビジネス文書では禁物です。「問い合わせが月間平均50件増加」「3つの課題を解決」など、必ず具体的な数量に置き換えましょう。
できるだけ／なるべく	努力目標に過ぎず、達成責任の所在が曖昧になります。「〇月〇日までに完了」「必ず達成する」といった、コミットメントを示す言葉を選ぶべきです。
～とか／～みたいな	口語的で、論点をぼかす表現です。提案内容を明確に定義せず、曖昧にしている印象を与え、信頼性を損ないます。

1-3. 専門性を疑われる「不適切・口語」ワード

これらの言葉は、ビジネスマナーや基本的な国語力の欠如を示唆し、起案者自身の社会人としての信頼性を揺るがしかねません。内容以前の問題として、決裁者にネガティブな印象を与えてしまいます。

NGワード	なぜNGなのか？
了解しました	上司や決裁者など、目上の相手に使う敬語として不適切です。「承知いたしました」「かしこまりました」が正しい表現です。
～になります	「ハンバーガーになります」のような、いわゆる「バイト敬語」の代表例。「～でございます」との混同が多く見られますが、変化を表す時以外は使いません。
～の方（ほう）	「資料の方、お持ちします」のように、不要に使われることが多い冗長な表現です。シンプルに「資料をお持ちします」とすべきです。
（説明のない）専門用語・カタカナ語	読み手（決裁者）が同じ知識を持っているとは限りません。説明なく専門用語を多用すると、独りよがりで配慮に欠ける印象を与えます。
バラバラ	「情報がバラバラに管理されている」といった表現は、稚拙で非専門的に聞こえます。「各所に散在している」「一元管理されていない」など、客観的な表現に言い換えましょう。

【第1章まとめ】評価を下げるNGワードの特徴

本章で解説した3つのカテゴリのNGワードが、決裁者にどのようなネガティブな印象を与えるかをまとめます。これらの言葉を避けることが、信頼される稟議書への第一歩です。

カテゴリ	特徴	決裁者に与える印象
主観・推測ワード	個人の感想や不確かな推測に基づいている	自信がない、調査不足、無責任
曖昧ワード	具体的な数値や事実が欠けている	具体性がない、効果が不明、怠慢
不適切・口語ワード	ビジネスマナーや語彙力に問題がある	専門性がない、配慮に欠ける、信頼できない

第2章：なぜその言葉がNGなのか？決裁者の心理から読み解く「評価が下がる」メカニズム

この章では、NGワードが決裁者の評価を下げる心理的なメカニズムを解き明かします。決裁者は単に文章を読んでいるのではなく、「起案者の信頼性」と「意思決定のリスク」を同時に測っています。その思考プロセスを理解することが、説得力のある文章を書くための鍵となります。

2-1. 決裁者は「提案内容」と同時に「起案者の信頼性」を評価している

決裁者が稟議書を読むとき、彼らは無意識のうちに二つの評価を行っています。

1. 事業評価：「この提案は、会社にとって本当に有益か？」
2. 人物評価：「この提案を任せて、この起案者は本当にやり遂げられるのか？」

「～だと思います」「～かもしれません」といった自信のない言葉は、事業評価の土台となる「客観的な根拠」を揺るがすだけでなく、「この起案者は、自分の提案にすら確信を持てていないのではないか？」という人物評価の低下に直結します。

【ありがちな失敗例：言葉選びが評価を下げるプロセス】

起案者の表現（NG例）	決裁者の心の声（翻訳と評価）	結果
「新ツールを導入すれば、売上が上がると思います。」	「『思う』？根拠はどこだ？まさか希望的観測だけで提案しているのか？この起案者は信頼できない。」	差し戻し
「導入効果は色々あります。」	「『色々』では全く分からない。定量的な効果を説明できないなら、この提案の価値は不明確だ。」	却下

決裁者は、提案されたプロジェクトの実行責任者として、起案者の能力と覚悟を見ています。曖昧な言葉遣いは、その覚悟の欠如と見なされ、「この人物に会社の重要なリソース（ヒト・モノ・カネ）を預けるのはリスクが高い」と判断されてしまうのです。

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2-2. 曖昧な言葉が決裁者の「認知負荷」と「意思決定コスト」を増大させる

多忙な決裁者にとって、時間は最も貴重な資源です。「業務が改善します」とだけ書かれた稟議書を渡された決裁者は、頭の中で以下のような翻訳作業を強いられます。

• 「『改善する』って、具体的にどういうことだ？」
• 「誰の、どの業務が、どれくらい楽になるんだ？」
• 「それを金額に換算すると、いくらの価値があるんだ？」
• 「その根拠となるデータはどこにあるんだ？」

