カテゴリ	この記事を読むことで得られる知識やスキル
異文化理解	なぜ日本の「稟議」が海外で理解されにくいのか、その文化的・歴史的背景を深く理解できる。
概念の整理	「稟議」「稟議書」「決裁」といった複雑な概念を、英語で明確に区別して説明できるようになる。
戦略的説明力	会議や権限移譲との関係性を整理し、稟議が合理的な意思決定プロセスの一部であることを論理的に説明できるようになる。
英語表現	稟議プロセスの説明、進捗報告、遅延の謝罪、結果通知など、具体的なビジネスシーンで使える英語フレーズとメールテンプレートが手に入る。
交渉・説得術	稟議の「遅い・非効率」という弱みを、「徹底したリスク管理」「組織の総意形成」といった強みに転換して、相手を納得させる伝え方が身につく。
高度なコミュニケーション	「根回し」のようなデリケートな慣習について、誤解を招かずにその機能と必要性を説明できるようになる。

はじめに：なぜ、稟議の「英語での説明」が戦略的に重要なのか？

グローバルビジネスが加速する現代において、海外のビジネスパートナーとの協業は不可不可欠です。しかし、その過程で多くの日本企業が直面するのが、日本独自のビジネス慣習、特に「稟議（りんぎ）」をめぐるコミュニケーションギャップです。

「提案はいつ承認されるのですか？」

「なぜこんなに時間がかかるのですか？」

「最終的な意思決定者は一体誰なのですか？」

海外パートナーからこうした問いを投げかけられ、説明に窮した経験を持つ方も少なくないでしょう。稟議を単に approval process（承認プロセス）と訳すだけでは、その背後にある複雑な文化的・組織的背景は伝わらず、かえって「非効率」「不透明」といったネガティブな印象を与えかねません。

本記事は、海外とのビジネスに携わる、特に企業のガバナンスやリスク管理を担う総務・内部監査部門の責任者の方々に向けて書かれています。稟議の英語での説明は、単なる語学の問題ではありません。それは、自社の意思決定プロセスの正当性と透明性を伝え、パートナーとの信頼関係を築くための、極めて戦略的な異文化コミュニケーションです。

この記事では、具体的な英語表現やメールテンプレートの紹介に留まらず、稟議というシステムの構造、文化的背景、そして「根回し」といった非公式な慣習までを、海外パートナーが納得できる形で説明するための論理とフレームワークを提供します。

この「教科書」を通じて、稟議をめぐるコミュニケーションギャップを乗り越え、より円滑で強固なパートナーシップを築くための一助となれば幸いです。

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第1章：なぜ稟議は海外で理解されにくいのか？その根本原因を探る

稟議を英語で説明する難しさの根源は、単語の対訳が存在しないこと以上に、その背景にある価値観の違いにあります。この章では、稟議が海外、特に欧米のトップダウン型文化を持つビジネスパートナーにとって、なぜ理解しにくいのか、その根本原因を掘り下げます。

1-1. 「承認プロセス」という直訳では伝わらない文化的背景

稟議を approval process と訳すこと自体は間違いではありません。しかし、その一言では、日本組織の意思決定を支える重要な文化的価値観が抜け落ちてしまいます。稟議制度の根底には、主に以下の4つの文化的DNAが埋め込まれています。

• 集団の調和とコンセンサス（和, Wa）: 日本の組織文化では、開かれた場での対立を避け、集団全体の調和を維持することが伝統的に重視されます。稟議は、関係者全員の合意（コンセンサス）を時間をかけて丁寧に形成していくための装置であり、多数決やトップの鶴の一声で物事を決める文化とは一線を画します。
• 共同責任の概念: 日本では、一つの決定に対する責任を特定の個人に負わせるのではなく、承認に関わった全員で分担する意識が強く働きます。これにより、個人が過度なリスクを恐れずに挑戦できる一方、責任の所在が曖昧になるという側面も持ち合わせています。
• リスク回避の傾向: 複数の部門（法務、財務、技術など）や多様な役職者の目で多角的に提案を精査する稟議プロセスは、それ自体が強力なリスク管理ツールとして機能します。石橋を叩いて渡る、慎重さを重んじる国民性が反映されていると言えるでしょう。
• ボトムアップによる現場知の活用: 必ずしもトップが現場の専門家ではない日本企業において、稟議は現場の実務に精通した担当者からの提案を吸い上げ、経営の意思決定に活かすための重要なボトムアップ型の仕組みです。

