ワークフローシステムについての徹底解説
ワークフローシステムは、業務の効率化、品質向上、タスクの可視化など、さまざまな利点をもたらします。
このページでは、「ワークフローシステム」とは何か、そもそものワークフローの目的や役割まで徹底解説します。
また、稟議を回したり、申請・承認の業務でお困りの方も多いかと思います。
近年では在宅勤務などの働き方に合わないケースも多く、申請を電子化する企業も増えてきています。
最後にはワークフローシステムを導入するメリットをご紹介しますので、システム導入を検討中の方も、ぜひ最後までお読みください。
目次
ワークフローシステムとは？
簡潔にいうと、ワークフローシステムとは、ビジネスや組織における業務プロセスを効率的に管理し、
タスクの流れをシステム化するためのツールのことをいいます。
まず、ワークフローシステムについて説明する前に、そもそもワークフローとは何かを簡単に説明します。
ワークフローとは「仕事（業務）の流れ」のことをいいます。
Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、
「仕事（業務）の流れ、もしくは流れを図式化したもの」を意味します。
つまり、組織内で行われる業務やプロセスにおいて、個々のタスクや手続きがどのように進行し、
承認・決裁されていくのかを示すものです。
具体的にいうと、企業には、稟議書・申請書・届出・報告などの文書があり、
それぞれに企業内で決められた承認フローがあります。
ワークフローシステムは、それらの申請や決済などを電子化できるシステムのことをいいます。
ワークフローシステムを活用し、業務改善しよう！
では、ワークフローシステムについては何となくイメージがついたかと思います。
ここからは、実際にシステムを活用する目的や役割について解説していきます。
ワークフローシステムの役割は、稟議書や申請書の承認プロセスをはじめとする業務フローの効率化や品質向上です。
以下は、ワークフローシステムにおける具体的な５つの役割です。
・業務フローを効率的に管理し、スムーズな業務フローを実現するため
・業務フローを可視化し、どのタスクが誰に割り当てられているのか、どの段階にあるのかを一目で把握するため
・繰り返しのルーティンタスクや承認プロセスなどを自動化するため
・処理の自動化や、通知を送る機能
・システム上でファイルの共有やコメントをやり取りすることができる
このように、ワークフローシステムを導入することにより、業務の可視化・タスクの割り当てや追跡・承認フローの自動化などが可能となります。
ワークフローシステムを導入するメリット
コスト削減
便利な機能が豊富なワークフローシステムは、ペーパーレス化の推進やテレワーク環境の整備に役立つことから、
近年注目を集めています。
ここからは、ワークフローシステム導入の具体的なメリットについて解説します。
1. 申請や稟議書の円滑な進行
ワークフローシステムは申請書や稟議書、届出などのプロセスを自動化し、タスクの割り当てや進捗管理を効率化します。これにより、作業の追跡や処理時間の短縮、ミスの削減などが実現できます。
2. 迅速な意思決定を可能にする
ワークフローシステムは申請書や稟議書の自動ルーティングを行い、適切な承認者に素早く送信するため、承認までのプロセスをスムーズに進めます。
3. 自動的に承認者にルーティングされる
ワークフローシステムは規定された手続きに従って申請者、上司、人事部などの関係者に自動的に通知し、一貫性のある承認手続きを実現します。
4. 業務フローの可視化によるそれぞれのタスクの共有
タスクの割り当てや進捗管理を効率化します。これにより、作業の追跡や処理時間の短縮、ミスの削減などが実現できます。
5. 文書の一括管理
ワークフローシステムは文書の情報を統一的に管理し、検索機能を使って必要な文書にかんたんにアクセスすることができます。また、システム上での文書管理台帳の活用によって、文書の特定やアクセス権限の管理の変更も容易になり、効率的な文書検索が実現されます。
6. コミュニケーションの促進
ワークフローシステムは申請書や稟議書、届出の関係者間のコミュニケーションと協力を強化します。関係者がシステム上でコメントやファイルの共有を行うことで、申請書や稟議書に関する情報共有や意見交換が円滑に行えます。
7. セキュリティの向上
ワークフローシステムは、申請や稟議書の承認プロセスや権限設定を統制し、セキュリティを強化します。
例えば、機密性の高いプロジェクトに関連する稟議書は、ワークフローシステム上で厳格なアクセス制御を実施し、権限のない者が情報にアクセスできないようにします。
8. 統計情報の収集
ワークフローシステムは申請や稟議書のデータを収集し、報告や分析に活用できます。例えば、月次の経費精算データをワークフローシステムから抽出し、予算の管理やコスト削減の分析に役立てることができます。
9. ペーパーレス化の推進
ワークフローシステムは電子フォームやデジタル文書を活用し、申請書や稟議書などの紙の使用を削減し、ペーパーレス化を促進します。これにより、印刷や保管にかかるコストや手間を削減し、環境にも貢献します。
ワークフローシステムの導入により、申請書や稟議書、届出などのプロセスにおいて効率の向上、ペーパーレス化、透明性と可視化、一元管理と統制、そしてコラボレーションの促進といった多くのメリットが得られます。組織の申請や稟議、届出の業務効率化や品質向上を目指す際に、ワークフローシステムは重要なツールとなります。
ワークフローシステムを導入する注意点
ただし、何でもよいのでワークフローシステムを導入すれば、業務環境が改善できるわけではないことにも注意が必要です。 例えば、操作性を十分吟味せずに使いづらいシステムを導入してしまうと、利用が定着せず、結局紙決裁を行ってしまうという結果になるでしょう。 ここからは、導入する際の注意点を大きく３つご紹介します。
デメリット
1. コストとリソース
- 導入コストと運用コストがかかる
- 導入と運用に時間と労力が必要
ワークフローシステムの導入にはシステムの開発、月々の利用料金がかかります。そのため、一概にはいえませんが、それぞれの企業にあったワークフローシステムを選択する必要があります。
2. 適合性と複雑さ
- 既存のプロセスへの適合性を考慮する必要がある
- システムの複雑さと操作性に対する課題が存在する
システム導入したら完了、ということはなく、その後のカスタマイズやプロセスの再設計が必要になる場合があります。
3. セキュリティと影響
- セキュリティリスクがあるため適切な対策が必要
- 既存の作業フローへの影響や適応の難しさが生じる場合がある
以上がワークフローシステム導入に伴うデメリットの要点です。
ワークフローシステムは文書やデータの管理を行うため、セキュリティリスクが存在します。機密情報の漏洩や不正アクセスなどのリスクに対して適切なセキュリティ対策を講じる必要があります。そのため、アクセスの制限を適切に設定できることや、そのシステム事業者がISO2001の承認を得ているのか、セキュリティ対策が万全か、確認しておきましょう。
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