ワークフローとは？今さら聞けない定義から承認・決裁との違い、導入メリットまで徹底解説

ワークフローとは？業務における「判断の地図」と「実行エンジン」

概要：ルールとしての「ワークフロー」と、仕組みとしての「ワークフローシステム」

ワークフローとは、業務における一連の手続きの流れ、特に「誰が・何を・どの順番で判断するか」という判断プロセスを定めたルールそのものを指します。そして、そのルールをITの力で自動化し、ミスなく確実に実行する仕組みが「ワークフローシステム」です。この2つの違いを正しく理解することが、業務標準化の第一歩となります。

ワークフロー：業務進行の「交通ルール」

「この稟議書、次は誰に回覧すればいいんだろう？」

「出張申請のフォーマットは、最新版で合っているだろうか？」

こうした迷いや確認作業は、多くの企業で日常的に発生する非効率の源泉です。ワークフローとは、このような業務の進行における「判断の地図」や「交通ルール」のことです。具体的には、申請から承認、そして最終的な決裁に至るまでの一連の流れをあらかじめ定義したものを指します。

このルールが明確であれば、担当者が誰であっても、同じ品質・同じ手順で、迷うことなく業務を進めることが可能になります。

ワークフローシステム：ルールを動かす「実行エンジン」

しかし、ルール（ワークフロー）が存在するだけでは、残念ながら業務は円滑に回りません。なぜなら、紙やメールでの運用では、ルールを知らなかったり、忘れてしまったり、あるいは意図的に無視されてしまうことがあるからです。

そこで登場するのがワークフローシステムです。ワークフローシステムは、定義されたルールをミスなく、例外なく実行するための「実行エンジン」の役割を果たします。申請内容に応じて自動で次の承認者に通知を送ったり、入力必須項目が埋まっていなければ先に進めなくしたりと、ルール遵守を強制する仕組みを提供します。

ワークフローとワークフローシステムの違い

比較項目	ワークフロー（ルール）	ワークフローシステム（仕組み）
役割	判断プロセスの「設計図」「地図」	設計図通りに業務を動かす「実行エンジン」
具体例	「50万円以上の購入は部長決裁」という社内規程	申請金額が50万円以上の場合、自動で部長に承認依頼が飛ぶ仕組み
目的	判断の順番と責任の明確化	誰でも迷わず・ミスなく処理できる状態の実現

よくある質問（FAQ）

Q. ワークフローと稟議は同じ意味ですか？

A. 厳密には異なります。稟議は「会議を開かずに、関係者に書類を回覧して承認を得る」という日本特有の意思決定プロセスを指します。一方、ワークフローは稟議を含む、より広範な「業務手続きの流れ」全般を指す言葉です。日本のワークフローシステムは、この稟議プロセスを電子化することに特化して発展してきたという歴史的背景があります。

▼より深く知りたい方はこちら

稟議とは？承認・決裁との違いやワークフロー導入のメリットを解説（※他クラスタ記事への内部リンク）

ワークフローにおける「承認」と「決裁」の決定的な違いとは？

概要：「中間判断」としての承認と、「最終判断」としての決裁

ワークフローを理解する上で、非常に重要なのが「承認」と「決裁」の違いです。「承認」は申請内容が妥当かを確認する中間的なチェックであり、「決裁」は組織として実行を許可する最終的な意思決定を指します。この責任の重さと権限レベルの違いを曖昧にしたままでは、責任の所在が不明確になり、内部統制上のリスクにも繋がります。

• 承認 (Approval)

• 意味: 申請された内容が、業務上またはルール上、妥当であるかを確認・審査する中間的な判断です。
• 役割: 主に課長や部長といった管理職が担当し、「内容に誤りはないか」「前例と比べて妥当か」「予算の範囲内か」といった視点でチェックを行います。複数の承認者が存在することもあります。
• 決裁 (Final Decision)

• 意味: 複数の承認プロセスを経て上がってきた申請に対して、組織として最終的な実行可否を決定する公式な意思決定です。
• 役割: 役員や本部長など、その案件に対する最終的な責任を負う権限者が行います。一度決裁された内容は、会社の公式な決定として記録され、実行に移されます。

【比較表】承認と決裁の役割と責任の違い

比較項目	承認 (Approval)	決裁 (Final Decision)
意味	内容が妥当かを確認する中間判断	実行を許可する最終判断
役割	申請内容の事実確認、ルールの準拠チェック	組織としての最終的な意思決定、実行責任
担当者例	課長、部長などの中間管理職	役員、本部長、社長などの最終権限者
視点	「この内容は正しいか？」	「この案件を実行すべきか？」