これらの文化的背景を理解せずして、稟議のプロセスだけを説明しようとすると、「なぜそんな面倒なことをするのか？」という当然の疑問に答えることができません。

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1-2. トップダウン文化との比較で見える、日本型意思決定の本質

海外パートナーの不満や疑問は、多くの場合、彼らが慣れ親しんだ迅速なトップダウン型の意思決定システムと稟議（ボトムアップ型）を比較することから生じます。そこで有効なのが、両者の違いを優劣ではなく「目的と適した状況の違い」として客観的に示すことです。

稟議システムが重視するのは「意思決定の質」と「実行のスムーズさ」です。時間はかかっても、一度決まれば関係者全員が納得しているため、実行段階での内部抵抗が少なく、物事が円滑に進む傾向があります。

一方、トップダウンシステムが重視するのは「意思決定のスピード」です。素早い判断で市場の変化に対応できますが、決定内容が現場の実態と乖離していた場合、実行段階で摩擦や手戻りが生じるリスクを内包しています。

この違いを明確に伝えることで、パートナーの視点を「遅いか速いか」という一次元的な評価から、「どのような価値を重視したシステムなのか」という多角的な理解へと導くことができます。

【まとめ表】トップダウンとボトムアップ、一目でわかる違い

アプローチ	メリット	デメリット	適した状況
トップダウン	・意思決定が速い ・方針に一貫性が出る ・危機管理に強い	・現場の実態と合わないことがある ・従業員の主体性が育ちにくい ・リーダーの能力への依存度が高い	・全社的なシステム改革 ・事業の方向性を大きく変えるとき ・緊急時
ボトムアップ（稟議）	・現場の実情に合った改善ができる ・従業員のモチベーションが上がる ・多様なアイデアが出やすい	・意思決定に時間がかかる ・全社的な視点が欠けやすい ・従業員の能力に依存する	・既存業務の継続的な改善 ・サービスの品質向上 ・イノベーションの創出

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第2章：稟議システムを分解する：英語で伝えるべき3つの構成要素

「稟議」という言葉は、実は単一の概念ではありません。海外パートナーに正確に伝えるためには、このシステムを少なくとも3つの構成要素に分解し、それぞれを個別に説明する必要があります。

2-1. 稟議（Ringi）：プロセスそのものをどう伝えるか

まず、最も広義の「稟議」は、提案が起案されてから最終的に決裁されるまでのプロセス全体を指します。これを説明する際は、単なる手続きではなく、その目的を伝える言葉を選ぶことが重要です。

• Consensus-based approval process

• ニュアンス: 「コンセンサス（合意形成）に基づく承認プロセス」。稟議の最も本質的な特徴を捉えた表現です。なぜ時間がかかるのか、という問いに対する答えにもなります。
• 使用例: “For a decision of this scale, we have a consensus-based approval process called Ringi to ensure everyone is aligned.” （この規模の決定については、関係者全員の足並みを揃えるため、Ringiと呼ばれる合意形成に基づく承認プロセスがあります。）
• Bottom-up approval system

• ニュアンス: 「ボトムアップ型の承認システム」。現場からの提案を吸い上げるという特徴を強調したい場合に有効です。
• 使用例: “Our bottom-up approval system allows us to leverage the knowledge of those closest to the issue.” （私たちのボトムアップ型承認システムは、課題に最も近い人々の知識を活用することを可能にします。）

