はじめに
ワークフローシステムは企業の業務効率化を図るための重要なツールです。しかし、運用の中でしばしば「差し戻し」が発生し、業務の停滞や効率低下を引き起こすことがあります。差し戻しの原因を理解し、適切な対策を講じることで、ワークフローの効果を最大限に引き出すことが可能です。本記事では、差し戻しの意味や関連する言葉、差し戻しが起こる場面やそのデメリット、そして具体的な防止策について詳しく解説します。
差し戻しの意味とは
差し戻しとは？
差し戻しとは、ワークフローにおいて決裁者や承認者が申請者に対して申請書を戻す処理を指します。申請書の内容に不備があった場合や修正が必要な場合に、申請者に対して修正指示を行うために使用されます。差し戻しが発生すると、申請者は申請書を修正し、再度提出する必要があります。
例えば、経費精算の申請を出した場合を考えてみましょう。もしその申請書に必要な領収書の添付が抜けていたり、間違った日付が記載されていた場合、承認者はその申請書を差し戻します。申請者はこの指摘を受けて不足の領収書を添付したり、日付を修正したりして再提出します。
差し戻しと関連する言葉とその違い
ワークフローにおける差し戻しと似た言葉には「却下」や「取り消し」がありますが、それぞれ意味や処理方法が異なります。
却下
却下は、決裁者が申請内容を承認しない場合の処理です。却下された申請書は新規文書として再利用することが可能で、申請データを再利用して新しい申請データを作成します。却下理由は判定者からのコメントとして表示され、申請者はその理由に従って申請データを修正し、再度提出します。
例として、新しいプロジェクトの予算申請を出したとします。もしその予算が過剰であったり、必要性が十分に説明されていない場合、承認者は申請を却下します。この場合、申請者は却下理由をもとに再度詳細を記載して新たに申請書を作成し提出します。
取り消し
取り消しは、申請者が送信した申請を取り消す処理です。申請に誤りがあることが判明した場合に行われ、取り消しされた文書も新規文書として再利用申請が可能です。取り消し前の文書から問題点を修正し、再度申請を行います。
例えば、会議室の予約申請を出した後に、予定が変更になりその会議が不要になった場合、申請者はその予約申請を取り消します。そして、もし別の日時で再度会議を設定する場合には、新たな申請を出します。
差し戻しが起こる場面
差し戻しは、社内の稟議や申請書のやり取りにおいて発生します。具体的には以下のような場面で差し戻しが発生します。
- 申請書の内容に不備がある場合
- 申請書に添付する領収書が不足している場合
- 古い申請書を使用した場合
- 異なる申請書を使用した場合
- 申請経路に不備がある場合
具体例
例えば、出張費用の精算申請を出した際に、以下のような不備が考えられます：
- 領収書の不足：出張先での交通費の領収書が添付されていない。
- 古いフォーマット使用：申請書のフォーマットが最新のものではなく、旧バージョンを使用している。
- 誤った経路：承認者が間違って異なる部署の承認を得ようとしている。
これらの原因により、申請者は申請書を修正し再提出する必要が生じます。
差し戻しが頻出するデメリット
差し戻しが頻発すると、企業にとって以下のようなデメリットが生じます。
業務効率の低下
差し戻しが発生するたびに、申請者と承認者の両方に追加の作業が発生します。このため、業務全体の効率が低下し、業務速度が遅くなります。これは、企業にとって大きな損失となります。
例えば、月末に経費精算の申請が集中する場合、差し戻しが多発すると、全体の処理が遅れ、結果として給与支払いにも影響が出る可能性があります。
社員のモチベーション低下
差し戻しが頻発すると、社員は申請書の修正作業に多くの時間を割かなければならず、ストレスや不満が増える可能性があります。これにより、社員のモチベーションが低下し、業務パフォーマンスにも悪影響を及ぼします。
例えば、何度も同じ申請を修正しなければならない社員は、その度に作業をやり直すことに苛立ちを覚え、やる気を失うことがあります。
意思決定の遅延
差し戻しが繰り返されると、最終的な意思決定が遅れることになります。これにより、プロジェクトの進行が遅れたり、ビジネスチャンスを逃したりするリスクが高まります。
例えば、新しいプロジェクトの予算承認が遅れると、そのプロジェクトのスタートが遅れ、競合他社に先を越されるリスクがあります。
会社全体の不利益
差し戻しの原因が長期にわたって解決されない場合、会社全体の業務プロセスに悪影響を及ぼします。結果として、企業の競争力が低下し、長期的な成長にもマイナスの影響を与えることがあります。
