ワークフローと業務フロー
どちらも業務をするうえで聞いたことはありますが、どのような違いがあるのでしょうか。
ここでは図表を用いて対比をしながら違いを解説していきます。
ワークフローと業務フローの違いとは？
ワークフローの特徴
ワークフローは、特定のタスクや業務の手続きを順序立てて管理するためのフローです。
一連の作業やプロセスの流れを明確に示し、各ステップや手順の割り当て、承認のルート、タスクの進捗管理などを含みます。
例えば、会社での発注業務や稟議決裁業務などでは、申請→承認→決裁といった一連の手続きがあります。
消耗品の購入においても、購入申請を行い、上司が承認し、最終的な決裁が行われるというワークフローが存在します。
また、文書の種類や条件に応じて、申請や承認、決裁までの流れが複雑に分岐することもあります。契約締結においては、一定金額以上の場合には課長の承認だけでなく、部長の承認も必要になるかもしれません。
このような場合、承認ルートが複数存在するため、申請書を提出すべき相手を都度調べる手間や、どの申請フォーマットを使うべきか迷うことも起こり得ます。
ワークフロー導入の効果
効率化
ワークフローは業務の手続きを明確化し、各ステップを効率的に進めることができます。作業者は次にどのタスクに取り組むべきかが明確になり、作業の順序や優先度を把握しやすくなります。これにより、業務の遅延や重複を防ぎ、生産性の向上が期待できます。
透明性と可視化
ワークフローを導入することで、業務プロセスが透明化され、関係者全体が作業の進捗やステータスを把握できます。各ステップの責任者や担当者、進行状況などが可視化されるため、情報共有やコミュニケーションが円滑に行われます。
品質向上
ワークフローには品質管理や監査機能を組み込むことができます。作業手順やチェックポイントを明確化し、品質基準に適合しているかどうかを確認することができます。品質管理のルールや規則が組み込まれることで、ヒューマンエラーやミスを減らし、品質の向上を図ることができます。
一貫性と標準化
ワークフローは業務の一貫性と標準化を実現します。業務プロセスが明確に定義され、ステップごとの手順やルールが統一されるため、作業のばらつきや個人差を減らすことができます。一貫性のある作業手順や品質基準により、顧客へのサービス提供や製品の品質管理が向上し、信頼性を高めることができます。
これらのメリットにより、ワークフローは業務プロセスの改善や効率化に貢献します。
業務フローの特徴
業務フローは、ある特定の業務やビジネスプロセス全体の流れを示すためのフローです。
複数のワークフローが連携して実現されるものであり、異なる部門や役割の関係者間での業務の連携や情報の流れを考慮します。
業務フローは、全体のプロセスの一貫性や効率性を向上させるために、個々のワークフローを統合し、業務全体の視点でプロセスを管理します。
業務フローの採用がもたらす５つの効果
業務の可視化と理解
業務フローを作成することで、業務プロセスが視覚的に表現され、関係者が業務の全体像を把握しやすくなります。業務の手順や流れが明確になるため、従業員は業務の進行状況や依存関係を理解しやすくなります。
業務の効率化と品質向上
業務フローには作業手順やルールが組み込まれています。これにより、業務が効率化され、一貫性が保たれます。正確な手順や品質基準に従って作業が行われるため、ヒューマンエラーやミスの発生を減らし、品質の向上を図ることができます。
業務の委任と代替可能性
業務フローによって業務の役割や責任が明確化されるため、業務の委任や代替が容易になります。特定の担当者に依存せず、他の従業員が代わりに業務を引き継ぐことができます。これにより、業務のスムーズな進行や連続性が確保されます。
問題の早期発見と改善
業務フローには進捗状況やタスクのステータスが可視化される場合があります。これにより、問題や遅延が早期に発見され、適切な対策や改善が行われます。業務の進捗管理や問題解決の追跡が容易になり、効果的な改善策を導入できます。
コラボレーションとチームワーク
業務フローは複数の部署や関係者とのコミュニケーションと協力を促進します。業務の依存関係や連携が明確になるため、各部署や従業員間でのタスクの調整や情報の共有が円滑に行われます。これにより、チームワークや効果的なコラボレーションが促進されます。
業務フローのメリットは業務プロセスの改善や効率化に大きく貢献し、組織全体の生産性や品質を向上させることができます。
ワークフローと業務フローの比較表
ワークフローと業務フローは、業務を構成する手続きや工程などの一連の流れをわかりやすく図式化したものです。両者の名称は異なりますが、意味的な大きな違いはありません。どちらも、業務の工程を可視化し、業務全体を広い視点で理解することができます。例えば、受注業務の一連の流れや製造工程、販売手順などがワークフローや業務フローとして表現されます。
ワークフローと業務フローの違いを表にまとめました。
この表を参考にすると、ワークフローと業務フローの違いがより明確に理解できるでしょう。
業務プロセスはワークフローの集合体
一方、「業務プロセス」という用語は、ワークフローや業務フローと混同されやすいですが、異なる意味を持ちます。
ワークフローは、業務の一連の流れや手続きを表すものです。一方、業務プロセスは、ワークフローよりも大規模な業務の流れで、主に「PDCAサイクル」を円滑に回すことを目的とします。