2-2. 稟議書（Ringi-sho）：提案文書の位置づけ

次に、そのプロセスで使われる具体的な文書が「稟議書」です。これは、意思決定に必要な情報を集約し、関係者間で共有するための器の役割を果たします。単に承認を「依頼する(Request)」だけでなく、組織に対して正式に「提案する(Propose)」という主体的な意味合いが強いため、Proposal という単語が非常に的確な場合が多くあります。

• Proposal for approval / Formal proposal

• ニュアンス: 「承認のための提案書」「公式な提案」。提案内容そのものに焦点を当てた、主体的で分かりやすい表現です。
• 使用例: “I have prepared the formal proposal. It includes the project background, budget, and expected ROI.” （公式な提案書を準備しました。プロジェクトの背景、予算、期待されるROIが含まれています。）
• Request for Approval (RFA)

• ニュアンス: 一部のグローバル企業でも使われることがある略称で、よりフォーマルな響きを持ちます。「依頼」という行為に焦点が当たります。
• 使用例: “The RFA is now being circulated to the relevant departments.” （その承認依頼書は現在、関連部署に回覧されています。）

2-3. 決裁（Kessai）：最終決定のニュアンス

最後に、プロセス全体のゴールとなるのが「決裁」です。これは、権限を持つ人物が下す最終的な意思決定を指します。

• Final authorization / Final decision

• ニュアンス: 「最終的な認可・決定」。稟議プロセスを経た提案に対して、公式なGOサインを出す行為であることを明確に示します。
• 使用例: “We are now waiting for the final authorization from our CEO.” （私たちは今、CEOからの最終的な認可を待っているところです。）

これらの要素を区別せずに「Ringi」という言葉だけで話を進めてしまうと、相手は「プロセス」の話をしているのか、「文書」の話をしているのか混乱してしまいます。最初にこれらの関係性を明確に定義することが、円滑なコミュニケーションの鍵となります。

【図解】稟議・稟議書・決裁の関係性

• 起案 (Drafting): 担当者が稟議書 (Ringi-sho / Formal Proposal) を作成する。
• 稟議 (Ringi / Approval Process): 作成された稟議書が、関係部署を回覧 (Circulation) され、各担当者から承認 (Approval) を得ていくプロセス。
• 決裁 (Kessai / Final Authorization): すべての承認を得た稟議書に対し、最終決裁権者が最終的な意思決定を下す。

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第3章：会議との使い分けをどう伝えるか？ 戦略的判断のフレームワーク

海外パートナーに「日本の会社は何でも稟議で、時間がかかる」という誤解を与えないために、稟議が唯一の意思決定手段ではないことを伝えるのが極めて重要です。この章では、稟議と会議を戦略的に使い分けていることを示し、その合理性を説明するためのフレームワークを紹介します。

3-1. 「稟議が会議を増やす」という逆説

まず、稟議が万能ではないことを率直に認める視点が有効です。

“You might be surprised, but a poorly managed Ringi process can actually create more meetings.”

（驚かれるかもしれませんが、実は、質の低い稟議プロセスは、かえって会議を増やしてしまうことがあるのです。）

このように切り出すことで、「我々は稟議制度の問題点も理解している」という自己客観的な姿勢を示すことができます。質の低い稟議書は、内容を補足するための「事前説明会議」や、進捗を確認するための「催促会議」を生み出します。この逆説を説明することで、「我々が目指しているのは、会議を不要にする、質の高い稟議プロセスです」という前向きなメッセージを伝えることができます。

3-2. フレームワーク「意思決定モダリティ・マトリクス」

その上で、「我々は案件の性質に応じて、意思決定の方法を合理的に選択している」ことを示す強力なツールが「意思決定モダリティ・マトリクス」です。これは、案件を「戦略的重要性」と「複雑性・リスク」の2軸で分類し、最適な処理方法を判断する考え方です。