例えば、差し戻しが恒常化すると、社員は業務の効率化よりも差し戻しへの対応に時間を費やすようになり、結果的に企業の成長戦略が遅れることになります。
頻出する差し戻しを防ぐ方法
差し戻しが頻発する場合、ワークフロー全体の見直しが必要です。ここでは、差し戻しを防ぐための具体的な対策を紹介します。
共通の対策
紙ベースの業務を行っている企業と、ワークフローシステムを導入している企業の両方で行える対策として、申請書のフォーマットの見直しと更新があります。ミスが発生しやすいフォーマットを改善し、更新内容を社内に周知することが重要です。また、現行のルールが現状に適しているかを確認し、必要に応じてアップデートを行います。
例えば、申請書に必須項目を赤字で明記したり、チェックリストを添付することで、申請者が確認漏れを防ぐ手助けになります。
ワークフローシステムを用いない場合の対策
システムを用いずに業務を行っている企業は、業務フローやルールの見直しを行うことが重要です。手順書の説明が不足していたり、表記揺れがないかを確認し、統一することが求められます。また、ワークフローシステムの導入を検討することも有効です。これにより、業務効率が向上し、ミスが発生しにくい環境を構築できます。
例えば、経費精算の手順書を詳細に記載し、新入社員にも理解しやすいように図解を用いることで、手順ミスを防ぐことができます。
ワークフローシステムを用いている場合の対策
ワークフローシステムを導入している企業では、システム内のステータス設定の見直しが重要です。差し戻し発生時の通知機能をオンにし、迅速な対応が可能な状態を整えましょう。また、コメントやチャット機能を活用して、差し戻しの理由を明確に伝えることも有効です。これにより、対応時間を短縮し、差し戻しの頻度を減らすことができます。
例えば、差し戻し理由を詳細に記載することで、申請者が同じミスを繰り返さないようにすることができます。
定期的なワークフローの見直し
ワークフローシステムは、導入後も定期的に見直すことが重要です。社員の声を反映し、業務プロセスが適切に運用されているかをチェックします。例えば、定期的にアンケートを実施し、ワークフローに関する問題点や改善点を収集することが有効です。
また、ワークフローの見直しは、業務プロセスの変化に対応するためにも必要です。例えば、新しいプロジェクトが始まった際には、そのプロジェクトに適したワークフローを設定し直す必要があります。
ワークフローシステム導入でできること
ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムを導入することで、申請や承認のプロセスを自動化・電子化できます。これにより、書類作成時のミスが減少し、書類のフォーマット化や内部統制の強化が可能です。また、ペーパーレス化が進み、紙の保管に必要なスペースや印刷にかかる時間や費用を削減できます。書類をデータ化してシステムで管理することで、テレワークの促進にも寄与します。
例えば、システム上で申請書の記入漏れや誤りをリアルタイムで指摘する機能があれば、申請者はその場で修正ができ、差し戻しを防ぐことができます。
差し戻し対策としての効果
ワークフローシステムの導入により、申請者側の書類制作の不備やルールの認識漏れを防ぐことができます。これにより、差し戻しの頻度が大幅に減少します。さらに、差し戻しが発生した際には、迅速に対応できる通知・共有の仕組みが構築されるため、業務効率への影響を最小限に抑えることが可能です。
例えば、差し戻し理由を詳細に記載することで、申請者が同じミスを繰り返さないようにすることができます。
まとめとジュガールワークフローのすすめ
差し戻しはワークフローの運用において避けられない問題ですが、適切な対策を講じることでその発生頻度を大幅に減少させることができます。申請書のフォーマットや業務フローの見直し、ワークフローシステムの導入と設定の最適化が重要です。特に、ジュガールワークフローのような柔軟で適応力のあるワークフロー管理システムを導入することで、企業の業務効率をさらに高めることが可能です。
ジュガールワークフローは、シンプルで使いやすい操作性と高い柔軟性を持つワークフローシステムです。差し戻しや却下、取り消しといったプロセスをスムーズに管理できる機能を備え、企業の業務効率化に大きく貢献します。直感的な操作で誰でも簡単に利用できるため、初めてワークフローシステムを導入する企業にも最適です。
ジュガールワークフローを導入することで、業務プロセスの効率化と透明性を向上させ、差し戻しの頻度を減少させることができます。ぜひ、ジュガールワークフローの導入を検討してみてください。これにより、差し戻しの頻度を減少させ、企業全体の業務効率を大幅に向上させることができるでしょう。
