申請書管理の効率化
申請書は、業務上のさまざまな要望や手続きを提出するための重要な文書です。しかし、従来の手書き申請書では時間の浪費や手続きの複雑さが課題となっていました。ここでは申請書の種類や手書き申請からオンラインで完結するワークフローシステムまで解説します。
目次
申請書の種類
申請書とは
申請書（しんせいしょ）とは、特定の許可や承認を求めるために提出される書類です。個人や組織が何かを申し出る際に使用され、一般的には必要な情報や詳細を含んでいます。例えば、有給休暇を申請するための「有給休暇申請書」や出張を申請するための「出張申請書」などがあります。申請書は上司や関係者に対して承認や許可を得るために提出され、その後の処理や判断の基準となります。
一方、提出といえば「届（とどけ）」がありますが、これは何かを伝えるために提出する文書です。一般的には通知や報告、提出物などの形で使用されます。例えば、経費の精算を提出するための「経費精算届」や所得税の申告を行うための「所得税届」などがあります。届は情報を提供し、手続きを行うために必要な文書ですが、直接的な承認や許可を求めるものではありません。
つまり、申請書は許可や承認を求めるための書類であり、届は情報提供や手続きのための文書という違いがあります。
一般的な申請書の種類
残業申請書:
従業員が予定外の残業を申請するために使用される書類です。通常は、残業の理由や期間、予定される作業内容などを記入します。
有給申請書:
従業員が有給休暇を申請するために提出する書類です。有給休暇の日数や希望する休暇の期間を記入し、上司や人事部などの承認を得るために使用します。
在宅申請書:
従業員が自宅での勤務を申請するための書類です。在宅勤務の理由や期間、実施する業務内容などを記入し、上司や人事部の承認を得るために提出します。
育児休業申出書:
従業員が子供の養育のために育児休業を申請するための書類です。休業の期間や子供の生年月日などを記入し、所定の手続きを経て育児休業を取得します。
育児短時間勤務申請書:
子供の養育のために一定時間短縮して勤務することを申請するための書類です。短縮勤務の希望時間や期間などを記入し、上司や人事部の承認を得るために使用します。
以上が一般的な申請書の種類です。これらの申請書は、従業員の労働条件や特別な状況に応じて使用されるものであり、組織のポリシーや法的な規制に従って提出や承認が行われます。
ワークフローシステムと手書き申請書
手書き申請書の手順
① 申請書の必要なフォーマットを入手
会社の人事部や管理部門から、有給申請書の書式を入手します。通常は社内で共有されたフォーマットを使用し、フォームの記入をしていきます。
② 申請書の空欄に必要な情報を記入
申請書を目視で確認し、情報が正確かつ完全であることを確認します。
書類に誤りがある場合は、修正箇所を手書きで訂正（訂正印が必要な場合もある）します。
③ 上司への提出
提出期限や手続きに関する会社のポリシーに従って、申請書を上司に提出します。
一般的には、上司のデスクに書類を置いたり、直接手渡したりすることがあります。
会社や組織によって細かな違いがあるかもしれませんが、実際の手続きに関しては所属する組織のガイドラインやルールによって変わります。
手書き申請書の課題
手書き申請書にはいくつかの課題が存在します。まず、手作業による申請書の作成や提出は時間がかかります。書類の印刷や記入、署名、郵送などのプロセスに手間がかかり、承認までの時間が長くなる傾向があります。また、手書きの申請書ではエラーや不備が発生しやすく、申請者や承認者の間で情報の漏れや誤解が生じることもあります。
手書き申請書に不備があり却下された場合、手続きがスムーズに進むことが難しいでしょう。申請書が手元に戻ってくるまでに時間がかかるばかりでなく、承認者が不在の場合はさらに時間を要することがあります。
ワークフローシステムのメリット
解決策として、ワークフローシステムを導入することで、申請プロセスにおいて多くのメリットがあります。第一に、時間の短縮になります。ワークフローシステムでは申請書の作成や送信がデジタル化され、ワンクリックで提出することが可能です。これにより、手間のかかる手書きのプロセスが省略され、申請から承認までの時間が大幅に短縮されます。その結果、他の業務に時間を充てることができます。
また、ワークフローシステムはエラーの軽減にも効果的です。デジタル入力や自動計算機能により、申請書のヒューマンエラーが減少します。
さらに、ワークフローシステムはワークフローが可視化でき、申請書の進捗状況や承認の履歴が一元管理され、関係者はリアルタイムで申請の状態を把握できます。申請者は自身の申請がどの段階にあるのかを確認し、承認者は申請の優先順位や緊急性を把握できます。さらに、ワークフローシステムでは通知やアラート機能が備わっており、重要な情報や期限の迫った申請について迅速に通知が届きます。
ワークフローシステムの導入により、手書き申請書の課題や限界を克服し、効率的で正確な申請プロセスを実現することができます。時間と手間の削減、エラーの軽減、透明性の向上といったメリットにより、組織の効率化や生産性向上に貢献することが期待されます。
手書き申請書からワークフローシステムへの移行方法
ワークフローシステムの導入準備
ワークフローシステムへの移行を円滑に進めるためには、適切な導入準備が必要です。以下のステップを順番に実行しましょう。
まずは、現行の手書き申請書のプロセスを詳細に分析します。どのような手続きや承認フローがあるのか、関係者は誰なのかを把握します。さらに、移行に伴って必要な情報やデータ、フォーマットなどを整理しましょう。
次に、ワークフローシステムを導入するためのソフトウェアやツールの選定を行います。機能やカスタマイズ性、セキュリティなどの要件を考慮し、最適なワークフローシステムを選びましょう。必要に応じてベンダーとの協議やデモを行い、評価を行いましょう。
移行プロセスのステップ
ワークフローシステムへの移行は段階的に進めることが効果的です。以下のステップを順番に実施しましょう。
まずは、ワークフローシステムのテスト環境を構築しましょう。実際の申請書のテストデータを用意し、システム上での動作確認やトライアルランを行います。問題や不具合があれば修正し、システムの安定性を確保しましょう。
次に、実際の申請書の移行を開始します。手書きの申請書を用意し、ワークフローシステム上に必要な情報を入力します。承認フローもシステム上で設定しましょう。初めは一部の申請書から移行を行い、問題がなければ順次全体へ適用していきます。
移行後は、システムの運用とスタッフ利に利用方法の教育を行います。スタッフからのフィードバックや問い合わせに迅速に対応し、システムの改善や調整を行いましょう。定期的なモニタリングやレポートの作成も行い、システムの状態や利用状況を把握しましょう。
申請書は「ジュガール」
クラウド型の「ジュガール」では、複数の部門や担当者が同時に承認作業を行うことができるため、決裁までの時間を大幅に短縮できます。また、問題が発生した場合には進行を停止させて作業を差し戻すことも可能です。
これにより、「紙媒体で承認者が不在」や「他の部門との連携が不十分」といった問題を改善できます。
さらに、クラウド型の「ジュガール」では、業務上の条件分岐を設定することで、手動で行っていた作業の振り分けを自動化できます。これにより作業が簡略化され、ワークフローの改善や業務効率化が実現します。
誰でも簡単にワークフローを作成し、社内の稟議・申請・報告書を一元管理することができます。ぜひ、クラウド型の「ジュガール」の導入をご検討ください。