案件の特性（戦略的重要性／複雑性・リスク）	最適な処理方法	英語での説明例
高／高	戦略会議（事前読解用の稟議が必須）	“For highly strategic and complex issues like entering a new market, we hold a strategic meeting. A formal proposal is circulated beforehand to ensure a high-quality discussion.”
低／高	標準稟議（任意でレビュー会議）	“For routine but high-risk items like renewing a major contract, we use the standard Ringi process. A meeting is held only if significant concerns are raised.”
高／低	合理化された電子稟議（会議不要）	“For strategically important but simple tasks, we use a streamlined digital workflow. No meeting is required.”
低／低	権限移譲（稟議・会議不要）	“For low-risk, routine operational matters, the decision is delegated to the team on the ground. No formal approval is needed.”

このフレームワークを提示することで、稟議が単なる硬直した慣習ではなく、多様な意思決定手段の一つとして、組織内で戦略的に位置づけられていることを論理的に示すことができます。

3-3. 稟議が不要なケース：「権限移譲」というアクセル

特にマトリクスの右下にある「権限移譲（Delegation）」を強調することは、日本企業の意思決定が必ずしも遅くないことを示す上で非常に有効です。

“To accelerate our day-to-day operations, we actively delegate authority to our managers and teams. They can make decisions quickly within their scope of responsibility without going through the Ringi process.”

（日々の業務を加速させるため、私たちは管理職やチームに積極的に権限を移譲しています。彼らは責任範囲内であれば、稟議プロセスを経ずに迅速に意思決定できます。）

この点を伝えることで、「何から何まで稟議が必要」という画一的なイメージを払拭し、より柔軟で現実的な組織運営を行っていることをアピールできます。

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第4章：実践！稟議を説明するための英語表現・フレーズ集

この章では、実際のビジネスシーンで即使える、稟議に関する英語表現を状況別に紹介します。基本的なフレーズから、少し複雑なニュアンスを伝える応用表現、さらにはそのまま使えるメールテンプレートまで、網羅的に解説します。

4-1. 状況別キーフレーズ：基本から応用まで

【状況1】稟議プロセスについて初めて説明する

• 基本フレーズ:

• “We have an internal approval process called ‘Ringi’.” （社内には「稟議」と呼ばれる承認プロセスがあります。）
• “For this matter, we need to go through our formal approval workflow.” （この件については、当社の公式な承認ワークフローを経る必要があります。）
• 応用フレーズ（目的を伝える）:

• “This process, which we call Ringi, can take some time, but it guarantees strong internal support and smooth execution later on.” （Ringiと呼ぶこのプロセスは時間がかかることもありますが、強力な社内サポートと後の円滑な実行を保証するものです。）
• “It’s a consensus-building process to ensure all stakeholders are aligned and committed.” （これは、すべての関係者の足並みを揃え、コミットメントを得るための合意形成プロセスです。）

【状況2】稟議の進捗を報告する

• 基本フレーズ:

• “The proposal is currently in our internal approval cycle.” （提案は現在、社内の承認サイクルにあります。）
• “It’s currently under review by the finance department.” （現在、財務部門でレビュー中です。）
• 応用フレーズ（安心感を与える）:
• “I’m tracking its progress and will let you know as soon as we have a final decision.” （進捗を追っており、最終決定が出次第すぐにお知らせします。）

【状況3】遅延について連絡・謝罪する

• 基本フレーズ:

• “The approval process is taking a little longer than expected.” （承認プロセスが想定より少し長くかかっています。）
• “I apologize for the delay.” （遅延についてお詫び申し上げます。）
• 応用フレーズ（理由と見通しを伝える）:

• “This step is essential to ensure all aspects of the project are thoroughly vetted. We appreciate your patience.” （このステップは、プロジェクトのあらゆる側面が徹底的に精査されることを保証するために不可欠です。ご辛抱いただけますと幸いです。）
• “I will provide you with another update by the end of this week.” （今週末までに、再度アップデートをご連絡いたします。）

