経費精算の自動化が必要な理由
業務のムリ・ムダを大幅に削減
経費精算は経理部だけで完結するものではなく、多くの部署が関わります。営業部や役職者も例外ではなく、多くの時間を書類作成や申請に費やしています。経費精算システムを導入することで、例えば交通系ICカードのデータ取込みやOCR機能による手入力の削減、定期券区間の排除、訪問先への最短経路での交通費算出が自動化され、無駄な交通費の削減や不正申請の防止に役立ちます。また、会計ソフトや勤怠管理システムとの自動連携でさらなる効率化が実現し、ミスや手間、時間の大幅削減につながります。
余計なストレスの軽減
経費精算には申請者、承認者、経理担当者が関わる必要があります。不備があると差し戻しが発生し、ストレスが溜まります。システムによる自動化で、入力やチェックの手間が軽減され、経理担当者は重要な業務に集中できるようになります。
経費精算の自動化で業務効率化する10の方法
立替経費精算の入力補助機能の活用
立替経費精算について、領収書の画像からAI-OCRで必要な項目を自動で読み取り、自動入力する機能を利用することで、申請者の手入力の手間を大幅に削減できます。この機能により、領収書のデータが自動的に読み取られ、項目ごとに正確に入力されるため、入力ミスも防止できます。
旅費交通費精算の入力補助機能の活用
旅費交通費精算について、経路検索から自動で運賃や車の走行距離に基づく支給額を計算します。また、定期券区間の自動控除や日当の自動計算などもサポートします。さらに、交通系ICカードやモバイルSuicaの明細を自動連携し、交通費の入力を簡略化することもできます。これらの機能により、申請者は煩雑な手入力作業を減らし、正確で効率的な精算が可能となります。
社内規定の自動チェック
旅費や出張手当など、計算が複雑な経費もシステムが自動計算し、社内規定違反のチェック機能が申請前に違反を確認、修正を促します。これにより、差し戻しの手間が減り、上長承認や経理担当者のチェックがスムーズになります。
会計システムとの自動連携
経費精算システムのデータを会計システムに自動反映することで、手入力の手間やミスを削減できます。これにより、煩雑な勘定科目の仕分け作業も大幅に軽減されます。例えば、勘定科目や税区分を自動で紐づける設定が可能なシステムを利用することで、仕分け作業が効率化され、手作業の負担が軽減されます。
法人カード明細の自動取り込み
法人カードの利用で、立替金精算や仮払いの手間を削減し、不正な経費精算を防止できます。現金での出納が不要となり、経費処理が効率化されます。
電子帳簿保存
カメラで撮影した領収書の画像をそのまま証憑として活用できる電子帳簿保存機能を利用することで、領収書の管理が簡単になります。紙の領収書を保管する必要がなくなり、紛失リスクも減少します。電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、領収書を電子化して保存することで、保管スペースの節約にもなります。
重複申請のチェック
領収書の使いまわしや交通費の重複申請などを自動チェックする機能を活用することで、不正な申請やミスを防止し、申請の正確性が向上します。例えば、同じ領収書が複数回提出された場合や、同一の交通経路が重複して申請された場合にアラートが表示されるシステムを利用することで、重複申請のリスクを大幅に削減できます。
自動仕訳
AIが勘定科目の設定を自動的に行う自動仕訳機能を活用することで、経理担当者の手間を削減し、仕訳ミスを防ぐことができます。自動仕訳機能を利用することで、経費の申請内容に基づいて適切な勘定科目が自動的に設定されるため、手動での仕訳作業が不要となり、経理業務が効率化されます。
インボイス制度対応
インボイス制度に対応し、適格請求書発行事業者の登録番号を自動でチェックする機能を活用することが重要です。領収書に記載された登録番号が正しいかどうかを国税庁の登録番号公表サイトにAPIで参照し、自動チェックします。この機能により、不正な請求書や誤った登録番号を使用した申請を防ぐことができます。例えば、システムが自動的に登録番号をチェックし、正しくない場合はアラートを表示することで、経理担当者が手動で確認する手間を省けます。
承認フローの自動化とリマインダー通知
ワークフロー機能により、適切な承認フローでの申請が自動化されます。承認依頼の見落としを防ぐメールやアラート通知機能もあり、承認者のミス防止に役立ちます。リアルタイムで承認進捗を把握でき、効率的な管理が可能です。また、複雑な承認フローにも対応できるシステムを利用することで、精算額や費目によって異なる承認フローを設定し、柔軟に対応できます。さらに、承認が遅れている場合にはリマインダー通知が自動的に送信される機能もあり、迅速な承認を促します。
経費精算を自動化する際の注意点
入力精度の確保
OCR機能の精度向上により、識字率は上がっていますが、手書きの領収書や複雑なレシートの読み取りには限界があります。手書きの文字や異なるフォーマットの領収書を正確に読み取るためには、高精度なOCR技術が必要です。オペレーターによる入力代行サービスの利用も検討しましょう。特に、手書きの領収書や特殊なフォーマットの領収書が多い場合には、手動での入力代行サービスを活用することで、入力ミスを防ぎ、データの正確性を確保できます。
