導入事例
紙とExcelの申請業務から脱却。
ジュガールで実現した拠点をまたいだ稟議・申請の効率化
ファンタジスタプロダクション様は、福岡県を中心に一般貨物運送、軽貨物運送、物流関連事業を展開されています。
福岡本社のほか、久留米市や北九州市にも拠点を構える同社では、これまで紙やExcelによる申請・承認業務を運用していました。しかし、拠点間での申請や承認には時間と手間がかかり、書類管理も課題となっていました。
今回は、ジュガール導入の背景や導入後の変化について、管理部門で運用を担当されている秋様にお話を伺いました。
福岡本社のほか、久留米市や北九州市にも拠点を構える同社では、これまで紙やExcelによる申請・承認業務を運用していました。しかし、拠点間での申請や承認には時間と手間がかかり、書類管理も課題となっていました。
今回は、ジュガール導入の背景や導入後の変化について、管理部門で運用を担当されている秋様にお話を伺いました。
目的
- 紙とExcelを中心としたアナログな申請業務からの脱却
- 本社および複数拠点間をまたぐ申請・承認プロセスの効率化
- 自社の業務フローに合わせた柔軟なシステム運用の実現
課題
- 遠方拠点からのFAX送信や、本社へ直接持参する手間の発生
- 起案から最終承認が下りるまでに2〜3日かかるタイムロス
- 増え続ける紙書類のファイリング負担と、進捗状況の不透明さ
効果
- オンライン化により、書類作成や回覧にかかる作業工数を大幅に削減
- 申請の進捗状況が可視化され、電話での確認や書類紛失のリスクが解消
- 過去の申請を検索できるようになり、情報確認のデータベースとして活用
紙とExcel中心の申請業務。遠方拠点では申請にも手間がかかっていた
ジュガール導入前はどのような運用をされていましたか？
以前は紙とExcelを中心に運用していました。
稟議については紙で作成し、承認者が印鑑を押しながら回覧していく流れでした。
当社は福岡市を中心に、久留米市や北九州市にも社員がいます。福岡本社であれば社内で申請を回せますが、久留米や北九州など離れた拠点から申請する場合は、FAXで送るか、本社に来たタイミングで申請する必要がありました。
そのため、承認までには早くても1～2日、場合によっては2～3日ほどかかることもありました。
また、紙の申請書は保管していく必要があります。申請数が増えるほど書類も増えていくため、保管やファイリングの手間もありました。
当社は福岡市を中心に、久留米市や北九州市にも社員がいます。福岡本社であれば社内で申請を回せますが、久留米や北九州など離れた拠点から申請する場合は、FAXで送るか、本社に来たタイミングで申請する必要がありました。
そのため、承認までには早くても1～2日、場合によっては2～3日ほどかかることもありました。
また、紙の申請書は保管していく必要があります。申請数が増えるほど書類も増えていくため、保管やファイリングの手間もありました。
ジュガールを選んだ理由を教えてください。
料金面に納得できたこともありますが、導入時のサポートが大きかったです。
当社としても、「こういう申請を回したい」「こういう運用を実現したい」というイメージは持っていました。
その内容を担当者の方に相談しながら、実際の業務に合わせて申請フォームや運用方法を整理していきました。
こちらの要望を聞いてもらいながら、「こういう形なら実現できます」と丁寧に対応してもらえたので、安心して導入を進めることができました。
システムそのものの機能だけでなく、導入時に相談しながら進められたことも大きかったと思います。
その内容を担当者の方に相談しながら、実際の業務に合わせて申請フォームや運用方法を整理していきました。
こちらの要望を聞いてもらいながら、「こういう形なら実現できます」と丁寧に対応してもらえたので、安心して導入を進めることができました。
システムそのものの機能だけでなく、導入時に相談しながら進められたことも大きかったと思います。
専務取締役 秋浩一様
必要に応じて申請フォームを増やしながら活用
現在はどのような申請で活用されていますか？
主に、車両に関する申請や採用関連、前払い申請などで利用しています。
車検、修理代、車両購入、採用、前払い、新規取引、購買稟議などですね。