【状況4】結果を通知する

• 承認された場合:

• “I’m pleased to inform you that the proposal has been approved.” （提案が承認されましたことを、喜んでお知らせいたします。）
• “We’ve received the green light. We can now proceed to the next step.” （ゴーサインが出ました。次のステップに進むことができます。）
• 否決・差戻しされた場合:

• “The proposal was returned with a request for more information on the budget.” （提案は、予算に関する追加情報を求める形で差し戻されました。）
• “Unfortunately, it was not approved in its current form. However, we have received constructive feedback and will be submitting a revised version.” （残念ながら、現在の形では承認されませんでした。しかし、建設的なフィードバックを得ており、修正版を再提出する予定です。）

4-2. メールテンプレート：そのまま使える文例集

【テンプレート1】稟議プロセスの事前説明

Subject: Our Internal Approval Process for the [Project Name] Proposal

Dear [Partner’s Name],

Thank you for the productive discussion regarding the [Project Name] proposal.

As a next step on our side, we will be submitting this proposal for internal approval. In our company, this is handled through a consensus-building process known as Ringi. This involves circulating the proposal among key departments such as Finance and Legal for their review and consent.

This process is essential for ensuring that all stakeholders are aligned and committed, which allows for a much smoother and faster implementation once the decision is made. It may take some time to complete, but we will keep you updated on its progress.

We appreciate your understanding and look forward to moving forward with this exciting project.

Best regards,

[Your Name]

【テンプレート2】遅延の連絡とお詫び

Subject: Update on the [Project Name] Proposal Approval

Dear [Partner’s Name],

I am writing to provide you with an update on the approval status of the [Project Name] proposal.

The proposal is currently being reviewed by our [e.g., Legal Department] as part of our standard Ringi approval process. This thorough review is a key part of our risk management.

We anticipate this may take a little longer than initially expected. I sincerely apologize for this delay and any inconvenience it may cause. We highly appreciate your patience as we complete this crucial step.

I will provide you with another update by [Date].

Thank you for your understanding.

Best regards,

[Your Name]

【まとめ表】状況別・稟議コミュニケーションフレーズ集

状況	コミュニケーションの目標	推奨される英語フレーズ
プロセスの説明	情報提供と期待値設定	“Our decision-making involves a consensus-building process called Ringi.” <br> “To ensure smooth execution, the proposal must be circulated for approval among all stakeholders.”
遅延の管理	安心させ、信頼を維持する	“The proposal is currently in our internal approval workflow. I appreciate your patience.” <br> “I apologize for the delay. This thorough review process is a key part of our risk management.”
「誰が決定者か」への返答	共同責任の概念を説明する	“The final decision is made by our President, but it’s based on the consensus reached among all relevant departments.” <br> “In our system, it’s a collective decision, ensuring everyone is on board.”
承認結果の通知	勢いを作り、次のステップへ	“Great news! The proposal has been fully approved, and we are ready to move to the next stage.” <br> “We’ve received the green light. Let’s schedule a kick-off meeting.”
否決・差戻しの通知	失望を管理し、次の行動を示す	“The proposal requires some revisions based on internal feedback. We are working on it now.” <br> “While it wasn’t approved this time, we received constructive feedback and will be submitting a revised version.”

