この記事のポイント
- 経費精算の自動化により、入力作業・承認滞留・チェックの手間が大幅に減り、業務全体の効率が向上する。
- 導入時はインボイス対応、承認ルート、会計連携など、運用に影響するポイントを押さえることが重要。
- ジュガールを活用することで、申請〜承認〜管理を一元化し、シンプルなフローで安定した運用ができる。
経費精算の自動化とは
経費精算の自動化とは、申請・確認・承認・仕訳といった一連のプロセスを、システムによって効率化する仕組みを指します。これまで紙の領収書回収や手入力が中心だった業務を、デジタル化によってスムーズに進められる点が特徴です。
近年は、インボイス制度への対応、ペーパーレス化、人手不足などを背景に、自動化の重要性が急速に高まっています。従来の手作業中心の運用では属人化やミスが避けられず、業務負荷も大きいため、企業規模を問わず導入が進んでいます。
▼インボイス制度への対応についてもっと知りたい方はこちら
▼ペーパーレス化についてもっと知りたい方はこちら
手作業で起こりがちな課題
経費精算を手作業で進める場合、次のような問題が起こりやすくなります。
- 領収書の回収・確認に時間がかかる
紛失、提出漏れ、記載内容の不備が頻発し、経理側の確認作業が大きな負担になります。 - 入力ミスや二重申請のリスク
金額の入力間違い、同じ領収書の再提出など、ヒューマンエラーが避けられません。 - 承認フローが滞留しやすい
承認者の不在や確認漏れが起きると、処理が遅延する原因になります。 - 問い合わせ対応が多い
申請者からの「申請通ってますか？」「いつ承認されますか？」という質問が増え、経理の手を止めてしまいます。 - 月末に作業が集中してしまう
手作業が多いため処理を前倒しできず、月末に負荷が一気に高まります。
これらの課題は、業務全体の生産性低下につながる大きな要因となります。
経費精算自動化の主な仕組み
経費精算の自動化は、申請から承認、経理処理までの一連の流れをシステム化し、業務全体の負荷を減らす仕組みです。ここでは、自動化を支える主要な機能を項目ごとに整理して解説します。
スマホでの領収書撮影・読み取り
スマートフォンで領収書を撮影するだけで、画像データがシステムに取り込まれます。紙の提出が不要になり、外出先からすぐ申請できるため、提出遅れや紛失リスクを防げます。
AI-OCRによる自動入力
撮影した領収書から、日付・金額・店名などを自動で読み取る機能です。手入力が大きく減り、申請者の負担が軽減されるだけでなく、入力ミスの防止にも効果があります。
▼AI-OCRについてもっと知りたい方はこちら
ガイド付き申請フォーム
申請に必要な情報が整理され、必須項目の抜け漏れを防ぐ仕組みです。
金額区分や勘定科目が自動で補助されるため、申請者の知識に左右されず、正しいデータを簡単に入力できます。
規定・ルールの自動チェック
社内規定に沿って、次のようなチェックを自動化できます。
- 二重申請の防止
- 金額上限の判定
- 必須添付の確認
- インボイス番号のチェック
事前に弾けるため、承認者や経理の確認作業が大幅に削減されます。
承認ルートの自動設定
金額・部署・申請種別などに応じて、最適な承認者へ自動で回付されます。
属人化が解消され、「誰に回せばいいかわからない」という申請者の負担もなくなります。
会計システムとのデータ連携
申請データから仕訳情報を自動生成し、会計システムに連携できます。これにより、経理担当者が毎月行っている仕訳入力の手間が削減され、二重入力によるミスも防止できます。
カード明細との自動連携
法人カード・交通系IC・キャッシュレス明細を自動取り込みすることで、申請者が一から入力する手間を減らします。明細との突合も自動化され、正確な処理が可能になります。
経費精算を自動化するメリット
経費精算の自動化は、単なる“便利化”ではなく、業務の質を大きく向上させる効果があります。ここでは主なメリットを具体的に解説します。
入力作業の削減
領収書の撮影から自動読み取りが可能になり、手入力にかかっていた時間が大幅に短縮されます。申請者はスマホから簡単に申請できるため、提出のハードルも下がります。
ミス・不正の防止
システムが自動で内容をチェックすることで、二重申請や誤入力を事前に防止できます。承認者や経理が細かい確認に時間をかける必要がなくなります。
承認スピードの向上
承認ルートが自動化され、モバイル承認も可能になるため、承認滞留が減ります。外出中でも処理できるため、月末の詰まりも軽減されます。
経理業務の負荷軽減
申請データをもとに仕訳が自動作成され、会計システムとの連携もスムーズになります。経理はチェック・修正に集中できるようになり、月次締めも効率化します。
データの一元管理
申請内容、承認履歴、領収書画像がすべて電子化され、後から探しやすくなります。監査対応や社内照会にも強く、透明性の高い運用が実現できます。
導入に差し当たっての確認事項まとめ
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 課題整理 | 時間がかかっている業務やミスの発生箇所を把握 |
| 規程確認 | 社内ルールと実務のギャップを整理 |
| フロー設計 | 自動化の範囲、承認ルート、連携方法を決定 |
| システム設定 | 申請フォーム、チェックルール、連携設定など |
| 社内周知 | 操作説明、ガイドライン作成、トレーニング |
| 運用開始 | 実際の運用を踏まえて改善点を調整 |
よくある質問（FAQ）
A. 従業員数に関係なく効果があります。
特に「承認滞留が多い」「領収書の回収が大変」「経理の負荷が高い」といった課題があれば、小規模企業でも自動化のメリットをすぐ実感できます。
A. 登録番号の入力チェックや記載内容の確認など、自動化に役立つ設定が可能です。
書類確認の負担が減り、経理側のチェック漏れも防ぎやすくなります。
A. スマホでの領収書撮影・申請・承認に対応しています。
外出先でも完結できるため、申請遅れや承認滞留を減らせます。
A. 慣れるまでは操作説明が必要ですが、設定されたフローに沿って利用するだけなので、定着は比較的スムーズです。
ガイド付きフォームや自動チェックがあるため、ユーザー側の迷いを減らせます。
A. 自動化効果を高めるために重要です。
仕訳作成・データ転記の手作業が減るため、経理の負荷が大幅に軽減されます。
経費精算自動化にはジュガールを
経費精算をシンプルに運用したい企業には、ジュガールが適しています。
必要なステップをわかりやすく整理でき、申請・承認・チェック・データ管理まで一つの流れで扱えます。
- 申請〜承認の一元管理で処理漏れを防止
- 必須項目や規定違反を自動で判定し、不正・ミスを減らす
- 金額・部門ごとの柔軟な承認ルートに対応
- 社内システムや会計データとAPI連携が可能
- 過剰機能を避け、使いやすさを重視した構成
経費精算を整備しつつ、日常の運用負荷を増やしたくない企業にとって、導入しやすい選択肢です。