最初からすべてを作り込んだというより、必要に応じて少しずつ申請フォームを増やしていきました。
現在は本部の担当者が申請することが多いですが、久留米や北九州など、離れた拠点の担当者が自分で申請するケースもあります。
車検、修理代、車両購入、採用、前払い、新規取引、購買稟議などですね。
最初からすべてを作り込んだというより、必要に応じて少しずつ申請フォームを増やしていきました。
現在は本部の担当者が申請することが多いですが、久留米や北九州など、離れた拠点の担当者が自分で申請するケースもあります。
申請にかかる時間だけでなく、申請する側の労力が減った
導入後に感じている変化はありますか？
申請から承認までの時間だけで見るよりも、申請する側の労力が減ったことが大きいと思います。
以前は、遠方の拠点から申請する場合、FAXやメールで送るか、本社に来たタイミングで申請する必要がありました。
紙の申請書を手書きで作るのか、Excelで作って印刷するのか、PDFにして送るのか、そういった申請を上げる前の手間もありました。
そのため、単純に「申請を上げてから承認が下りるまでの時間」だけではなく、申請する前後の作業も含めて考える必要があります。
ジュガールを導入してからは、オンライン上で申請できるようになったことで、そうした作業工数が減りました。
紙の書類を回したり、ファイリングしたりする必要も少なくなり、書類がなくなった、どこに行ったかわからない、申請したかどうかわからない、といったことも起こりにくくなりました。
また、自分が申請したものがどこまで進んでいるかを確認できるため、「今どうなっていますか」と電話で確認する手間も減っています。
以前は、遠方の拠点から申請する場合、FAXやメールで送るか、本社に来たタイミングで申請する必要がありました。
紙の申請書を手書きで作るのか、Excelで作って印刷するのか、PDFにして送るのか、そういった申請を上げる前の手間もありました。
そのため、単純に「申請を上げてから承認が下りるまでの時間」だけではなく、申請する前後の作業も含めて考える必要があります。
ジュガールを導入してからは、オンライン上で申請できるようになったことで、そうした作業工数が減りました。
紙の書類を回したり、ファイリングしたりする必要も少なくなり、書類がなくなった、どこに行ったかわからない、申請したかどうかわからない、といったことも起こりにくくなりました。
また、自分が申請したものがどこまで進んでいるかを確認できるため、「今どうなっていますか」と電話で確認する手間も減っています。
専務取締役 秋浩一様
申請後の管理面では、どのような変化がありましたか？
過去の申請内容を検索して見返せるのは便利ですね。
たとえば車両に関する申請では、申請タイトルに車両番号を入れています。車両番号で検索すれば、その車両に関する過去の申請が出てきます。
以前この車両でどのような修理をしたのか、どこの会社に依頼したのか、見積書はどうだったのか、といった情報を確認できます。修理箇所の写真や見積書を添付しておけば、その時の経緯も含めて確認できます。
また、採用関連の申請であれば、「この人はいつ入社したのか」といった確認にも活用しています。
人員の入れ替わりや新規採用がある中で、採用や契約に関する情報を後から確認できることは便利です。
紙の書類を探すのではなく、申請一覧から検索して見返せる。申請した内容がそのまま記録として残るので、単なる承認ツールではなく、過去の情報を確認するためのデータとしても活用できています。
泉了仁様
今後もユーザーとの対話を通じたサービス改善に期待
ユーザーからの改善要望への対応は早いと感じています。
今はいろいろなシステムやアプリケーションがあり、便利ではありますが、使うものが増えすぎることが必ずしも良いとは限りません。
だからこそ、サービスを提供する側が、今使っている顧客と話をしながら、どこに本当のニーズがあるのかを聞いていくことが大切だと思います。
今あるサービスだけでなく、顧客の業務全体の中で、ジュガールがどのような役割を担えるのかを一緒に考えていくことで、新しいサービスや価値が生まれていくのではないかと思います。
単なるシステム提供ではなく、サービスを提供する側と利用する側がコミュニケーションを取りながら、良い意味で相互に連携していける関係を期待しています。