第5章：「遅い・非効率」を「強み」に変える伝え方のコツ

海外パートナーから「稟議は遅くて非効率だ」という印象を持たれてしまうことは少なくありません。しかし、そのネガティブなイメージは、伝え方次第で「徹底的で信頼性が高い」というポジティブな強みに転換（リフレーミング）することが可能です。この章では、特にガバナンスやリスク管理の視点から、稟議の価値を戦略的に伝えるためのコミュニケーション術を解説します。

5-1. 「時間がかかる」を「徹底的なリスク検証」に転換する

パートナーが最も不満に感じやすい「スピードの遅さ」。これを、組織の健全性を示す強みとして説明します。

• リフレーミングのポイント:

• 多角的な視点: 「複数の専門部署（法務、財務、技術など）がそれぞれの観点からリスクを精査しているため、どうしても時間が必要です。」
• 実行段階の円滑さ: 「意思決定の段階で時間をかけることで、実行段階での予期せぬ問題や手戻りを防ぎ、結果的にプロジェクト全体がスムーズに進みます。」
• 英語での表現例:

• “While our approval process may seem time-consuming, it’s a crucial part of our risk management. It allows multiple departments to vet the proposal from jejich respective angles.” （当社の承認プロセスは時間がかかるように見えるかもしれませんが、これは当社のリスク管理の重要な部分です。これにより、複数の部署がそれぞれの観点から提案を精査することができます。）
• “We believe this thorough upfront review prevents potential issues down the road and ensures a smoother implementation.” （この徹底した事前のレビューが、将来起こりうる問題を未然に防ぎ、より円滑な実行を保証すると信じています。）

5-2. 「責任者が不明確」を「組織全体の合意形成」として説明する

「結局、誰が責任者なんですか？」という問いもよく聞かれます。これは、個人の権限と責任が明確な文化から見ると、当然の疑問です。これを「無責任」ではなく「共同責任」という強みとして伝えます。

• リフレーミングのポイント:

• 組織の総意: 「一人の独断ではなく、関係者全員が納得した上で進める、組織としての総意を形成するプロセスです。」
• コミットメントの確保: 「承認のハンコは、単なる確認ではなく『この決定に責任を持つ』という各部門のコミットメントの証です。これにより、組織全体でプロジェクトを成功に導く体制が整います。」
• 英語での表現例:

• “In our system, the decision isn’t made by a single person but is a collective one. This ensures that we have buy-in from all stakeholders.” （私たちのシステムでは、決定は一人の人間によってなされるのではなく、集団的なものです。これにより、すべての関係者から確実に支持を得ることができます。）
• “Each approval stamp signifies a department’s commitment to the project. It’s how we build organizational alignment and shared responsibility.” （一つ一つの承認印は、各部署のプロジェクトへのコミットメントを意味します。これが、我々が組織としての一体感と共同責任を構築する方法なのです。）

5-3. ガバナンスの観点から稟議の価値を伝える

総務や内部監査の責任者にとって、稟議はコーポレートガバナンスと内部統制の根幹をなす活動です。この視点は、海外パートナー（特に大企業）にとっても理解しやすく、説得力を持ちます。

• 伝えるべきポイント:

• 証跡管理 (Audit Trail): 「すべての意思決定プロセスが文書として記録・保管され、後から追跡・監査が可能です。これは、J-SOXなどで求められる内部統制の要件を満たす上で不可欠です。」
• 権限の逸脱防止: 「担当者が自身の権限を越える判断を独断で行うことを防ぎ、組織としての規律を維持する役割を果たします。」
• 英語での表現例:

• “The Ringi process provides a clear audit trail for every decision, which is essential for our internal controls and compliance with regulations like J-SOX.” （稟議プロセスは、すべての決定に対して明確な監査証跡を提供します。これは、当社の内部統制およびJ-SOXのような規制を遵守する上で不可欠です。）
• “This structured workflow ensures that decisions are made by the appropriate authority, preventing unauthorized actions and maintaining corporate governance.” （この構造化されたワークフローは、決定が適切な権限者によってなされることを保証し、権限のない行動を防ぎ、企業統治を維持します。）

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第6章：水面下の交渉「根回し」をどう説明するか？

日本のビジネス慣習の中で、海外パートナーが最も理解に苦しみ、時に不信感を抱くのが「根回し（Nemawashi）」です。公式な会議や稟議書が回ってくる前に、水面下で実質的な合意が形成されているこの慣習は、透明性を重んじる文化からは不透明な取引に見えかねません。この章では、この繊細なテーマをどう説明すれば誤解を避けられるかを解説します。

