クラウド型 vs オンプレミス型ワークフロー、自社に合うのはどっち？徹底比較

はじめに：ワークフローシステム選びの重要な岐路

この章のポイント：ワークフローシステムの提供形態（クラウドかオンプレミスか）の選択は、コストから将来性までを左右する重要な経営判断である。

多くの企業が業務効率化や内部統制強化を目指し、ワークフローシステムの導入を検討しています。その第一歩として、統合型ワークフローシステムがなぜ必要なのかを理解することは非常に重要です。そして、具体的な製品選定に進む中で、すべての企業が必ず直面する大きな分岐点が「提供形態をどうするか」という問題、すなわちクラウド型とオンプレミス型の選択です。

「初期費用は抑えたいが、セキュリティは妥協できない」「今は小規模だが、将来の事業拡大にも対応できるようにしたい」——。このような様々な要望の中で、どちらの形態が自社にとって最適なのか。この選択は、単なる技術的な問題ではありません。初期投資、ランニングコスト、セキュリティポリシー、将来の事業拡大への対応力など、企業の経営戦略そのものに深く関わってくるのです。

本記事では、この重要な意思決定を支援するため、クラウド型とオンプレミス型のワークフローシステムを多角的に徹底比較します。それぞれのメリット・デメリットを正しく理解し、貴社にとって最適な選択をするための一助となれば幸いです。

クラウド型とオンプレミス型、その基本的な定義とは？

この章のポイント：クラウドは「賃貸」、オンプレミスは「持ち家」とイメージすると、初期費用や管理責任の違いが分かりやすい。

まず、両者の基本的な違いを明確に理解しましょう。専門用語を避け、具体的なイメージで解説します。

クラウド型（SaaS）：「サービス付きのオフィスを賃貸する」モデル

インターネット経由で提供されるソフトウェアサービスを利用する形態です。SaaS（Software as a Service）、つまり「サービスとしてのソフトウェア」とも呼ばれます。

• 特徴: 利用者は自社でサーバーやソフトウェアを持つ必要がありません。ソフトウェアやデータは、すべてサービス提供会社（ベンダー）が管理するサーバー上にあり、利用者はPCやスマートフォンのWebブラウザから、IDとパスワードでログインしてサービスを利用します。
• 例えるなら: フルサービスのオフィスビルの一室を賃貸するようなものです。月額の賃料を支払うだけで、電気、水道、セキュリティ、清掃といったインフラやメンテナンスはすべてビル側が提供してくれます。自社でビルを建てる必要も、維持管理に頭を悩ませる必要もありません。
• 料金体系: 主に月額または年額の利用料（サブスクリプション）で、利用するユーザー数に応じて変動します。これは会計上、資産ではなく「運営費（OPEX）」として扱われます。

オンプレミス型：「自社ビルを所有する」モデル

自社の施設内（オンプレミス）に設置したサーバーにソフトウェアをインストールし、自社で運用・管理する形態です。

• 特徴: ソフトウェア、サーバー、ネットワーク機器などをすべて自社で購入し、システムの構築から日々の管理・保守まで、すべてを自社の責任で行います。
• 例えるなら: 自社ビルを所有するようなものです。建物の設計や内装、セキュリティ、運用ルールはすべて自由に決められます。しかし、建設費用から日々のメンテナンス、警備、光熱費に至るまで、すべてのコストと責任を自社で負うことになります。
• 料金体系: 主に導入時にソフトウェアライセンスを一括で購入し、加えて年間の保守サポート費用が発生します。初期の購入費用は、会計上「設備投資（CAPEX）」、つまり資産として扱われます。

まとめ：クラウド型とオンプレミス型の基本比較

項目	クラウド型 (SaaS)	オンプレミス型
提供形態	インターネット経由でサービスを利用	自社サーバーにシステムを構築
サーバー	ベンダーが所有・管理	自社で所有・管理
料金体系	月額・年額の利用料（運営費：OPEX）	初期ライセンス費用＋年間保守料（設備投資：CAPEX）
導入	迅速（契約後すぐ利用可能）	時間がかかる（数週間〜数ヶ月）
保守・運用	ベンダーに任せる	自社で行う

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財務編：総所有コスト（TCO）で本当に安いのはどちらか？