PDCAサイクルは、計画（Plan）→実行（Do）→評価（Check）→改善（Act）という手法で、効果的な生産や品質管理を継続的に行うためのものです。
具体的に業務プロセスを説明すると、受注や製造、販売などの個々の業務がワークフローに該当し、それらのワークフローが受注→製造→販売という一連の流れを形成し、それが業務プロセスとなります。例えば、受注業務には、注文書の受領→注文内容の確認→受注伝票の作成→注文請書の送付などのタスクがあります。これらの一連の流れがワークフローであり、複数のワークフローが連結したものが業務プロセスです。
業務プロセスを表にすると、以下になります。
上記の表では、業務プロセスごとにワークフローが列挙されています。各ワークフローは、特定の業務の一連のタスクを示しています。
また、業務プロセスは、それぞれのワークフローが連なることで形成されています。
例えば、受注業務のワークフローが完了した後、製造業務のワークフローが始まるといった具体的な流れを表現しています。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムの仕組み
ワークフローシステムは、紙や口頭で行われていた業務や作業を電子化・自動化するための仕組みです。
紙の申請書や稟議書を電子化し、申請から承認、決裁までの一連の流れを自動化します。
これにより、業務の効率化が実現され、作業の追跡や進捗管理が容易になります。
さらに、情報の共有やミスの削減、効果的なタスク配分なども可能となります。
近年、多様な働き方が求められており、それに対応するためには自社の業務フローを見直すことが重要です。ワークフローについて再度理解を深め、業務フローの改善に取り組むことで効率化を実現できます。また、ワークフローシステムの導入もおすすめです。これにより、業務プロセスの自動化やタスク管理の効率化が可能となります。
是非、ワークフローの見直しとワークフローシステムの導入を検討してみてください。
ジュガールワークフローの紹介
ジュガールワークフローの機能
ジュガールワークフローは、DOCUSIGNと連携することで、社内文書（稟議書、申請書、報告書、届出書等）だけでなく、社外との契約書類まで電子化することが可能です。ジュガールワークフローには以下の機能があります。
- 電子印鑑: 電子データ化された印影を使用し、書類の信頼性を確保。
- 電子契約: DOCUSIGNと連携し、電子契約を実現。
- 文書管理機能: 書類フォーマットの設定、文書の作成、社内承認/回覧、保管、廃棄を一括で管理。
- ワークフローシステム: 書類の承認プロセスを自動化し、進捗管理を容易に。
ジュガールワークフローの導入効果
ジュガールワークフローの導入により、以下の効果が期待されます。
効率化
書類の承認プロセスが迅速化し、業務全体の効率が向上します。従来の紙の書類に依存した承認プロセスでは、書類の移動や確認に時間がかかり、業務の遅延が発生していました。ジュガールワークフローを導入することで、オンラインでの迅速な承認が可能となり、業務のスピードが大幅に向上します。
具体例: 効率化の事例
ある企業では、ジュガールワークフローを導入する前は、稟議書の承認に数日かかっていました。導入後は、オンラインでの迅速な承認が可能となり、承認プロセスが数時間で完了するようになりました。これにより、業務のスピードが大幅に向上し、生産性が向上しました。
コスト削減
紙の使用量が減り、保管スペースや管理コストが削減されます。電子化された書類は物理的なスペースを必要とせず、デジタルデータとして保管されるため、保管スペースが不要になります。また、紙の書類を管理するためのコストも削減されます。
具体例: コスト削減の事例
ある企業では、ジュガールワークフローを導入することで、年間の紙代と印刷費が大幅に削減されました。さらに、書類の保管スペースが不要になったため、オフィススペースを有効活用できるようになりました。これにより、コスト削減と効率化が実現しました。
セキュリティ強化
電子化された書類のセキュリティが向上し、コンプライアンスが強化されます。紙の書類は物理的な管理が難しく、紛失や盗難のリスクがあります。電子化された書類は、セキュアなサーバーに保管され、アクセス権限が設定できるため、必要な人だけが閲覧できるようになります。
具体例: セキュリティ強化の事例
ある金融機関では、ジュガールワークフローを導入することで、書類のセキュリティが大幅に向上しました。すべての書類がセキュアなサーバーに保管され、アクセス権限が厳密に管理されるようになりました。これにより、コンプライアンスが強化され、不正や紛失のリスクが低減されました。
柔軟な働き方
リモートワークの推進により、場所にとらわれない柔軟な働き方が実現します。ジュガールワークフローを導入することで、リモートワークが容易になり、従業員は場所を選ばずに業務を遂行することができます。これにより、ワークライフバランスが向上し、従業員の満足度が向上します。
具体例: 柔軟な働き方の事例
ある企業では、ジュガールワークフローを導入することで、リモートワークが容易になりました。従業員は在宅勤務や移動中の隙間時間の活用など、好きな場所で業務を遂行できるようになり、ワークライフバランスが向上しました。これにより、従業員の満足度が向上し、生産性も向上しました。