6-1. Nemawashiとは何か？非公式な事前調整の重要性

まず、「根回し」という言葉の語源から説明するのが有効です。

• 語源からの説明:
• “Nemawashi is a Japanese term that literally means ‘turning the roots’. It comes from gardening, where you carefully dig around the roots of a tree before transplanting it to ensure it will survive.” （根回しは日本語で、文字通りには「根を回すこと」を意味します。これは園芸から来た言葉で、植え替える前に木の根の周りを丁寧に掘り、木が確実に生き残るようにする作業を指します。）

その上で、ビジネスにおける意味合いを説明します。

• ビジネス文脈での説明:

• “In a business context, Nemawashi refers to the informal process of building consensus and laying the groundwork before a formal proposal is made.” （ビジネスの文脈では、根回しは、公式な提案がなされる前に非公式に合意形成を行い、下準備をするプロセスを指します。）
• “It involves talking to key stakeholders one-on-one to explain the proposal, gather their feedback, and get their informal buy-in beforehand.” （これは、主要な関係者と一対一で話し、提案を説明し、フィードバックを集め、事前に非公式な支持を取り付けることを含みます。）

6-2. なぜ根回しが必要なのか？文化的背景を伝える表現

重要なのは、根回しが「密室での談合」ではなく、「公式な場での対立を避けるための知恵」であり、「全体の調和を保つための潤滑油」として機能していることを伝えることです。

• 目的を説明する表現:

• “The main purpose of Nemawashi is to avoid open conflict or surprises in a formal meeting. In Japanese culture, maintaining group harmony is very important.” （根回しの主な目的は、公式な会議での公然の対立や不意打ちを避けることです。日本文化では、集団の調和を保つことが非常に重要視されます。）
• “By doing Nemawashi, we can identify and resolve potential objections in advance. This makes the formal approval process (Ringi) run much more smoothly, often as a formality to ratify the consensus that has already been built.” （根回しをすることで、潜在的な反対意見を事前に特定し、解決することができます。これにより、公式な承認プロセス（稟議）はより円滑に進み、しばしば既に構築されたコンセンサスを批准するための儀式として機能します。）

海外パートナーに対しては、次のようにアドバイスすることが、信頼関係の構築に繋がります。

• パートナーへのアドバイス:
• “So, if you have a proposal, it’s often a good idea to ask your Japanese counterpart, ‘Who should I talk to informally before we submit the official document?’ This proactive approach is highly valued.” （ですから、もし何か提案がある場合、日本のカウンターパートに「公式な書類を提出する前に、非公式に誰と話しておくべきですか？」と尋ねるのが良い方法です。この主体的なアプローチは非常に高く評価されます。）

根回しをタブー視せず、オープンにその機能と文化的背景を説明することで、パートナーは日本式の意思決定プロセスに、より建設的に関与できるようになるでしょう。

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第7章：稟議の進化と未来：ワークフローシステムをどう伝えるか

稟議は、決して過去の遺物として固定化されているわけではありません。特にデジタルトランスフォーメーション（DX）の波に乗り、多くの企業で電子化が進んでいます。この「現代の稟議」をどう伝えるかは、海外パートナーに「日本企業も変化している」という印象を与える上で重要です。

7-1. 電子化された稟議（Approval Workflow）の伝え方

物理的な紙とハンコで行われていた伝統的な稟議は、現在、多くの企業でワークフローシステムに置き換わっています。この電子化されたプロセスを説明するには、IT分野で一般的に使われる言葉を選ぶのが効果的です。

• 使用すべき用語:

• Approval Workflow System: 「承認ワークフローシステム」。最も一般的で分かりやすい表現です。
• Digital Approval Process: 「デジタル承認プロセス」。
• Electronic Signature: 物理的なハンコの代わりとなる「電子署名」。
• メリットを伝える表現:

• “We use a digital approval workflow system, which has significantly improved the speed and transparency of our Ringi process.” （私たちはデジタルの承認ワークフローシステムを使用しており、これにより稟議プロセスのスピードと透明性が大幅に向上しました。）
• “The system allows us to track the status of a proposal in real-time, so we always know where it is in the approval chain.” （このシステムを使えば、提案の状況をリアルタイムで追跡できるので、承認チェーンのどこにあるかが常に分かります。）
• “Instead of physical stamps, we use legally-binding electronic signatures.” （物理的なハンコの代わりに、法的に有効な電子署名を使用しています。）

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7-2. テクノロジーは「文化」をどう変えるか

ここで見誤ってはならないのは、テクノロジーは文化の「代替物」ではなく、「推進力」であるという点です。ワークフローシステムを導入しても、その根底にある「関係者全員の納得感を得たい」という文化的動機が消えるわけではありません。

この点を伝えることは、パートナーが「日本のプロセスも欧米と同じになった」と誤解するのを防ぎ、より深いレベルでの理解を促します。

• 本質は変わらないことを伝える表現:

• “While the tools have been modernized, the fundamental philosophy of our Ringi process remains the same: to build a solid consensus before making a final decision.” （ツールは現代化されましたが、最終決定を下す前に強固なコンセンサスを築くという、私たちの稟議プロセスの根本的な哲学は変わりません。）
• “The technology helps us to practice our culture of consensus-building more efficiently.” （テクノロジーは、私たちが合意形成という文化をより効率的に実践するのを助けてくれます。）

デジタル化によって、稟議の「弱み」であったスピードや非効率性が改善されつつも、「強み」である徹底したリスク検証や合意形成という本質は維持されている、と伝えることが理想的なコミュニケーションです。

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まとめ：稟議の説明は、信頼を築く異文化コミュニケーション

本記事では、日本独自のビジネス慣習である「稟議」を、海外のビジネスパートナーに英語でいかにして効果的に伝えるか、その方法論を多角的に解説してきました。

改めて重要な点をまとめます。

• 単純な翻訳は避ける: 稟議を単なる approval process と訳すだけでなく、その背景にある文化的価値観（集団の調和、共同責任、リスク回避）を伝えることが不可欠です。
• 分解して説明する: 「稟議」という言葉が指すものを、プロセス (Ringi)、文書 (Ringi-sho)、最終決定 (Kessai) に分解することで、相手の混乱を防ぎます。
• 弱みを強みに転換する: 「遅い」「不透明」といったネガティブな印象を、「徹底的」「リスク管理」「組織の総意」といったポジティブな価値にリフレーミングして伝えます。
• 非公式な慣習もオープンに話す: 「根回し」のような理解しにくい慣習も、その目的と文化的背景を正直に説明することで、かえって信頼に繋がります。

海外パートナーに稟議を説明する行為は、単なる語学のスキルを披露する場ではありません。それは、自社の意思決定プロセスの正当性を論理的に示し、異文化への敬意を払いながら、相互理解を深めていく高度なコミュニケーション活動です。この活動を通じて築かれる信頼関係こそが、グローバルビジネスを成功に導くための最も重要な資産となるでしょう。

このような異文化間の複雑な承認プロセスも、ジュガールワークフローのような統合型ワークフローシステムであれば、スムーズな運用が可能です。多言語対応はもちろんのこと、海外パートナーにも分かりやすいインターフェースで承認依頼を送信できるため、コミュニケーションの障壁を下げ、意思決定の迅速化と透明化を同時に実現します。この記事が、貴社のグローバル戦略の一助となることを心より願っています。

稟議に関するよくある質問（FAQ）

引用文献

• Inventure Group. (n.d.). Ringi – The Decision-Making Process within Japanese Companies. Cross-Cultural Training for Expat Employees. Retrieved August 13, 2025
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