LINEとLINE WORKSは、同じ企業グループ内の兄弟会社から提供されている別々のサービスです。
LINEはLINEヤフー株式会社が、一方、LINE WORKSはLINE WORKS株式会社がそれぞれ提供しています。
この記事では、ビジネスにおけるLINE WORKSの役割と、ワークフローシステムとの連携により業務プロセスをいかに効率化し、自動化するかを具体的な手法と実例を交えて解説します。
LINEとLINE WORKSの特徴
LINEの特徴
LINEは、個人向けのコミュニケーションアプリで、以下のような特徴があります。
- メッセージング機能
リアルタイムでテキストメッセージ、スタンプ、画像、動画、音声メッセージの送受信が可能です。 - 通話機能
無料の音声通話やビデオ通話が可能で、個別通話やグループ通話ができます。 - タイムライン機能
ユーザーはタイムラインに投稿して友人と情報を共有できます。投稿にはテキスト、写真、動画、リンクを添付することができます。 - スタンプと絵文字
感情を豊かに伝えるためのスタンプや絵文字が豊富です。ユーザーは自分でスタンプを作成することも可能です。 - オープンチャット
共通の興味や関心を持つ他のユーザーと匿名でチャットすることができます。
LINE WORKSの特徴
- LINEと似たインターフェイス
LINE WORKSは、LINEのユーザーインターフェイスを踏襲しており、使い方も非常に似ています。そのため、LINEを使ったことがある人なら、誰でもすぐに使い始めることができます。ビジネス向けのサービスは操作が難しく、最初に学習コストがかかることが多いのですが、LINE WORKSならその手間を省くことができます。導入企業の声を見ても、新人もすぐに使えてコミュニケーションの輪に入れるという点が大きなメリットとして挙げられています。 - トークの使用感はLINEそのもの
LINE WORKSのトーク機能は、LINEのトーク機能とほぼ同じ使用感です。主な違いは、既読数だけでなく「誰が読んだか」まで分かる点です。これにより、メッセージの確認状況を把握しやすくなり、効率的なコミュニケーションが可能です。また、LINE WORKSは業務に応じて自由にトークルームを作成できるため、プロジェクトやタスクごとにトークルームを分けることができます。 - 組織のアドレス帳を揃え、メンバー検索が可能
LINE WORKSは社内アドレス帳を作成でき、組織階層型にすることも可能です。各部署や拠点ごとのメンバーを一覧表示でき、社員検索や連絡先の登録が簡単に行えます。これにより、社内の誰とでもスムーズに連絡を取ることができます。 - 情報共有が一つで完結：グループウェアとしての機能が充実
LINE WORKSは、トークや無料通話ができるだけでなく、カレンダー、ファイル共有、掲示板などの機能も備えています。これにより、チームメンバーの予定を把握しやすくなり、外出先からでも簡単に情報にアクセスできます。掲示板機能は、一斉周知やマニュアルの共有など、ストック型の情報共有に役立ちます。 - 社外のLINE WORKSユーザー・LINEユーザーともやり取りが可能
LINE WORKSは、外部のLINE WORKSユーザーや個人のLINEユーザーともつながることができます。これにより、プロジェクトの協力会社や取引先とも迅速にやり取りでき、顧客やアルバイトとのコミュニケーションも円滑に行えます。 - クラウドサービス
LINE WORKSはクラウドサービスであり、スマホアプリだけでなくPC、タブレットでも利用できます。デバイスが変わっても同じ情報にアクセスできるため、機種変更時のデータ引継ぎ作業が不要です。 - 組織単位での管理と高度なセキュリティ設定
LINE WORKSは、組織やチーム単位で導入するものであり、管理者がメンバーの管理や各種設定を行うことができます。高度なセキュリティ機能を備えており、銀行や保険会社にも選ばれるほどの安全性を提供しています。
LINE WORKSの機能解説
チャット機能
LINE WORKSのチャット機能は、リアルタイムでのコミュニケーションを促進します。個別チャット、グループチャットのどちらでも、テキスト、スタンプ、画像、動画、音声メッセージの送受信が可能です。既読機能は誰がメッセージを読んだかを確認でき、伝達漏れを防ぐことができます。
メール機能
LINE WORKSのメール機能は、ビジネス用途に最適化されており、大量のメールを効率的に管理できます。フィルタリングや検索機能が充実しており、重要なメールを迅速に見つけ出すことができます。フォルダ分けやラベル付けによる整理も容易で、業務の効率化に寄与します。
カレンダー機能
共有カレンダーを利用することで、チーム全体のスケジュールを把握し、調整することができます。会議やイベントの予定を簡単に追加・変更でき、リマインダー機能も備わっています。カレンダーは個人用とチーム用に分けられており、業務とプライベートの予定を混在させずに管理できます。
ドキュメント共有機能
LINE WORKSは、ドキュメントのアップロード、共有、編集を簡単に行える機能を提供しています。クラウドベースのストレージを活用し、ファイルのバージョン管理やアクセス権限の設定も可能です。共同編集機能により、複数人での同時編集が可能で、リアルタイムでのコラボレーションが実現します。
外部連携機能
LINE WORKSは、他のビジネスツールやアプリケーションと容易に連携できます。Google WorkspaceやMicrosoft 365などの外部サービスと統合し、シームレスな業務運用を実現します。例えば、Googleカレンダーと連携することで、予定を自動的に同期させることができます。
セキュリティ機能