よくある質問（FAQ）

Q. 承認者と決裁者は同じ人物でも良いのですか？

A. 企業の規程によりますが、一般的には分離することが推奨されます。特に金額の大きな案件や重要な意思決定において、複数の視点でチェックする体制（牽制機能）を設けることが、不正やミスの防止に繋がり、内部統制を強化する上で重要だからです。

なぜ今、ワークフローシステムの導入が不可欠と言えるのか？

概要：3つの外部環境の変化が、システムの必要性を加速させる

なぜ今、多くの企業がワークフローシステムに注目しているのでしょうか。その背景には、①テレワークの普及、②内部統制の強化、③市場の拡大とシステムの進化という、現代企業を取り巻く3つの大きな環境変化があります。これらの変化に対応し、事業を継続・成長させる上で、業務プロセスを正確に記録・管理できるワークフローシステムが不可欠な経営インフラとなりつつあります。

背景①：テレワークの普及と「脱ハンコ」の壁

「チャットでの会話はスムーズになったけど、結局、承認印をもらうためだけに出社している…」

コロナ禍を経て、テレワークは多くの企業にとって当たり前の働き方となりました。その結果、テレワークを実施している企業では、ワークフローシステムの導入率が73.2%に達する一方、未実施の企業では23.2%に留まるという、50ポイントもの著しい差が生まれています（ワークフロー総研調べ）。

このデータが示すのは、柔軟な働き方を実現する上で、紙とハンコに依存した承認プロセスが最大の障壁となるという事実です。場所や時間に縛られずに申請・承認業務を完結させるためのインフラとして、ワークフローシステムの導入はもはや不可欠と言えるでしょう。

背景②：内部統制とガバナンス強化への社会的要請

上場企業に義務付けられているJ-SOX（内部統制報告制度）をはじめ、企業には厳格なガバナンス体制の構築が求められています。ワークフローシステムは、「誰が、いつ、何を、どのように判断したか」という証跡（監査ログ）をすべて電子的に記録します。これにより、不正やミスを防止し、監査の際にもプロセスの正当性を客観的に証明することが可能になります。

背景③：市場の成長とAI搭載などシステムの進化

「うちには古いワークフローシステムがあるから大丈夫」──そう考えるのは危険かもしれません。事実、株式会社アイ・ティ・アール（ITR）の市場調査レポートによれば、2022年度のワークフロー市場は前年度比13.4％増と高い成長を記録しており、多くの企業が新規導入やシステムの刷新を進めていることがわかります。

この背景には、単なるペーパーレス化だけでなく、電子帳簿保存法などの法改正への対応や、他システムとの連携といった新たなニーズがあります。さらに、2025年以降はAI技術の活用が本格化し、申請内容の不備チェックや最適な承認ルートの提案などをAIが行う、次世代型のワークフローシステムへの需要が急速に高まると予測されます。古いシステムでは、これらの現代的な要件に対応できない可能性が高いのです。

今、ワークフローシステムが求められる3つの理由

• 働き方の変化

• 内容: テレワークの定着により、物理的な紙やハンコに依存しない業務プロセスが必須に。
• キーワード: 脱ハンコ、事業継続計画（BCP）
• ガバナンス強化

• 内容: J-SOX対応や監査において、プロセスの正当性を証明する「証跡」の重要性が増大。
• キーワード: 内部統制、監査ログ、コンプライアンス
• 市場と技術の進化

• 内容: 法改正への対応やAI活用など、従来のシステムでは満たせない新たなニーズが登場。
• キーワード: 電子帳簿保存法、API連携、AIワークフロー

よくある質問（FAQ）

Q. すでにグループウェアに付属のワークフローがありますが、専門システムは必要ですか？

A. 休暇申請のような簡単な用途であれば付属機能で十分な場合もあります。しかし、企業の公式な意思決定で用いるには、複雑な承認ルートの設定や、厳格な権限管理、他システムとの連携、高度なログ管理といった面で専門システムに劣ることがほとんどです。内部統制や将来の拡張性を考慮するならば、専門のワークフローシステムの導入を強く推奨します。