この章のポイント：短期的な安さならクラウド、しかしユーザー数が多い大企業では長期的にオンプレミスが割安になる「TCOの逆転」が起こりうる。

「クラウドは安く、オンプレミスは高い」と単純に考えられがちですが、長期的な視点で見ると、必ずしもそうとは限りません。表面的な価格だけでなく、導入から運用、そして将来の廃棄までにかかる総所有コスト（TCO: Total Cost of Ownership）で比較することが、賢明な判断には不可欠です。

クラウド型：予測可能な「運営費（OPEX）」中心

• 初期費用: 非常に低い、あるいはゼロ。サーバーなどの高価なハードウェアを購入する必要がないため、導入のハードルは格段に下がります。
• 運用コスト: ユーザー数に応じた月額・年額料金が中心で、毎月のコストを正確に予測しやすいのが特徴です。市場価格は、中小企業向けで1ユーザーあたり月額300円～500円程度、高度な機能や厳格なガバナンスが求められる大企業向けでは月額500円～1,000円程度が一般的です。
• メリット: 多額の初期投資（CAPEX）を避け、経費（OPEX）として処理できるため、特にスタートアップや中小企業にとって財務的な負担が軽くなります。

オンプレミス型：高額な「設備投資（CAPEX）」中心

• 初期費用: 高額です。これには、サーバーやネットワーク機器などのハードウェア購入費、ソフトウェアライセンス費（規模によっては数十万〜数百万円）、そしてシステムを構築・設定するための専門家の人件費などが含まれます。
• 運用コスト: 月額の利用料はありませんが、サーバーを稼働させるための電気代、設置スペースの賃料、システムの維持管理を行うIT担当者の人件費、年間の保守契約料といった「見えないコスト」が継続的に発生します。
• 注意点: 5〜7年ごとに行われることが多い大規模なバージョンアップには、新たなライセンス費用や構築費用など、追加で多額のコストが発生することがあります。

TCOの「クロスオーバーポイント」を見極める

重要なのは、長期的に見るとクラウドの累計費用がオンプレミスのTCOを上回る「クロスオーバーポイント」が存在する点です。一般的に、利用ユーザー数が多く、長期間（例：5〜7年以上）利用する場合、初期投資を回収してオンプレミスの方がTCOが低くなる可能性があります。特に、数千人規模の大企業においては、SaaSのユーザーあたり課金モデルが、結果的にオンプレミス型よりも総コストを大幅に上回ってしまうケースは少なくありません。

したがって、選択は単なるコスト比較ではなく、「初期投資を抑え、予測可能なコストを重視するか（クラウド）」、それとも「長期的なコスト削減を見据え、資産として所有するか（オンプレミス）」という、企業の財務戦略と密接に関わってきます。

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セキュリティ編：「自社管理」と「専門家への委託」どちらが安全か？

この章のポイント：セキュリティは「どこにあるか」より「誰がどう管理するか」が重要であり、第三者認証を持つクラウドの方が安全な場合も多い。

セキュリティは、ワークフローシステム選定における最重要項目の一つです。「社内にある方が安全」という伝統的な考え方は、もはや絶対ではありません。

オンプレミス型：自社で「コントロール」するセキュリティ

• 利点: システムを自社のファイアウォール内に設置するため、外部ネットワークから完全に遮断された閉域網での運用が可能です。アクセス制御やデータ管理をすべて自社で完全にコントロールできるため、特に機密性の高い情報を扱う政府機関や金融機関、研究開発部門などで採用されることがあります。
• 欠点: セキュリティレベルは、完全に自社のIT部門の知識、リソース、そして注意深さに依存します。専任のセキュリティ担当者がいない、あるいは日々巧妙化するサイバー攻撃への対策が追いついていない場合、セキュリティ専門家が24時間365日体制で監視するクラウドサービスよりも脆弱になるリスクをはらんでいます。

クラウド型：専門家による「認証された」セキュリティ

• 利点: クラウドベンダーはセキュリティを事業の生命線と捉えており、巨額の投資を行っています。多くの一流ベンダーは、ISO/IEC 27001（情報セキュリティ）やISO/IEC 27017（クラウドセキュリティ）といった国際的な第三者認証を取得しており、そのセキュリティ体制は客観的に証明されています。
• 欠点: 自社の重要なデータを第三者であるベンダーに預けることになります。そのため、ベンダーがどのようなセキュリティ対策を講じているか、データはどの国のデータセンターに保管されるかなどを、契約前に厳しくチェック（デューデリジェンス、つまり詳細な調査）する必要があります。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）の調査でも指摘されているように、SaaSベンダーによってはセキュリティ対策の具体的な開示が不十分な場合もあります。そのため、第三者認証の有無だけでなく、具体的な対策の実施状況についてもしっかりと確認することが、サプライチェーン全体のリスク管理において極めて重要です。

