ワークフローシステム導入のメリット・デメリットとは？効果を最大化するポイント

「日々の申請業務に追われて、本来の仕事に集中できない…」

「リモートワークを導入したいのに、承認のためだけに出社が必要…」

もし、あなたがこのような課題を抱えているなら、ワークフローシステムの導入がその解決策となるかもしれません。

ワークフローシステムは、単なるペーパーレス化ツールではありません。正しく導入・活用すれば、企業の生産性を飛躍的に向上させ、多様な働き方を実現する強力な経営基盤となります。

しかし、その導入プロセスには見落としがちなデメリットやリスクも存在します。

本記事では、ワークフローシステム導入のメリット・デメリットを徹底的に掘り下げ、導入効果を最大化するための具体的なポイントを、豊富な事例とともに解説します。

なお、本記事はワークフローシステムの基本的なメリット・デメリットに焦点を当てています。より戦略的な「統合型ワークフローシステム」の概念や、SaaSの乱立といった複合的な課題解決については、以下のまとめ記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。

▶ 関連記事： 統合型ワークフローシステムとは？選び方・比較検討方法まで詳細解説！【2025年最新版】

ワークフローシステム導入で得られる5つの具体的なメリットとは？

【結論】 ワークフローシステムの導入は、単なる電子化に留まらず、「意思決定の迅速化」「コスト削減」「内部統制の強化」「生産性の向上」「多様な働き方への対応」という5つの経営インパクトをもたらします。これらは相互に関連し合い、企業の競争力を根底から支える力となります。

メリット1：意思決定の迅速化

紙の書類での申請・承認プロセスでは、承認者の不在や物理的な書類の移動によって、決裁までに数日から数週間かかることも珍しくありませんでした。

ワークフローシステムを導入すれば、申請から承認、決裁までがオンラインで完結します。承認者はスマートフォンやPCから、場所や時間を問わずに承認作業を行えるため、意思決定のリードタイムが劇的に短縮されます。

実際に、A社では意思決定が7日間短縮され、B社では稟議書決裁までの時間が半減したという事例も報告されています。このスピードアップは、市場の変化に迅速に対応し、ビジネスチャンスを逃さないために不可欠です。

メリット2：コスト削減とリソース最適化

ワークフローシステムの導入は、目に見える形でコスト削減に直結します。

• 直接コストの削減：用紙代、印刷代、インク代、郵送費、ファイルやキャビネットなどの備品費が不要になります。
• 間接コストの削減：書類を保管していたキャビネットや書庫スペースを解放し、オフィス賃料を最適化できます。また、書類のファイリングや過去の書類を探すといった作業にかけていた人件費も大幅に削減されます。

事例では、年間約650万円もの経費削減に成功しています。削減によって生まれたコストや人的リソースを、より付加価値の高い戦略的な業務に再投資することが可能になります。

メリット3：内部統制とコンプライアンスの強化

企業の信頼性を維持するためには、内部統制の強化が不可欠です。ワークフローシステムは、そのための強力な基盤となります。

• ルールの徹底：あらかじめ設定した承認ルートやルールから逸脱した申請はできなくなるため、個人の判断による不正やミスを防ぎ、全社で統一されたプロセスを徹底できます。
• 不正防止：決裁後のデータ改ざんが困難であり、「いつ、誰が、何を承認したか」という操作履歴（監査ログ）がすべて記録されるため、不正行為を技術的に防止します。
• 監査対応の効率化：監査時には、必要な承認記録や関連文書をシステムから瞬時に検索・提出できます。これにより、監査対応にかかる工数を大幅に削減し、証跡の信頼性も向上します。

メリット4：業務プロセスの標準化と生産性向上

属人的な業務プロセスは、担当者によって品質にばらつきが出たり、引き継ぎが困難だったりする問題があります。ワークフローシステムは、申請書のフォーマットや承認ルートを全社で標準化し、「誰がやっても同じ品質」の業務を実現します。

入力規則によって記入漏れや計算ミスを防ぎ、自動で次の承認者へ回付するため、差し戻しの手間や進捗確認の問い合わせといった非生産的な業務が撲滅されます。C社では年間約2,000時間、D社では年間18,000時間もの業務時間削減を達成したという報告もあり、従業員が本来注力すべきコア業務に集中できる環境を創出します。

メリット5：多様な働き方への対応

テレワークやハイブリッドワークが普及する現代において、ワークフローシステムは不可欠なインフラです。従業員はオフィスに縛られることなく、自宅や出張先からでも申請・承認業務を完結できます。