▼より深く知りたい方はこちら

・ワークフローシステムと内部統制｜改ざん・漏えいを防ぐ仕組みとは
・ワークフローシステムと監査対応｜文書のライフサイクル管理で指摘されない体制を

なぜ紙・Excel・メールでの運用は限界なのか？3つの致命的な課題

概要：手軽さの裏に潜む、非効率とコンプライアンスリスク

一見手軽に見える紙・Excel・メールでのワークフロー運用は、①属人化によるミス、②証跡の欠如、③ルールの形骸化という3つの致命的な課題を抱えています。これらは業務の非効率を招くだけでなく、企業の信頼を揺るがしかねない深刻なコンプライアンスリスクの原因となります。

課題①：属人化によるミスや手戻りの発生

「この申請、誰の承認まで貰えばいいんだっけ？」という混乱は、判断プロセスが個人の記憶や経験に依存している「属人化」の典型例です。

• 前例踏襲の限界: 「前回と同じやり方で」と申請しても、承認者が変われば判断基準も変わり、差し戻される。
• フォーマットの不統一: 人によって申請書の書き方がバラバラで、承認者が内容を正確に把握するのに時間がかかる。
• 引き継ぎの失敗: 担当者が異動・退職した途端、誰も業務の進め方が分からなくなる。

このような状況は、申請者と承認者双方に多大なストレスを与え、業務効率を著しく低下させます。

課題②：証跡が残らず、後から確認できない問題

「承認されたはずですが、記録がありません」

「メールを探しても、誰が最終的に許可したか見つかりません」

紙やメールでの運用における最大の弱点は、判断の証跡が一元管理されないことです。承認の記録が個人のメールボックスやデスクトップに散在し、後から追跡することが極めて困難になります。この「証跡の欠如」は、以下のようなリスクを引き起こします。

• 責任の所在が不明確になる: トラブルが発生した際に、誰の判断だったのかを証明できない。
• 監査に対応できない: 内部監査や税務調査で、プロセスの正当性を説明できず、不備を指摘される。
• 「言った・言わない」問題: 口頭やメールでの曖昧な承認依頼が、後のトラブルの原因となる。

課題③：ルールがあっても“想定通りに流れない”制度の形骸化

多くの企業には詳細な社内規程が存在します。しかし、それを「守らせる仕組み」がなければ、ルールは簡単に形骸化してしまいます。

• 承認ルートの逸脱: 「急ぎだから」と、本来必要な法務部のチェックを飛ばして処理を進めてしまう。
• 添付漏れの見逃し: 契約書が添付されていないにもかかわらず、誰も気づかずに承認が進んでしまう。
• 自己承認: 申請者と承認者が同一人物でも、何の制御もなく承認できてしまう。

これらはすべて、ルールを「人間の善意や注意力」に頼って運用している限界を示しています。制度を確実に機能させるには、ルールを守らせる「制御装置」としてのシステムが不可欠です。

手動運用が抱える3つの限界

課題	具体的な問題点	リスク
① 属人化	・承認ルートが分からない<br>・担当者不在で業務が停滞	生産性の低下、業務品質のばらつき
② 証跡の欠如	・承認記録が追跡できない<br>・責任の所在が不明確	監査指摘、コンプライアンス違反
③ 形骸化	・ルール違反の横行<br>・不正なプロセスの発生	内部統制の不備、ガバナンスの低下

よくある質問（FAQ）

Q. 小規模な会社でも、Excel管理ではダメなのでしょうか？

A. 会社の規模に関わらず、Excelでの管理は推奨できません。ファイルがコピーされて複数のバージョンが生まれたり、誰がいつ更新したかの履歴が追えなかったりと、証跡管理の面で非常に脆弱だからです。会社の成長と共に必ず限界が訪れるため、早い段階でシステム化を検討することが将来的な投資となります。

▼より深く知りたい方はこちら

紙・Excel・メール運用ではなぜダメなのか？3つの大きな課題（※他クラスタ記事への内部リンク）

日本のワークフローが重視する「作成」と「処理」の役割とは？

概要：コミュニケーションの「定型化」と「公式化」で意思決定を支える

日本のワークフローシステムは、稟議文化を背景に、文書が生まれてからその役目を終えるまでの一連の流れ（文書ライフサイクル）の中でも、特に「作成」と「処理」の2つのフェーズを電子化し、支援することに重点を置いて発展してきました。これらは単なる手続きの電子化ではなく、組織内のコミュニケーションを円滑にし、意思決定の質を高めるという重要な役割を担っています。

• 作成フェーズ : コミュニケーションの「定型化」

• 目的: 誰が申請しても、判断に必要な情報が過不足なく、正確に伝わる状態を作ること。
• 手段: 入力フォームの最適化、必須項目の制御、入力内容に応じた項目の動的変更など。
• 処理フェーズ : コミュニケーションの「公式化」