このように、曖昧な表現は、読み手である決裁者に不要な「認知負荷（頭を使う労力）」を強います。 本来、起案者が事前に整理して提示すべき情報を、決裁者が自ら推測し、補わなければならないからです。

この認知負荷は、フラストレーションを生み、最終的には「この稟議書は分かりにくい＝承認の判断がしにくい」という結論に至ります。決裁者にとって、承認とは「責任を伴う意思決定」です。判断材料が不明確なままでは、意思決定のコスト（リスク）が高すぎて、承認印を押すことはできないのです。

2-3. 小さな言葉のミスが全体への不信感を生む「割れ窓理論」

「割れ窓理論」とは、建物の窓ガラスが1枚割れたまま放置されると、やがて他の窓も次々と割られ、地域全体の治安が悪化するという犯罪学の理論です。

これは稟議書にも当てはまります。「了解しました」といった基本的な敬語の誤りや、「～の方」のような稚拙な表現は、まさに「割れた一枚の窓ガラス」です。

このような小さなミスが一つあるだけで、決裁者は「この起案者は、こんな基本的なことも知らないのか。だとしたら、提案内容のデータ分析や費用計算も、杜撰（ずさん）なのではないか？」と、文書全体の信頼性に疑問を抱き始めます。

一つの小さな綻びが、提案全体の信憑性を揺るがし、より批判的な目で文書を精査させるきっかけを与えてしまうのです。言葉遣いの正確性は、単なるマナーの問題ではなく、あなたの仕事全体の丁寧さや信頼性を保証する重要なシグナルなのです。

【第2章まとめ】決裁者の心理とNGワードの関係

NGワードが引き起こすこと	決裁者の心理的反応	最終的な結果
自信のなさを露呈する	「この起案者は信頼できない」という人物評価の低下	承認リスクが高いと判断される
認知負荷を増大させる	「読むのが面倒」「分かりにくい」というフラストレーション	意思決定を放棄（＝差し戻し）される
専門性の欠如を示唆する	「内容も信用できないのでは？」という全体への不信感	提案全体の信頼性が失われる

より詳細な決裁者の思考プロセスについては、ピラーページ『決裁者は何を考えているのか？3つの判断基準（妥当性・必要性・緊急性）』も併せてご覧ください。

第3章：【実践編】「～だと思う」を卒業！説得力を倍増させる言い換え表現マトリクス

この章では、NGワードをプロフェッショナルな表現へと転換する具体的な技術を解説します。ここで紹介する「言い換えマトリクス」は、あなたの稟議書から主観性と曖昧さを排除し、客観的で力強い文書を作成するための実践的なツールです。明日からすぐに使える表現を身につけましょう。

3-1. 基本原則：主観的な「意見」から客観的な「判断」への転換

言い換えの根本にあるのは、マインドセットの転換です。目指すべきは、個人的な「意見（Opinion）」を述べることから、事実やデータという「証拠（Evidence）」に基づいて専門家としての「判断（Judgment）」を示すことへの移行です。

• 意見：「このツールは便利だと思います。」
• 判断：「A社の導入事例と社内テストの結果から、本ツールは現状の課題解決に最も有効であると判断します。」

この転換を実現するためには、「分析」「検討」「比較」「予測」といった、論理的な思考プロセスを経たことを示す言葉を意識的に使うことが重要です。

3-2. 言い換えマトリクス：NGワードをプロフェッショナル表現へ

ここに示すマトリクスは、あなたの稟議書作成における「虎の巻」です。問題のあるフレーズを、文脈に応じて説得力のある表現に置き換えるための具体的な選択肢を提示します。

