稟議プロセスにおいては、様々な専門性を持つ人、様々な立場の人を巻き込んで合意形成を進めていく必要があるため、稟議書作成にあたっては、会社にとっての視点（メリット・デメリットやリスク・リターン等）を持ちながら、誰にとっても分かりやすい明瞭な書き方をしていく必要があります。本記事では、稟議書を作成する際の基本構成や具体的な書き方の手順、さらに稟議書が通るためのポイントを詳細に解説します。
稟議書の書き方：基本構成
稟議書を作成する際には、以下の基本構成を守ることが重要です。この構成に従うことで、提案内容が明確になり、承認者が理解しやすくなります。
件名
件名は稟議書の顔とも言える部分です。簡潔で明確なタイトルを付けることで、提案内容が一目でわかるようにします。件名には、提案の要点が短く凝縮されていることが理想です。
提案内容
提案内容には、具体的な提案の詳細を記載します。実行方法や期間についても記載し、提案がどのように実行されるかを明確にします。このセクションでは、提案の具体的なアクションプランを詳細に説明することが重要です。
目的
提案の目的や背景を明確に示します。何を達成したいのか、なぜこの提案が必要なのかを説明することで、承認者に提案の重要性を理解してもらいます。目的を明確にすることで、提案の方向性や意図が伝わりやすくなります。
費用
予算やコストの見積もりを詳細に記載します。資金の使い道を具体的に説明することで、承認者が費用対効果を判断しやすくなります。費用については、細かな内訳や根拠も含めて説明することが重要です。
期待されるリターン
提案によって得られるメリットを具体的に示します。数字で示せる効果や成果を記載することで、承認者に提案の価値を理解してもらいます。リターンを具体的に示すことで、提案の効果をより明確に伝えることができます。
リスクと対策
想定されるリスクと、そのリスクに対する具体的な対策を記載します。リスク管理の詳細を含めることで、提案の信頼性を高めます。リスクと対策を明確にすることで、提案の実現可能性を高めることができます。
結論
提案の総まとめとして、決裁者への具体的な要求を記載します。提案の要点を簡潔にまとめ、決裁を求める理由を明確にします。結論は、提案の全体を簡潔にまとめ、決裁者に行動を促す部分です。
稟議書作成の手順
稟議書作成の手順を以下に示します。これに従って作成することで、効率的かつ効果的な稟議書を作成することができます。
準備段階
提案内容を明確にし、必要な情報を収集して整理します。この段階でしっかりと準備を行うことで、後のステップがスムーズに進みます。情報収集には、関連部署とのヒアリングや市場調査も含まれます。
草案作成
各セクションの草案を作成します。この段階では、提案の全体像を把握し、重要なポイントを含めることが重要です。草案では、具体的な内容をどのように構成するかを考えます。
レビューと修正
上司や同僚に草案を見てもらい、フィードバックを基に修正します。この段階で第三者の意見を取り入れることで、稟議書の完成度を高めます。レビューでは、内容の妥当性や論理の一貫性をチェックします。
最終確認と提出
最終確認を行い、誤字脱字をチェックしてから正式に提出します。最終確認を怠らないことで、提出後の修正依頼を防ぐことができます。提出前には、再度全体を通して読み直し、細部まで確認します。
稟議書を成功させるための書き方と行動のポイント
実績がある、信頼できる
信頼される人の稟議書は、信頼が薄い人の稟議書に比べて通りやすいです。普段の業務から信頼と実績を積み重ねることが、稟議をスムーズに通す近道です。例えば、過去のプロジェクトで成功を収めた実績を持つ人は、その信頼性が稟議書にも反映されます。信頼は一朝一夕で築けるものではないため、日々の業務において誠実さと一貫性を持って取り組むことが重要です。
もちろん、最初から実績や信頼があるわけではありません。自分の実績や信頼に自信がない場合には、事前に実績や信頼がある人を巻き込んで、その人の意見も踏まえた上での稟議起案をしていきましょう。
手段より目的を明確にする
稟議書では、手段よりも目的を明確に示すことが重要です。目的が明確であれば、提案の必要性が理解されやすくなります。提案の背景や目標を具体的に説明し、その目的を達成するための手段を簡潔に示すことが求められます。目的が曖昧だと、提案が受け入れられにくくなるため、提案の根底にある意図をしっかりと伝えることが重要です。
結論を先に伝える
結論を先に伝えることで、承認者は提案の要点をすぐに把握できます。その後に詳細を説明することで、提案の全体像が理解しやすくなります。結論を先に述べ、その根拠を後から説明するスタイルが効果的です。これは、「ピラミッドストラクチャー」と呼ばれるプレゼンテーション技法で、重要なポイントを最初に伝えることで理解を促進します。
KPIなどを使い、数字として示す
提案の効果を具体的に示すためには、KPI（重要業績評価指標）などの数値を使うことが有効です。数値によって提案の効果を明確に示すことで、承認者に対して具体的なイメージを持ってもらうことができます。例えば、売上の増加率やコスト削減率などの具体的なデータを示すことが重要です。これにより、提案がどれほどのインパクトを持つかを明確に伝えることができます。