企業向けの高度なセキュリティ機能を備えています。二段階認証、データの暗号化、アクセス制御、監査ログの管理など、情報漏洩を防止するための多層的なセキュリティ対策が施されています。また、LINE WORKSを使用することで、退職者の手元に情報が残らないというメリットもあります。管理者は退職者のアカウントを無効化し、そのデバイスからデータへのアクセスを制御することができます。
LINEとLINE WORKSの違い
使用目的の違い
LINE：個人向けのコミュニケーションツールとして利用され、家族や友人との日常的なやり取りに最適です。
LINE WORKS：企業向けに設計されたビジネスコミュニケーションツールであり、業務連絡やチーム内の情報共有、プロジェクト管理など、ビジネス用途に特化しています。
機能性の違い
LINE：基本的なチャット、通話、メディア共有が中心で、個人のコミュニケーションを豊かにする機能が充実しています。
LINE WORKS：メール、カレンダー、ドキュメント共有、外部連携など、ビジネスに必要な機能が一つに統合されています。これにより、業務の効率化と生産性向上を目指した機能が充実しています。
セキュリティの違い
LINE：個人向けのセキュリティ対策が施されていますが、企業全体のセキュリティ管理には不向きです。
LINE WORKS：企業向けの高度なセキュリティ対策が施されており、退職者の手元に情報が残らないよう管理者がアカウントを無効化し、デバイスからのデータアクセスを制御することができます。
LINE WORKSの利用方法と導入のメリット
企業がLINE WORKSを導入することで、社内コミュニケーションの効率化や情報管理の強化が図れます。以下に、具体的なメリットと導入方法を解説します。
- 効率的なコミュニケーション：LINE WORKSのチャット機能を利用することで、リアルタイムの情報共有が可能になります。個別チャットやグループチャットでの迅速なやり取りが業務のスピードを向上させます。
- 統合された業務管理：メール、カレンダー、ドキュメント共有、外部連携などのグループウェア機能が統合されているため、業務全体の管理が一元化され、効率が大幅に向上します。
- 高度なセキュリティ：企業向けのセキュリティ機能が充実しており、データの暗号化やアクセス制御、監査ログの管理などが可能です。退職者のアカウントを無効化し、デバイスからのデータアクセスを制御することで情報漏洩のリスクを軽減します。
- 柔軟な外部連携：Google WorkspaceやMicrosoft 365などの外部サービスと簡単に連携できるため、既存のツールとシームレスに統合して使用できます。
- ユーザー管理：管理者機能により、ユーザーの追加・削除、アクセス権限の設定、使用状況のモニタリングなどが容易に行えます。これにより、企業全体のコミュニケーションを効率的に管理できます。
- ビジネス特化の機能：LINE WORKSには、ビジネス用途に特化した機能が多数搭載されています。例えば、プロジェクト管理、タスク管理、スケジュール管理など、業務効率を高めるためのツールが充実しています。
LINE WORKSの導入方法
- アカウントの作成：まず、LINE WORKSのウェブサイトにアクセスしてアカウントを作成します。必要な情報を入力し、アカウントを開設します。
- ユーザーの登録：管理者は、従業員のメールアドレスを使ってユーザーを登録します。登録されたユーザーには、LINE WORKSの使用方法と初期設定に関する案内が送られます。
- 管理者設定：管理者は、LINE WORKSの管理画面からユーザーのアクセス権限やセキュリティ設定を行います。企業のポリシーに応じて、必要な設定をカスタマイズします。
- 外部連携の設定：Google WorkspaceやMicrosoft 365などの外部ツールとの連携を設定します。これにより、既存の業務ツールとシームレスに統合して使用できます。
- トレーニングとサポート：LINE WORKSの利用に関するトレーニングを実施し、従業員がスムーズに利用できるようサポートします。LINE WORKSのヘルプセンターやサポートチームを活用して、必要なサポートを提供します。
LINE WORKSと連携するジュガールシリーズ
LINE WORKSをさらに活用する方法として、ジュガールワークフロー・ジュガール経費精算との連携をお勧めします。LINE WORKSで柔軟で即時性の高い会話を行いつつ、ジュガールシリーズを利用することで、社内文書（稟議・申請・届出・報告など）を通したオフィシャルなコミュニケーションも効率的に行うことができるようになります。ジュガールシリーズはLINE WORKSのアプリとして利用できるため、非常に便利です。
LINE WORKSとの連携は「ジュガール」
LINE WORKSと「ジュガール」の連携により、複数の部門や担当者が同時に承認作業を行うことが
可能となります。
これは、LINE WORKSの連携機能と「ジュガール」のクラウド型システムの効率性が相まって、
決裁までの時間を大幅に短縮します。また、問題が発生した際には作業の進行を停止し、差し戻すことができます。これにより、「承認者が不在」や「他部門との連携が不十分」といった問題が改善されます。
さらに、「ジュガール」を通じて業務上の条件分岐を設定することで、手動で行っていた作業の振り分けを自動化できます。これにより、作業が簡略化され、LINE WORKSと連携することでワークフローの改善や業務効率化が一層進みます。
LINE WORKSと「ジュガール」の連携により、誰でも簡単にワークフローを作成し、社内の稟議・申請・報告書を一元管理することが可能になります。
これらの機能を最大限に活用し、ビジネスの効率化を実現するため、ぜひLINE WORKSとの「ジュガール」の連携導入をご検討ください。