思考の転換：「管理」から「検証された信頼」へ

セキュリティに関する議論は、「社内 vs 社外」という単純な二元論から、「誰のセキュリティ対策を、何を根拠に信頼するのか？」という、より成熟した問いへと変化しています。

自社のIT部門が、国際認証（ISO）を取得できるレベルのリソースとプロセスを持っているか？もし答えが「No」であれば、客観的な認証を持つクラウドベンダーの方が、より安全な選択肢である可能性が高いと言えるでしょう。

FAQ

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機能編：連携・AI活用で見る『未来への対応力』

この章のポイント：将来の業務拡張やAI活用を見据えるなら、外部サービスと連携しやすい「APIファースト」のクラウド型が圧倒的に有利。

自社の独自の業務プロセスにシステムを適合させる「柔軟性」も重要な比較ポイントです。特に、他のシステムとの連携やAIの活用は、現代のビジネスにおいて競争力を左右します。

オンプレミス型：カスタマイズの自由と、連携・AI活用の壁

• 利点: 自社でソースコードを管理できるため、独自の業務要件に合わせてソフトウェアを根本から改造したり、特殊な機能を追加したりと、非常に高い自由度を誇ります。
• 欠点:

• 連携の壁: 閉じたネットワーク環境を前提とすることが多いため、外部のSaaSやクラウドサービスとのリアルタイムなAPI連携は、クラウド型に比べて技術的・セキュリティ的なハードルが高くなります。APIとは、異なるシステム同士が情報をやり取りするための「通訳」のようなものです。オンプレミスの場合、この通訳を外部と安全に行うための特別な設定や開発が必要になり、結果として手動でのファイル連携など、旧来の方法に頼らざるを得ないケースも少なくありません。
• AI活用の遅れ: この連携の壁は、AI時代において大きなデメリットとなります。ChatGPTやGeminiといった最新の外部AIサービスを業務プロセスに組み込む際、セキュリティポリシーやネットワーク設定が障壁となり、ビジネスの俊敏性を損なう可能性があります。
• カスタマイズの罠: 過度な独自カスタマイズは、将来のバージョンアップを困難にし、システムを「塩漬け」状態にしてしまうリスクも依然として存在します。

クラウド型：「APIファースト」による高い連携性とAI活用力

• 利点

• 高い連携性: 「APIファースト」で設計された近年のクラウドサービスは、他のSaaSや最新のAIサービスとも容易に連携でき、業務プロセス全体を自動化・高度化するためのハブとして機能します。
• 標準化による業務改革: カスタマイズはベンダーの提供範囲内に限定されますが、これは業界のベストプラクティスに基づいた標準的なプロセスに自社の業務を合わせることで、業務改革を促進するきっかけにもなります。
• 欠点: 連携の自由度は、ベンダーが提供するAPIの豊富さと質に依存します。

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運用編：導入スピード、保守、拡張性の現実は？

この章のポイント：導入後の手間や事業変化への対応力を考えると、保守・拡張をベンダーに任せられるクラウド型に軍配が上がる。

日々の運用における手軽さや、事業の成長に合わせてシステムを拡張できるかどうかも比較しましょう。

導入スピード

• クラウド型: 迅速。契約後、アカウントが発行されれば数日、場合によっては即日で利用を開始できます。ハードウェアの調達や複雑な設定が不要なため、すぐに使い始めることができます。
• オンプレミス型: 時間がかかる。ハードウェアの選定・調達、サーバーの設置・設定、ソフトウェアのインストール、ネットワークの構築など、多くの工程が必要で、導入完了まで数週間から数ヶ月を要します。

保守・アップデート

• クラウド型

• 利点: セキュリティパッチの適用や障害対応に加え、法改正への対応や新機能の追加といった機能アップデートが自動的に行われる点は大きなメリットです。利用者は常に最新・安全な状態のサービスを利用できます。
• 注意点: ただし、機能アップデートの頻度や内容はベンダーによって大きく異なります。また、魅力的な新機能が、標準プランには含まれず高価なオプションとして別途提供されるケースも少なくありません。契約前に、アップデートの方針や過去の実績、料金体系をしっかり確認することが重要です。
• オンプレミス型
• すべて自社の責任。サーバーの監視、バックアップ、障害発生時の復旧、バージョンアップの計画・実行など、すべて自社のIT部門が対応する必要があり、大きな運用負荷がかかります。機能アップデートも自社で費用と工数をかけて行う必要があります。

