あなたの承認フローをジュガールが解決
仕事を「個人」ではなく「部署・役職」に紐づけ
部署・役職指定フロー設定
業務を個人に紐づけて管理していたため、組織変更や人事異動があるたびにデータの更新が必要となります。個人ではなく部署や役職に紐づけて指定することで、組織変更や人事異動が発生しても、その都度のデータ更新を必要とせず、柔軟に対応できるようになります。
承認スキップ
部署や役職に基づく承認フローを設計することで、役職者が不在の場合でも自動的に次のステップに承認がスキップされます。それにより不在によって承認が遅れるストレスが解消されます。
自動引継ぎ
引継ぎ機能を提供するシステムもありますが、当社ではそもそも引継ぎが不要です。例えば、書類が回覧中に担当者である部長が異動した場合でも、設定が個人ではなく「部署・役職」に紐づいているため、自動的に新しい部長へ引き継がれます。
個人指定フロー設定
基本的には部署や役職に紐づけて指定しますが、イレギュラーな対応が必要な場合には、個人を指定することももちろん可能です。
規程を守り承認・回覧フローを自動化
ビジュアル表現による
承認フロー設定
承認フローの設定は簡単で、ITの専門知識がなくても、規程に詳しい業務担当者が設定できます。
階層別承認
組織階層に応じて、承認ステップを柔軟に設定することができます。例えば、部署や役職ごとに承認の順序を設定したり、階層ごとに承認を要求することで、組織内の承認プロセスを効率的に管理することができます。
グループ承認
取締役会など、特定の組織全員の承認が必要なステップを設定できます。たとえば、部署内の誰か一人が承認すれば次に進めるパターン、組織内全員の承認を同時に求めるパターン、組織内の一定人数以上の承認を必要とするパターンを選ぶことができます。
and&or条件による承認分岐
入力項目に基づいて、AND・OR条件や等号・不等号を用いて承認分岐を設定できます。また、1つの分岐に複数の条件を設定することも可能です。
多段階承認分岐
承認分岐は多段階に設定することができ、複雑な規程もシステム化することができます。以前は横方向に2つの分岐しか設定できませんでしたが、現在は横展開してフローを作成できるようになり、より柔軟な承認プロセスが実現できます。
指名承認
内部調整や事前確認などの理由で、オフィシャルな承認フローに含まれていない人にも、申請者や承認者が任意で承認を求めることができます。
回覧
情報共有を目的とした回覧設定を承認フローに組み込むことができます。それにより、承認プロセスと情報共有が一元化され、関係者全員に必要な情報を迅速に伝えることが出来るようになります。
決裁
各担当者がそれぞれの観点から承認を行い、その後トップが最終決裁を行います。決裁が完了すると、書類の変更はできなくなり、決裁番号が自動的に付与されます。
連動型書類
1つの書類について承認フローが完了すると、自動的に次に提出すべき書類の作成を促すことができます。これにより、業務管理者の手間が減り、スムーズな提出依頼が可能になります。例えば、出張申請が事前に承認された後、出張報告の作成を自動的に促すことができます。
申請者＝承認者の回避
申請者がそのまま承認者の役割も兼ねる場合、承認作業を自ら行うことが可能になるケースがあります。このような状況では、不正リスクや内部統制の欠如が原因で業務の信頼性が低下し、コンプライアンス上の問題が発生する可能性が高まります。そのため、申請者と承認者の役割を明確に分けることが重要です。
Coming soon!
資料請求