数値を使った提案は、承認者に対して説得力を持ちやすくなります。例えば、「新しい営業戦略を導入することで、来年度の売上を10％増加させる見込みです」と具体的な数値を挙げると、その提案の効果が一目瞭然となります。また、過去のデータや実績と比較することで、提案の信憑性を高めることもできます。
根回しを丁寧に行う
稟議書を提出する前に、関係者への根回しを行うことが非常に重要です。事前に関係者に提案内容を説明し、理解と支持を得ることで、稟議書が通る可能性が高まります。根回しは、承認者が初めて提案を見たときに驚かないようにするための重要なステップです。根回しを怠ると、承認者が稟議書に対して疑問を抱く可能性が高くなります。
根回しは、提案内容の確認や調整だけでなく、承認者の意見や懸念を事前に把握するための機会でもあります。この情報をもとに稟議書を修正することで、提案の完成度を高めることができます。また、関係者とのコミュニケーションを密にすることで、提案への理解と協力を得やすくなります。
本気度や熱意を伝える
何と言っても起案者本人の熱意が大切です。プレゼンが少し失敗してしまっても、本気度が伝わればこの人に任せてみようと思うのが人間心理です。例えば、プレゼン中に自信を持って話すことで、その熱意が伝わりやすくなります。熱意がある提案は、承認者に対して強い印象を与え、稟議書の承認を得やすくなります。
本気度や熱意を伝えるためには、提案に対する準備やリサーチを十分に行うことが重要です。また、提案の背景や目的についてしっかりと説明し、自分がその提案にどれだけ情熱を持っているかを具体的に示すことが効果的です。これにより、承認者は提案の価値をより深く理解しやすくなります。
上記のポイントは精神論が含まれているようにも見えてしまうかもしれません。しかし、実務は「計画５％、実行95％」という言葉があります。ロジカルに計画を示すのが５％の要因であるとしたら、提案を成功させられるかどうかは実行力にかかってきます。このことから、稟議の内容だけでなく、提案内容を成功に導くコミュニケーション力や情熱を持っているかもチェックされるポイントであると考えていきましょう。
稟議書の例文
購買の稟議書
購買の稟議書を書く際は、物品の必要性、緊急性、効果を明確に示しましょう。
件名: タブレット端末10台購入の件
提案内容: 営業担当の営業ツールとして、タブレット端末10台を購入したい。
目的: 営業活動の効率化と業務時間の短縮。
費用: 50万円（1台あたり5万円）
期待されるリターン: 商談時間の短縮により、営業効率が20％向上する見込み。
リスクと対策: 高額な初期費用に対して、リース契約を検討。
新規取引先の稟議書
新規の取引先と契約する際にも稟議書は必要です。取引の理由の中には「その取引先ではなければならない理由」を明記しておくことがポイントです。
件名: 〇〇〇株式会社との新規取引開始について
提案内容: 〇〇〇株式会社に当社の製品を代理販売してもらうために契約を結びたい。
目的: 関東圏への販路拡大。
費用: なし（取引先の手数料のみ）
期待されるリターン: 新規市場での売上が年間5000万円増加する見込み。
リスクと対策: 新規取引先の信用リスクに対して、事前の与信調査を実施。
セミナー・研修参加の稟議書
セミナーや研修などに参加する場合は、セミナーの詳細内容（日時、場所、講師名など）を記載しましょう。そのセミナーでどんなことが学ぶことができるのか（参加のメリット）を細かく示します。また、移動費がかかる場合は明記しておく必要があるでしょう。
件名: 「〇〇〇〇〇〇」営業研修参加の件
提案内容: 営業担当5名で「〇〇〇〇〇〇」の営業研修に参加したい。
目的: 販促ツールの使い方や効率的な営業方法を学び、売上拡大につなげるため。
費用: 15,000円（1名あたり3,000円、5名参加）
期待されるリターン: 営業スキルの向上により、1年後の売上を10％増加させる見込み。
リスクと対策: 研修の内容が実務に活かせないリスクに対して、事前に研修内容を精査。
採用の稟議書
アルバイト、パート、正社員を雇用する際にも稟議書は必要です。加えて、パートや派遣社員を正社員登用する際にも稟議書が必要となります。
件名: 営業担当者の新規採用 提案内容: 営業部の強化のため、新規に営業担当者を1名採用したい。
目的: 営業力の強化と売上拡大。
費用: 年収500万円
期待されるリターン: 新規顧客獲得により、年間売上が1,000万円増加する見込み。
リスクと対策: 採用後の早期退職リスクに対して、研修プログラムを充実させることで対策。
交際費の稟議書
接待や社内の忘年会など、交際費にも稟議は必要です。会社の費用を使って、会食する必要性があることを明記するようにしましょう。
件名: 〇〇〇〇社購買部長との会食の件
提案内容: 〇〇〇〇社購買部長との会食を通じて、良好な取引関係を維持する。
目的: 継続的な取引のための関係強化。
費用: 5万円以内
期待されるリターン: 今後の大口契約獲得に向けた関係構築。