これは、育児や介護と仕事の両立を支援し、多様な人材が活躍できる環境を整備することにも繋がります。また、自然災害やパンデミック発生時にも事業を継続させるためのBCP（事業継続計画）対策としても極めて有効です。

【図表】ワークフローシステム導入の5大メリット

メリット項目	具体的な効果
意思決定の迅速化	承認リードタイムの短縮、ビジネスチャンスの創出
コスト削減	ペーパーレス化による直接コスト、保管スペースや人件費などの間接コストの削減
内部統制の強化	業務プロセスの可視化、不正防止、監査対応の効率化
生産性の向上	定型業務の自動化、ヒューマンエラーの削減、コア業務への集中
多様な働き方の実現	テレワーク・ハイブリッドワークへの対応、BCP対策

FAQ

見落としがちな3つのデメリットと導入時のリスクとは？

【結論】 ワークフローシステムの導入はメリットばかりではありません。「導入・運用コストの発生」「システムの硬直化による非効率」「従業員の抵抗による形骸化」という3つのデメリットを直視し、事前に対策を講じなければ、プロジェクトは失敗に終わる可能性があります。

デメリット1：導入・運用コストの発生

当然ながら、システムの導入にはコストがかかります。

• 初期費用：システムのライセンス料や、サーバーを自社で構築するオンプレミス型の場合は高額な構築費用が発生します。
• 月額利用料：クラウド型（SaaS）の場合は、ユーザー数に応じた月額費用が継続的に発生します。
• 隠れたコスト：導入時の初期設定（フォーム作成、承認ルート設定）にかかる人件費や、導入後のメンテナンス（組織変更に伴う設定変更など）にも継続的な工数が必要です。

多機能で高価なシステムを導入したものの、一部の機能しか使われず「宝の持ち腐れ」になるケースや、逆に安価なシステムを選んだ結果、自社の複雑な要件に対応できず再投資が必要になるケースも少なくありません。

デメリット2：システムの硬直化による非効率

ルールを徹底できるのがワークフローシステムのメリットですが、それが裏目に出ることもあります。

すべての業務を厳格なルールで縛りすぎると、緊急時やイレギュラーな事態に柔軟に対応できず、かえって業務が停滞してしまうリスクがあります。

例えば、「ルール上、この承認ルートを通すしかないが、担当者が出張中で1週間戻らない」といった事態が発生すると、紙媒体よりもかえって時間がかかってしまうこともあり得ます。例外処理を想定した柔軟なルート設計や、代理承認機能の適切な設定が重要です。

デメリット3：従業員の抵抗とシステムの形骸化

導入プロジェクトにおける最大の失敗要因は、技術的な問題よりも人間的な問題です。長年慣れ親しんだ紙やExcelでの業務を変えることに対して、従業員から心理的な抵抗が生まれるのは自然なことです。

• 「新しいシステムの操作を覚えるのが面倒」
• 「紙の方が自由度が高くてやりやすい」
• 「電子承認では責任感が湧かない」

このような抵抗感からシステムが使われなくなり、結局メールや口頭での承認といった「抜け道」が横行し、システムが形骸化してしまうのが最も深刻な失敗シナリオです。

【まとめ】デメリットを乗り越えるためのポイント

• コスト対策：初期費用だけでなく、運用やメンテナンスまで含めた総所有コスト（TCO）で費用対効果を判断する。
• 硬直化対策：緊急時や例外を想定し、条件分岐や代理承認など柔軟な承認ルートを設計する。
• 抵抗感対策：導入の目的とメリットを丁寧に説明し、十分なトレーニングと手厚いサポート体制を用意する。

FAQ

導入効果を最大化する！失敗しないための4つの重要ポイント

【結論】 ワークフローシステムの導入成功は、技術選定そのものよりも、その前後の戦略的な取り組みにかかっています。「①目的の明確化と業務改善」「②自社に合ったシステム選定」「③スモールスタートと丁寧な定着支援」「④継続的な改善」という4つのポイントを押さえることが、投資効果を最大化する鍵です。

ポイント1：【準備】導入目的を明確にし、既存業務を見直す

システム導入を検討する前に、まず「なぜ導入するのか？」という目的を明確にしましょう。「承認時間を平均30%削減する」「ペーパーレス化で年間100万円のコストを削減する」といった、具体的で測定可能な目標（KPI）を設定することが重要です。

そして、最も重要なのが現状の業務プロセスを見直すことです。非効率な業務プロセスをそのままシステム化しても、非効率が高速化されるだけです。システム導入を「業務改革のチャンス」と捉え、「この承認ステップは本当に必要か？」「この書類の項目はもっと減らせないか？」といった視点で、不要な手続きをスリム化しましょう。

