「稟議書」の読み方と使い方を徹底解説
「稟議書」とは、会社などにおいて、比較的重要でない事項について周りからの承認を求めることを目的として作成
された書類のことをいいます。
頻繁に使われる言葉ではありますが、ビジネス上で使われる言葉であるため、どのように読んだり使ったりするのか、いまいちわからない方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ここでは、正しい読み方、使い方について例を挙げて徹底解説します。
また、ここでは同じように使われる「決裁」との違いについてもご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。
目次
「稟議書」の正しい読み方とは？
結論から言うと、「稟議書」は「りんぎしょ」と読みます。
「稟議」という言葉の本来の読み方は「ひんぎ」ですが、現在では「りんぎ」とも言われるようになりました。
つまり「りんぎ」という読み方は本来の読み方ではなく、「慣用読み」と呼ばれる読み方になります。一般的には
稟議は「りんぎ」と読むことがほとんどで、「稟議書」の場合は、「りんぎしょ」と読むのが正しいです。
そもそも、「稟議」の意味とは？その使い方とは？
「稟議」という言葉は、「稟」が「申し出る」を意味し、「議」が「相談する」を意味する二つの漢字で構成されます。
組織内で導入したい事項が生じた場合、関係者へ説明する書類を作成し、承認を得るために回覧する手続きを指します。
つまり、申し出て相談するという意味の言葉です。稟議は、企業などの組織の中で導入したい事項が生じた際、その内容を説明する書類を作成し、関係各所へ回覧して上位関係者の承認を受けることです。
ビジネスシーンで使用するときには、導入したいことについて説明する書類を作成し、関係者に回覧して承認を受けることです。回覧するために「稟議に回す」といった使い方をします。稟議に回すのは、自分に決定権がないけれど会議を開くほどの重要性はない相談の際に使用します。
では、ここからは、実際の用例をあげて使い方を解説します。
「稟議」との類義語、「決裁」との違いは？
稟議と似た印象の言葉として「決裁」がありますが、これらの言葉の意味は異なります。
関係者全員に書類を回し承認を得るのが稟議であり、決裁は決裁権を持つ人に直接承認の可否を伺うことです。
稟議は関係者全員に回覧するかどうかがありますが、決裁は直接権限を持つ人に承認を仰ぐ点が異なります。
ちなみに、「決裁」を使う際には、「決裁を仰ぐ」や「決裁が下りる」といった言い方をします。
まとめると、「稟議」と「決裁」は権限を持つ人の承認を受けるという点では共通していますが、関係者全員に回覧するか、一人の責任者が承認するか、という点に違いがあります。
「稟議書」の承認フローとは？
どのような順で「稟議」を回すのか？
では、ここからは、実際の仕事においてどのような順で稟議を回すのか、その回付のフローについても解説していきます。
決裁との違いでもあったように、稟議書は、回付して全員の承認をもらうものです。通常は役職の低い人から順に回覧されます。複数の関係者の承認を経て、最終的に決裁者により決裁されます。
稟議をスムーズに回す、効率的なワークフローとは？
しかし、現在では紙での稟議書作成や配布に時間と手間がかかるため、ワークフローシステムを導入する企業も増えています。
ワークフローシステムは、紙とハンコによる稟議・決済や申請・承認などの業務を電子化し、自社のフローに従って効率的に業務を行うためのシステムです。
例えば、稟議フォームの作成、Web稟議申請、承認フローの設定など、稟議に関するさまざまなタスクが完全に電子化されます。
「ジュガール」では、すべての申請から承認の状況はデータ化されており、業務の分析を実行することが可能です。また、ダッシュボードやレポート機能から、承認フローの効率性や効果性を可視化できます。