NGワード／フレーズ	回避すべき理由	推奨される代替表現	文脈／使用例
～だと思う／～と思います	主観的で確信に欠け、個人的な意見に聞こえる。	～と考えます	論理的な思考プロセスを経たことを示す。「本施策が最適と考えます。」
		～と判断します	複数の選択肢や証拠を比較検討した上での決定であることを示す。「データに基づき、A案が有効と判断します。」
		～と見込まれます／～と予測されます	データに基づく客観的な将来予測に用いる。「導入により、年間15%のコスト削減が見込まれます。」
		～と確信しております	確固たる証拠に裏打ちされた、強い自信を示す場合に限定的に使用する。相手の感情に訴えたい時にも有効。
～かもしれません／～だろう	不確実性を表現し、調査不足を示唆する。	～の可能性があります	潜在的な結果やリスクを客観的に述べる。「市場の変動によっては、計画に遅延が生じる可能性があります。」
		～と推測されます	証拠はあるが、断定できない場合に限定的に使用する。「過去のデータから、同様の結果になると推測されます。」
		～という懸念があります	リスクを誠実に開示する際に使用する。「導入初期において、一時的な生産性の低下という懸念があります。」
良くなります／改善します	抽象的で、測定可能な成果が欠けている。	～が〇%向上します	改善度を定量化する。「新システムの導入により、作業効率が20%向上します。」
		～という課題を解決できます	解決される問題を具体的に特定する。「手作業による入力ミスという課題を解決できます。」
		～（具体的な状態）を実現します	達成後の具体的な状態を描写する。「ペーパーレス化とリアルタイムでの情報共有を実現します。」
たくさん／色々	曖昧で非科学的。	具体的な数値（例: 50件, 200%）	常に具体的な数字に置き換える。「月間の問い合わせが平均50件に増加しました。」
		主に3つの～	複数の項目を構造化して示す。「課題は主に3つあります。第一に…」
～の方（ほう）	冗長で口語的なつなぎ言葉。	（削除）	このフレーズを単純に削除する。「資料の方をお持ちします」→「資料をお持ちします。」
了解しました	上司や顧客に対する敬語として不適切。	承知いたしました／かしこまりました	適切な敬語を使用する。「日程変更の件、承知いたしました。」

3-3. データを活用し、表現に「揺るぎない根拠」を与える技術

前述の言い換え表現は、その裏付けとなる「客観的なデータ」があって初めて真価を発揮します。言葉だけを取り繕っても、中身が伴わなければ意味がありません。力強い表現を支えるためのデータ活用のポイントは以下の3つです。

1. 数字の力（The Power of Numbers）
   規模や影響度を示すには、具体的な数値が最も効果的です。「売上が落ちています」ではなく、「売上高が前年同月比で12%減少しました」と表現することで、問題の深刻度が明確に伝わります。
2. 情報源の信頼性（Source Credibility）
   データを提示する際は、その出所を明らかにすることで信頼性が飛躍的に高まります。

• 内部データ：社内の販売実績、顧客データ、業務ログなど
• 外部データ：官公庁の統計、業界団体の調査レポート、信頼できる調査会社のアナリストレポートなど

3. 比較の論理（Logic of Comparison）
   一つのデータを単独で示すよりも、何かと比較することでその価値はより明確になります。

• 時系列比較：過去の実績との比較（例：前年比）
• 競合比較：競合他社の状況との比較（例：業界平均との乖離）
• 選択肢比較：複数の選択肢（A案、B案、現状維持案）のメリット・デメリットを比較する

特に、複数の業者から見積もりを取る「相見積もり」は、購買稟議において価格の妥当性を証明するための必須プロセスです。

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【第3章まとめ】説得力を高める表現の公式

説得力のある表現 ＝

（論理的な思考プロセスを示す言葉） × （客観的なデータと信頼できる情報源）

第4章：言葉選びを超えて。稟議書全体の説得力を高める構造戦略

ここまで、単語やフレーズといったミクロな視点での改善方法を解説してきました。最終章では、よりマクロな視点に立ち、稟議書全体の「構造」によって説得力を最大化する戦略について解説します。優れた言葉選びも、それを配置する設計図がなければ効果は半減してしまいます。

4-1. 決裁者の思考を先回りする最強の論理構成「PREP法」

多忙な決裁者が最も好むのは、「結論から話す」コミュニケーションです。そのニーズに完全に応えるのが、PREP法という論理構成フレームワークです。

構成要素	内容	【システム導入稟議における具体例】
Point (結論)	承認してほしい内容を、具体的かつ簡潔に述べる。	「顧客管理システム『CustomerFirst X』の導入に関し、初期費用500万円の予算承認をお願いいたします。」
Reason (理由)	結論を支える戦略的な「なぜ」を、会社の目標や課題と結びつけて説明する。	「本システム導入の目的は、現在課題となっている顧客離反率を年間15%から5%に改善することにあります。」
Example (具体例)	理由を裏付ける客観的なデータ、他社事例、社内調査などの「証拠」を提示する。	「同業のA社では、本システム導入後、顧客離反率が1年で8%改善した実績があります。添付のROI分析シートの通り、本投資は2.5年で回収可能です。」
Point (結論の再提示)	再度結論を述べ、決裁者に具体的な行動を促す。	「以上の理由から、『CustomerFirst X』の導入が不可欠です。速やかなご承認をお願いいたします。」