ポイント2：【選定】機能の多さより「自社との適合性」で選ぶ

市場には多種多様なワークフローシステムが存在します。価格や機能の豊富さだけで選ぶのではなく、以下の観点から自社に最も合ったシステムを選定することが失敗しないための秘訣です。

• 柔軟性：自社の複雑な承認ルート（条件分岐、代理承認など）を、ITの専門家でなくても簡単に設定・変更できるか。
• 操作性：PC、スマートフォンを問わず、誰でも直感的に使えるか。
• 連携性：会計システムや人事システム、電子契約サービスなど、既存の他システムと連携できるか。

多くのクラウド型システムでは無料トライアルが提供されています。必ず複数のシステムを実際に試し、現場の担当者の意見を聞いた上で決定しましょう。

ポイント3：【導入・定着】スモールスタートで成功体験を積む

全社一斉に導入する「ビッグバンアプローチ」は、問題が発生した際のリスクが大きすぎます。

まずは、特定の部署や業務に限定して試験的に導入する「スモールスタート」を強く推奨します。ここで成功体験を作り、運用ノウハウを蓄積することで、他部署へ展開する際の抵抗感を和らげ、スムーズな全社導入へと繋げることができます。

また、導入後の定着には、丁寧なコミュニケーションが不可欠です。「なぜ導入するのか」「導入すると、あなたの仕事がどう楽になるのか」というメリットを繰り返し伝え、操作研修や問い合わせ窓口といった手厚いサポート体制を構築しましょう。

ポイント4：【改善】導入後もデータを分析し、進化させ続ける

ワークフローシステムの導入はゴールではなく、業務改善のスタートです。システムには、承認にかかる時間や、差し戻しが多い業務といった貴重なデータが蓄積されます。

これらのデータを定期的に分析し、「どこにボトルネックがあるのか」「なぜ差し戻しが多いのか」といった課題を発見し、継続的にプロセスを改善していくことが重要です。ユーザーからのフィードバックを収集する仕組みを作り、ビジネスの変化に合わせてシステムを「育てていく」という意識を持ちましょう。

【図表】導入成功のための実践チェックリスト

フェーズ	チェック項目
準備	導入目的（KPI）は明確か？ 既存業務の課題を洗い出し、スリム化したか？
選定	自社の承認ルートを再現できる柔軟性があるか？ 現場の担当者が無料トライアルで操作性を確認したか？
導入	スモールスタートで段階的に展開する計画か？ 導入目的やメリットを全社に説明したか？
定着・改善	導入後のサポート体制は整っているか？ 定期的にデータを分析し、プロセスを改善する計画があるか？

より高度なシステム連携やAI活用まで見据えた「統合型ワークフローシステム」の選び方については、以下の記事で比較ポイントを解説しています。

▶ 関連記事：統合型ワークフローシステムとは？選び方・比較検討方法まで詳細解説！【2025年最新版】

まとめ：メリットを最大化し、デメリットを最小化する導入戦略

本記事では、ワークフローシステム導入のメリット・デメリット、そして効果を最大化するためのポイントを解説しました。

【本記事の要点】

• メリット：業務効率化やコスト削減に留まらず、意思決定の迅速化や内部統制の強化など、経営レベルでの恩恵が大きい。
• デメリット：導入・運用コストや、従業員の心理的な抵抗といったハードルが存在する。
• 成功の鍵：導入そのものを目的にせず、事前の業務分析と目的設定を徹底すること。そして、現場を巻き込みながらスモールスタートで着実に定着させ、継続的に改善していくこと。

ワークフローシステムの導入は、企業の生産性を向上させ、変化に強い組織を作るための強力な一手です。本記事で紹介したポイントを参考に、ぜひ貴社の業務改革を成功に導いてください。

ジュガールワークフローは、総務・人事・経理など、システム専門ではない業務部門のご担当者様が、IT部門に頼らずご自身で簡単に構築・運用できるノーコードの統合型ワークフローシステムです。100種類以上の豊富なテンプレートを活用すれば、申請書や承認ルート作成の負担を大幅に削減。システム構築の手間を最小限に抑えることで、本来注力すべき「現場の声を聴き、業務を巻き込み、真の改善を進める」活動に時間を割くことができます。ぜひ、ジュガールワークフローの製品ページを合わせてご確認ください。

引用

1. ワークフローシステムのデメリットとは？導入失敗例から学ぶ成功のコツ, ITトレンド, (https://it-trend.jp/workflow/article/failure_case)