• 目的: 個人の依頼を、多角的な視点でチェックし、会社の公式な意思決定へと昇華させること。
• 手段: 条件に応じた承認ルートの自動設定、適切な権限者による承認・決裁、変更不可能な証跡の記録。

作成・処理フェーズにおけるシステムの役割

フェーズ	目的	システムが提供する価値
作成	コミュニケーションの定型化<br>（判断材料を正確に集める）	・入力フォームによる情報収集の標準化<br>・入力支援機能によるミス・漏れの防止<br>・スマホ最適化による現場からの迅速な報告
処理	コミュニケーションの公式化<br>（会社の意思決定に変える）	・承認ルートの自動化による業務効率化<br>・権限設定による内部統制の担保<br>・決裁後の文書ロックによる証跡の信頼性確保

よくある質問（FAQ）

Q. スマートフォンへの対応は、どの程度重要ですか？

A. 非常に重要です。承認者が外出先や移動中に決裁を行えることは、意思決定のスピードを大きく左右します。また、現場の担当者が撮った写真をそのまま報告書に添付できるなど、PCだけでは実現できない業務も可能になります。単に「見られる」だけでなく、「快適に入力・承認できる」レベルのスマホ対応が、現代のワークフローシステムには求められます。

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AIワークフローシステムとは？未来の業務自動化を徹底解説（※他クラスタ記事への内部リンク）

【コラム】決裁後の「文書管理」こそがDXの成否を分ける

概要：「統合型ワークフローシステム」という次なる視点

日本の多くのワークフローシステムは、これまで解説してきた「作成（定型化）」と「処理（公式化）」のプロセスを電子化することに注力してきました。しかし、DXの本質は、その先にある決裁後の「保管・保存・廃棄」、そして「データの活用」にあります。

ワークフローシステムを導入し、ペーパーレス化を実現した企業が次に直面するのは、「決裁後の文書が管理されない」という新たな課題です。承認されたPDFがファイルサーバーに放置され、検索も監査もできない「デジタルなゴミ」と化しては、DXは道半ばと言わざるを得ません。

この問題を解決するのが、「統合型ワークフローシステム」という考え方です。

これからのワークフローシステムは、単に一つの業務プロセスを電子化するだけでなく、社内に散らばる様々なシステム（文書管理、会計システム、人事システムなど）を連携させる「業務プロセスのハブ」としての役割を担う必要があります。

「部分最適」から「全体最適」へ

–	従来の部分最適ワークフロー	これからの統合型ワークフロー
役割	申請～決裁プロセスの電子化	業務プロセス全体のハブ
管理範囲	作成・処理フェーズのみ	作成から廃棄までの文書ライフサイクル全体
データ	システム内に閉じてしまう	他システムと連携し、経営判断に活用
ゴール	ペーパーレス化、業務効率化	企業全体の生産性向上、真のDX実現

「ワークフローシステムを導入して業務を電子化する」という段階から、「統合型ワークフローシステムをハブとして、社内のあらゆる業務プロセスを最適化する」という視点へ。それが、これからの企業に求められる次の一手なのです。

▼この「統合型ワークフローシステム」という考え方については、私たちのピラーページでさらに体系的に解説しています。

【ピラーページ】統合型ワークフローシステムとは？選び方・比較検討方法まで詳細解説！

まとめ：ワークフローは会社の制度を動かす経営戦略

本記事では、「ワークフローとは何か」という基本的な定義から、その必要性、そしてこれからのあるべき姿について解説しました。

• ワークフローとは、業務における「判断プロセス」を定めたルールそのものです。
• ワークフローシステムは、そのルールをミスなく確実に実行するための実行エンジンです。
• 「承認（中間判断）」と「決裁（最終判断）」の違いを理解することが、責任分担の明確化に繋がります。
• テレワークの普及や内部統制強化を背景に、その重要性はますます高まっています。
• これからの時代は、決裁後の管理や他システムとの連携までを見据えた「統合型ワークフローシステム」という視点が不可欠です。

ワークフローの導入は、単なる一業務の改善に留まりません。それは、会社の「制度」そのものを見直し、変化に強く、しなやかな組織へと変革していくための、重要な経営戦略なのです。

「ジュガールワークフロー」は、申請・承認の電子化はもちろん、決裁後の文書管理（保管・保存）から廃棄までのライフサイクル全体をサポートする統合型ワークフローシステムです。複雑な業務プロセスを最適化し、真のDX実現を強力に支援します。ぜひ、製品ページを合わせてご確認ください。

よくある質問（FAQ）