リスクと対策: 交際費が無駄になるリスクに対して、事前に目的と期待される成果を確認。
ジュガールワークフローのおすすめ
ジュガールワークフローは、稟議に特化した機能を充実させ、企業の意思決定プロセスを大幅に効率化するツールです。以下に、その魅力的な機能について詳しく解説します。
直感的に使えるUI/UX
ジュガールワークフローは、ユーザーが直感的に操作できる洗練されたUI/UXを提供しています。視覚的にわかりやすいデザインとシンプルな操作フローにより、初心者でもすぐに使いこなすことができます。これにより、導入初期のトレーニング時間を大幅に削減し、業務の効率化を即座に実現できます。
エクセルで自由に出力する帳票様式を設定可能
ジュガールワークフローは、稟議書や報告書をエクセル形式で自由にカスタマイズして出力する機能を備えています。企業ごとのフォーマットに対応できるため、既存の業務プロセスを変更することなくスムーズにシステムを導入できます。これにより、各部門やプロジェクトごとに最適な帳票様式を利用でき、業務の一貫性が保たれます。さらに、カスタマイズ可能な帳票は、特定の要件や規制に対応するための柔軟性も提供します。
帳票ビュー承認
ジュガールワークフローでは、入力する側にとってPCやスマホに特化した画面設計になっていたほうが入力しやすいですが、承認する側にとっては、従来の帳票様式で確認したほうが内容を理解しやすいものです。ジュガールワークフローでは、帳票ビューで承認を行うことができ、紙で運用していた扱いやすさを損なわずに済みます。これにより、承認プロセスが効率化され、承認者は重要な情報を迅速かつ正確に確認することができます。
組織の予約登録
ジュガールワークフローでは、会社の人事異動や組織変更があった際に、ユーザーや組織情報を事前に予約登録することができます。これにより、変更予定のタイミングで自動的に情報が更新されるため、管理の手間を省くことができます。また、変更に伴う業務の混乱を最小限に抑え、スムーズな組織運営をサポートします。予約登録機能は、計画的な組織変更に対して非常に有効であり、運用効率の向上に寄与します。
高度な承認分岐（金額や内容に応じて、承認分岐可能）
ジュガールワークフローは、承認プロセスを高度にカスタマイズできる機能を提供します。稟議の金額や内容に応じて、承認者を自動的に分岐させることが可能です。例えば、高額な支出には上層部の承認が必要となる一方で、少額の経費は部門マネージャーが承認するといった柔軟な設定が可能です。これにより、迅速かつ適切な意思決定が行われ、承認プロセスの効率化と正確性が確保されます。
スマホアプリ
ジュガールワークフローは、スマートフォンアプリを提供しており、場所を問わずに稟議プロセスを進めることができます。移動中や出張先でも稟議書の確認・承認が可能となり、業務の継続性を確保します。これにより、いつでもどこでも効率的に業務を進めることができます。スマホアプリの導入により、承認者は時間や場所に縛られることなく、迅速に対応することができます。
LINEWORKS/Teams連携（アプリ内で承認まで実行できる）
ジュガールワークフローは、LINEWORKSやTeamsといったコミュニケーションツールとの連携機能を持っています。利用頻度の高いこれらのメッセージアプリ内で稟議書の通知を受け取り、そのまま承認作業まで完了させることができます。チームメンバーとの連携がスムーズに行われ、稟議プロセスが迅速化されます。この機能により、業務のコミュニケーションが一元化され、効率的な稟議処理が可能となります。
決裁機能：その後の変更は不可
ジュガールワークフローには、決裁後の変更を防ぐ機能が備わっています。一度決裁が下された稟議書に対しては、その後の変更や修正ができないように設定することができます。これにより、意思決定の透明性と信頼性が確保され、重要な決定が変更されるリスクを防ぎます。この機能は、企業のガバナンス強化にも寄与し、内部統制の向上を実現します。
操作ログ
ジュガールワークフローは、全ての操作を詳細にログとして記録します。誰がいつ何を行ったかが明確に記録されるため、後からのトラブルシューティングや監査が容易になります。これにより、業務の透明性が高まり、内部統制の強化に寄与します。操作ログは、コンプライアンス遵守や業務プロセスの改善にも役立ちます。
API連携：基幹システム等ともすぐに連携構築できる
ジュガールワークフローは、他の基幹システムや業務アプリケーションとのAPI連携を容易に構築できる機能を提供しています。これにより、既存の業務システムとのデータ連携がスムーズに行われ、業務プロセス全体の効率化が図れます。例えば、会計システムや人事システムとの連携により、稟議書のデータを自動的に反映させることができ、手作業による入力ミスを防ぐことができます。API連携機能は、システム間のデータ共有をシームレスに行い、業務の一貫性と効率性を高めます。
ジュガールワークフローは、これらの充実した機能を通じて、企業の稟議プロセスを大幅に効率化し、業務の透明性と信頼性を高めます。ぜひ、ジュガールワークフローの導入を検討してみてください。