このPREP法は、決裁者の「何？→なぜ？→本当か？→で、どうする？」という思考プロセスと完全に一致しているため、極めてスムーズな理解と意思決定を促します。

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4-2. リスクとデメリットの戦略的開示で、逆に信頼を勝ち取る

一見、直感に反するかもしれませんが、提案の潜在的なリスクやデメリットを正直に開示することは、決裁者の信頼を勝ち取るための極めて高度なテクニックです。

メリットばかりを並べ立てる提案は、かえって「何か隠しているのではないか？」「楽観的すぎるのでは？」という疑念を抱かせます。決裁者の仕事は、リスクを管理することでもあるため、彼らは常に潜在的な問題点を探しています。

そこで、起案者自らが率先してリスクを特定し、それに対する具体的な「対策」や「緩和策」をセットで提示するのです。

【リスク開示の記載例】

想定されるリスク	対策・緩和策
従業員の利用率低迷 導入初期に従業員が新しいシステムを使いたがらない可能性がある。	導入前に全対象者への集合研修（2時間×2回）を実施する。また、利用率に応じたインセンティブ制度を期間限定で導入する。
データ移行時の不整合 既存システムからのデータ移行時に、一部データの欠損や不整合が発生する可能性がある。	専門業者による移行支援サービスを利用し、移行後は1ヶ月間の並行稼働期間を設け、データの整合性を徹底的に検証する。

このように、リスクを先回りして提示し、すでに対策を講じていることを示すことで、決裁者は「この起案者は物事を多角的に捉え、信頼できる」と感じ、安心して承認しやすくなります。

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【第4章まとめ】構造で説得力を高める

戦略	目的	効果
PREP法	決裁者の思考プロセスに沿って情報を整理する	認知負荷を下げ、迅速な理解と意思決定を促す
リスクの戦略的開示	潜在的な懸念点を先回りして提示し、対策を示す	起案者の信頼性を高め、決裁者の不安を払拭する

稟議書の言葉選びに関するよくある質問（FAQ）

まとめ：言葉を磨き、組織を動かす「書く力」を手に入れる

本記事では、稟議書で使うと評価が下がるNGワードから、説得力を倍増させる具体的な言い換え表現、さらには文書全体の構造戦略までを解説してきました。

「～だと思う」を「～と判断します」に言い換える。それは、単なる言葉遊びではありません。主観的な「意見」から、データに裏付けられた客観的な「判断」へと、思考の次元を引き上げる行為そのものです。

言葉選びをマスターすることは、あなたの思考をより深く、鋭くし、決裁者からの信頼を勝ち取るための最も強力な武器となります。そして、その信頼は、一つの稟議書を承認させるに留まらず、より大きな責任や挑戦の機会を引き寄せるでしょう。あなたの「書く力」は、あなた自身のキャリアを切り拓き、ひいては組織全体を動かす原動力となり得るのです。

稟議作成のその先へ：ジュガールで業務プロセスを根底から変革する

本記事で解説した言葉選びの技術は、あなたの稟議書を劇的に改善するでしょう。しかし、それはあくまで「個人のスキル」による対症療法です。より本質的な課題解決を目指すなら、組織全体の「仕組み」に目を向ける必要があります。

「そもそも、なぜこんなに稟議書の作成に時間がかかるのか？」

「承認プロセスがブラックボックス化していて、どこで止まっているか分からない」

こうした根本的な課題を解決するのが、ジュガールワークフローです。ジュガールは単なる電子承認システムではありません。AIとBIを搭載し、文書の作成から承認、保管、そしてデータ活用まで、企業の意思決定プロセス全体を統合・自動化するプラットフォームです。AIによる入力支援や規程チェック機能は、そもそもNGワードが生まれにくい環境を構築し、あなたの貴重な時間をより創造的な業務へとシフトさせます。個人の「書く力」を高めると同時に、ジュガールで組織の「仕組み」をアップグレードしませんか？

引用・参考文献

本記事の作成にあたり、テーマの特性上、特定の公的機関やリサーチ会社による統計データは限定的でしたが、企業の公式発表や信頼性の高いビジネスメディア、専門家の知見を総合的に参考にしています。

1. 経済産業省. (2018). DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～. https://www.meti.go.jp/policy/it_policy/dx/DX_report_summary.pdf

• （企業のDX推進の文脈における、業務プロセス非効率性の課題として参考にしました）

2. 株式会社MM総研. (2023). クラウドワークフローの市場規模調査. https://www.m2ri.jp/report/market/category.html?id=5

• （ワークフローシステムの市場動向や、企業における意思決定プロセスの電子化ニーズに関するデータとして参考にしました）

• （組織内の合意形成や意思決定における課題感についてのデータとして参考にしました）