ワークフローシステムとは
ワークフローシステムは、企業内の申請・承認・決裁といった一連の業務手続きを電子化し、自動化するシステムです。このシステムの導入により、紙ベースの業務フローに比べて大幅な効率化が図れます。特にテレワークの普及や内部統制の強化において、ワークフローシステムは重要な役割を果たします。本記事では、ワークフローシステムの主要なメリット、デメリット、導入時の注意点について詳しく解説します。
ワークフローシステム導入のメリット
申請・承認の手間を削減
従来の紙ベースの申請フローでは、申請書を印刷し、承認者に手渡し、管理部門が適切に保管する必要がありました。このプロセスは手間がかかり、多くの時間と労力を要します。ワークフローシステムを導入することで、これらの手間を大幅に削減できます。具体的には、以下のような効果があります。
- ペーパーレス化：申請書は電子化され、システム上で作成・提出が可能になります。印刷や郵送の手間が省けるだけでなく、申請書の検索や保管もシステム上で簡単に行えます。
- 自動化された承認フロー：システムに承認ルートを設定することで、申請内容に応じて適切な承認者に自動的にリレーされます。これにより、提出の手間や承認漏れを防ぐことができます。
決裁までのスピードが向上
ワークフローシステムを利用することで、申請から決裁までのスピードが大幅に向上します。特に、クラウド型のシステムを導入すれば、以下のような利点があります。
- どこでもアクセス可能：スマートフォンやタブレットからでも申請・承認が可能であり、外出先や移動中でも対応できます。これにより、出張中やテレワーク中でも業務が滞ることはありません。
- 通知機能：申請や承認が必要な場合には、メールやアラートで通知が来るため、確認漏れを防ぎ、迅速な対応が可能になります。
内部統制の強化
ワークフローシステムは、内部統制の強化にも寄与します。紙ベースのフローでは、承認者が不在の場合に代理人が勝手に承認するといったリスクがありますが、ワークフローシステムでは以下のようにリスクを管理できます。
- 決まった承認ルート：システム内で決まった承認ルートに沿って自動的に申請が進むため、不正な承認を防ぎます。
- 証跡管理：すべての申請・承認履歴がシステム上に記録されるため、監査法人による内部統制監査にも役立ちます。
テレワーク対応
近年のテレワーク普及に伴い、紙ベースの業務では対応が困難な状況が増えています。ワークフローシステムは、以下の点でテレワークを支援します。
- リモートアクセス：インターネット環境があれば、どこからでもシステムにアクセスして申請・承認が可能です。これにより、オフィスに出社せずに業務を進められます。
- 多様な働き方のサポート：時間や場所にとらわれない柔軟な働き方を実現し、社員のワークライフバランスを向上させることができます。
役割別に見るワークフローシステムのメリット
申請者にとってのメリット
ワークフローシステムを導入することで、申請者に対して以下のようなメリットがあります。
- 作業工数の削減：申請書をいつでもどこからでも作成・提出できるようになり、このためだけに出社する必要性がなくなるほか、充実した入力サポート機能により、書類作成がスムーズになります。
- 進捗の見える化：申請がどの承認段階にあるのかをリアルタイムで確認できるため、業務の透明性が向上します。
承認者にとってのメリット
ワークフローシステムを導入することで、承認者に対して以下のようなメリットがあります。
- 承認漏れの防止：承認依頼をタスク一覧で管理することができるほか、承認期限が近付いた場合のアラート通知機能があり、承認漏れを防止します。
- ガバナンス向上：規程違反などを自動チェックする機能が備わっており、スムーズに書類を確認することができます。
経営部門向け
経営部門では、ワークフローシステムの導入により、意思決定の迅速化が実現します。
- 迅速な意思決定：システム上でリアルタイムに情報共有ができるため、決裁までの期間が短縮され、迅速な意思決定が可能になります。
- データの蓄積と活用：過去の申請・承認履歴がシステム上に蓄積されるため、ナレッジやノウハウを次回以降の意思決定に活用できます。
管理部門向け
管理部門では、全社統一書式での運用が可能になり、管理負担が軽減されます。
- 書式管理の効率化：システム上で統一書式を管理できるため、申請書の変更や管理が容易になります。
- 保管スペースの削減：電子化により、紙の保管スペースが不要になり、検索機能で必要な書類を迅速に見つけることができます。
ワークフローシステム導入のデメリット
システムと業務フローの適合性
ワークフローシステムの導入にあたり、既存の業務フローに適合させる必要があります。適切なシステムを選定しないと、かえって業務効率が悪化する可能性があります。
- カスタマイズ性：申請フォームや承認ルートの設定が自由にカスタマイズできるシステムを選ぶことが重要です。会社の組織形態に対して、適切な設定ができるシステムかどうかを事前にチェックしましょう。
- 操作性：例えば外出先でスマホで利用するケースが多いのに、文書様式での入力が求められるシステムを活用しようとすると、入力が大変不便です。利用シーンに対して最適なシステムを選びましょう。
システム面の問題
他の業務システムとの連携が不十分な場合、データの入力や管理に手間がかかることがあります。これを防ぐためには、以下の点に注意が必要です。
- データ連携：人事システムや基幹システムなどにデータを連携できるようなシステムを選ばないと、業務効率化の効果が限定的になります。
- 文書管理：申請書類への適切なアクセス権限管理や変更管理がなされているシステムを選ばないと、結局内部統制プロセスで人間がチェックしなければならないポイントが増加してしまいます。
ジュガールワークフローのおすすめ
最後に、ワークフローシステムの導入を検討している企業には、ジュガールワークフローをおすすめします。
- 柔軟なカスタマイズ：企業のニーズに合わせて、申請フォームや承認ルートを自由にカスタマイズできます。
- 操作性の高さ：直感的に操作できるインターフェースを備えており、社員全員が使いやすいシステムです。
- クラウド対応：クラウド型（SaaS）のシステムであり、いつでもどこでもアクセス可能です。テレワークや外出先からの利用にも最適です。
- セキュリティの強化：アクセス制御やデータ暗号化など、セキュリティ対策が充実しており、安心して利用できます。
ワークフローシステムの導入を通じて、業務効率化、意思決定の迅速化、テレワーク対応を実現し、企業全体の生産性を向上させましょう。特にジュガールワークフローは、申請者、承認者、業務責任者（人事、総務や経理などの責任者）、経営者、IT管理者、内部監査など社内のすべての人にとって嬉しい機能を充実させており、上記のメリットを最大限に実現することができるシステムです。ぜひ前向きにご検討ください。