規程チェックの設定
社内規定に反する申請を自動チェックする設定が必要です。経理担当者の利便性だけでなく、申請者の意見も反映しながら設定を進めると良いでしょう。まずは、規定違反が発生しやすい項目や、発生すると大変になる項目などから重点的に始めて、徐々に設定を増やしていくとよいでしょう。また、規定違反のチェック機能を活用することで、申請前に自動的に違反を確認し、修正を促すメッセージやアラートを表示することができます。差し戻しの手間が軽減されるため、上長承認や経理担当者のチェックがスムーズになります。
システム連携の項目を厳選
自社の事業に合わせて必要な項目を設定し、会計システムとの連携をスムーズにすることで、経理作業を効率化できます。例えば、預金口座や取引先ごとに補助科目を設定しておけば、それぞれの残高をリアルタイムで把握できるので管理しやすくなります。一方、補助項目を細かく設定しすぎたり、不要な項目を増やしたりするとわかりづらくなることもあります。自社にどのような項目が必要かを見極めることが重要です。
承認フローの設定
承認フローが多層的な場合や、精算額や費目によって承認フローが異なる場合などには、設定を柔軟にカスタマイズできるシステムを利用する必要があります。システムによって、会社の規程に沿った承認フローの設定がシンプルに行えたり、煩雑になってしまうケースもありますので、会社組織が大きくなればなるほど事前にしっかりと点検をしていきましょう。
自由度の高い設定ができるシステムを導入する際は、事前に自社の業務フローを十分に分析し、どのような承認ルールが必要かを明確にすることが重要です。例えば、特定の金額以上の申請には上級管理職の承認が必要であるとか、特定の費目に関しては複数の承認者が必要であるなどのルールを事前に整理しておくと、設定時の手間を大幅に削減できます。
入力精度の向上
入力精度の向上を図るためには、OCR機能の精度だけでなく、領収書やレシートのフォーマットが標準化されているかも重要です。標準化されたフォーマットを使用することで、OCRによる読み取り精度が向上し、入力ミスの削減につながります。企業内で使用する領収書やレシートのフォーマットを統一し、手書きの情報を極力排除することが推奨されます。
さらに、システム導入初期には入力代行サービスを活用し、一定の精度を確保することも有効です。特に、大量の領収書や複雑なフォーマットのレシートを扱う場合には、プロフェッショナルによる入力代行サービスを利用することで、入力データの品質を担保し、システムの信頼性を高めることができます。
セキュリティ対策の強化
経費精算システムを導入する際には、セキュリティ対策を徹底することが重要です。経費精算システムには企業の機密情報や個人情報が含まれるため、不正アクセスやデータ漏洩を防ぐためのセキュリティ対策が必要です。システム導入時には、以下の点に注意してセキュリティ対策を講じましょう。
- 強固なパスワードポリシーの設定
- 二段階認証の導入
- 定期的なセキュリティアップデートの実施
- データの暗号化
- アクセスログの監視
これらの対策を講じることで、経費精算システムのセキュリティを強化し、安心してシステムを運用することができます。
ユーザー教育とサポート体制
経費精算システムを効果的に活用するためには、ユーザー教育とサポート体制の充実が欠かせません。システム導入時には、従業員向けのトレーニングを実施し、システムの使い方やメリットを理解してもらうことが重要です。また、システム運用中に発生する疑問やトラブルに迅速に対応できるサポート体制を整えることも必要です。
ユーザーマニュアルの作成や、FAQの整備、問い合わせ対応窓口の設置などを行い、ユーザーが安心してシステムを利用できる環境を整えましょう。さらに、定期的なフィードバックの収集と改善活動を行うことで、システムの使い勝手を向上させ、より効果的な経費精算の自動化を実現することができます。
ジュガール経費精算のご紹介
ここまで、経費精算の自動化に関する様々な方法と注意点についてご紹介しましたが、これらの機能を備えたシステムとして「ジュガール経費精算」をお勧めします。ジュガール経費精算は、以下の特徴を持つ優れた経費精算システムです。
- AI-OCRによる自動入力: 領収書の画像から必要な項目を自動で読み取り、手入力の手間を削減。
- 旅費交通費の自動計算: 経路検索や交通系ICカードの連携で運賃や支給額を自動計算。
- 社内規定の自動チェック: 規定違反を自動で検出し、修正を促す機能。
- 会計システムとの自動連携: 経費精算データを自動で会計システムに反映。
- 法人カードとクレジットカードの明細自動取得: 明細データを自動取得し、経費精算に反映。
- 電子帳簿保存: 領収書を電子化して保存し、管理が容易。
- 重複申請のチェック: 領収書の使いまわしや重複申請を自動で検出。
- 自動仕訳: AIによる勘定科目の自動設定。
- インボイス制度対応: 登録番号を自動チェックし、不正請求を防止。
- 承認フローの自動化とリマインダー通知: 承認プロセスの自動化と遅延時のリマインダー通知機能。
これらの機能を活用することで、経費精算業務の大幅な効率化と正確性の向上が期待できます。経費精算の自動化を検討している企業様は、ぜひジュガール経費精算の導入を検討してみてください。