拡張性（スケーラビリティ）

• クラウド型: 非常に高い。事業の成長に合わせて、ユーザー数の増減や利用機能の追加をオンラインで簡単に行えます。例えば、従業員が10人増えた場合でも、管理画面から数クリックでアカウントを追加できます。利用した分だけ支払うため、無駄がありません。
• オンプレミス型: 柔軟性に欠ける。ユーザーが増えてサーバーの能力が限界に達した場合、新たなハードウェアの購入・設定が必要となり、時間とコストがかかります。そのため、将来の成長を見越して過大なスペックのサーバーを初期導入し、結果的にリソースを無駄にしてしまうケースも少なくありません。

FAQ

【自己診断】あなたの会社に最適なのはクラウド？オンプレミス？

ここまでの比較を踏まえ、自社の状況にどちらのモデルが適しているか、簡単なチェックリストで診断してみましょう。

クラウド型が最適な可能性が高い企業

• 専門のIT部門がない、またはIT担当者が他の業務と兼任している中小企業
• 事業の成長スピードが速く、従業員数が頻繁に変動するスタートアップ・成長企業
• 多額の初期投資（CAPEX）を避け、月々の経費（OPEX）でITコストを管理したい
• テレワークや在宅勤務を積極的に導入しており、社外からのアクセス性を重視する
• とにかく早くシステムを導入し、すぐに効果を実感したい
• 最新のAI機能や外部サービスとの連携を積極的に進めたい

オンプレミス型を検討すべき企業

• 専任のIT部門があり、サーバーやシステムの運用管理リソースが豊富にある
• 業界の規制や独自のセキュリティポリシーにより、データを社外に置くことが許されない
• 既存の基幹システムや自社開発システムとの、非常に複雑で深い連携が必須である
• ユーザー数が数千人規模と非常に多く、長期的なTCOでオンプレミスが有利になる可能性がある

第3の選択肢：「ハイブリッド型」

特に大企業においては、「すべてクラウド」か「すべてオンプレミス」かという二者択一ではなく、両者を組み合わせるハイブリッドアプローチが有効です。

例えば、機密性の高い研究開発や財務関連の承認プロセスは堅牢なオンプレミス型で運用し、一般的な経費精算や休暇申請などは手軽なクラウド型を利用する、といった使い分けです。これにより、両者のメリットを両立させることが可能になります。

結論：自社の「今」と「未来」に最適なシステムを選ぶために

クラウド型とオンプレミス型の選択は、どちらが絶対的に優れているというものではありません。自社の事業規模、ITリソース、セキュリティ要件、そして将来の成長戦略に照らし合わせて、最適なモデルを選択することが重要です。

• クラウド型は、スピード、手軽さ、拡張性、そして外部連携・AI活用を重視し、IT資産を「所有」から「利用」へと転換したい企業に適しています。
• オンプレミス型は、コントロール、厳格なセキュリティ、深い内部カスタマイズを最優先し、IT資産を自社で管理したい企業に適しています。

市場のトレンドとしては、SaaS（クラウド）が圧倒的な主流となり、オンプレミスで強みを持っていたベンダーもクラウド版を提供するなど、クラウドファーストの流れは加速しています。

この選択は、一度行うと簡単には変更できません。目先のコストや機能だけでなく、3年後、5年後の自社の姿を想像しながら、長期的な視点で慎重に検討を進めてください。

まとめ：新しい時代のワークフロー選び

本記事では、ワークフローシステムの提供形態という重要な選択軸について解説しました。しかし、現代のビジネス課題はさらに複雑化しており、単にクラウドかオンプレミスかを選ぶだけでは解決できません。SaaSの乱立によるデータの分断や、AIを活用した真の業務自動化といった、より高次の課題に対応する必要があります。

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引用・参考文献

1. ITR, 「ITR Market View：RPA／iPaaS／ワークフロー市場2023」, (参照 2025-08-01)
2. Global Market Insights, 「Workflow Management System Market」, (参照 2025-08-01)
3. 独立行政法人情報処理推進機構（IPA）, 「SaaS（Software as a Service）利用における情報セキュリティ対策及びサプライチェーンリスク管理に関する調査」, (参照 2025-08-01), https://www.ipa.go.jp/security/reports/economics/scrm/t6hhco000000hg8a-att/ResearchReport.pdf