ITツールを活用した文書管理の効率化方法
文書管理において管理台帳は重要な役割を担います。この記事では、文書管理台帳を作る目的や、方法の解説、紙やITツールを使った管理方法を含め、効率的に行う方法について解説します。文書管理にお困りの方、今後に向けてITツールを検討中の方も、ぜひ参考にしてください。
目次
管理台帳とは？
文書管理台帳とは、企業内で作成される稟議書や申請書など様々な文書管理を組織的に行うための仕組みです。
具体的には、文書のタイトル、作成者、申請日付、決裁日付などを管理していきます。
実物のファイルで管理している企業においては、文書ごとに作成し、文書をファイリングする際に文書一覧として一番上に綴じて管理するのが一般的かと思います。
では、ここからは、その目的から作成方法まで解説していきます。
管理台帳を作成する三つの目的
管理台帳はどのような目的で作成されるのでしょうか。
その利用目的については大きく３つに分けられます。
コンプライアンスのため
文書管理台帳は、法定保存文書を管理するのに役立ちます。
法定保存文書とは、法律によって一定期間の保管（１年、３年、５年、７年、１０年）が義務付けられた文書のことをいいます。種類によって保存期間が異なります。また、永続的に保管しなければならない文書も多いです。
文書管理台帳は文書ごとに保管期間が記載されているため、法令順守に役立ちます。
会社で取り扱う文書（書類）には、法律で保存期間が定められているものが多くあります。
この「文書保存期間」を守らずに処分してしまうと罰則が課せられることもあります。正しい知識を身につけて、文書（書類）を適切に管理しましょう。
内部統制のため
不測の事態が起こった際に、解決手段として特定の文書が必要になる場合があるため、適切な文書をすぐに開示する必要があります。
仮に裁判所から特定の書類を要求された場合にも、すぐに対応できるでしょう。
業務を効率化するため
文書管理台帳を設けることでアクセス性を高め、必要な書類を探しやすくなります。台帳があれば必要な文書がどこに保管されているかがわかるので、紙やファイルなどの電子化された文書を探す際に、特に役立ちます。
ITツールで管理している場合は、ファイル名などの「キーワード」を使って検索をかけると、自動で該当の文書を抽出してくれます。また、文書の作成者の異動の際の引継ぎもかんたんに行えます。
以上が文書管理台帳の作成目的と利用についての要点です。
では、ここから実際に、文書管理台帳の作成方法を解説していきます。
管理台帳の作成方法をかんたんステップで解説！
文書管理台帳の作り方をかんたん4ステップでご紹介します。
新たに担当になったけれど「どのような手順で進めるべきか分からない」という方は必見です！
ステップ1！現状を把握し、文書を大きく三つに分類する。
企業には大きく分けて三種類の文書が存在します。まずは全体の文書の把握と、分類からはじめましょう。
・共有文書
社内外へのファイルの共有を目的にした文書です。例：営業の提案書や、社内会議の議事録、各種マニュアルなど
・完了文書
完了文書とは、メモ書きや作成途中の文書ではない文書のことです。
・法定保存文書
法定保存文書とは、根拠法によって定められた保管方法や保存期間を持つ文書です。例えば、取引の証憑となる書類（見積書、納品書、請求書、契約書、領収書など）なら法人税法により7年の保存期間が決まっています。
このように、はじめに自社の現状を把握して文書を分類しましょう。
ステップ２！文書管理台帳の項目を定める
次に、文書管理台帳の項目を定めましょう。項目名や数は任意ですが、具体的には以下の項目が挙げられます。
以上のように、「いつ」、「どこで」「だれが」「何を」「なぜ」「どのように」作成した文書かといった概要が分かるように項目を定めましょう。
ステップ３！文書管理台帳の三つの「形態」から選ぶ
続いて、文書管理台帳の「形態」を選びます。
文書管理台帳の種類には、大きく分けて「紙」「エクセルなどの電子ファイル」「ITツール」の3種類があります。
以下は「紙」と「エクセルなどの電子ファイル」を使用した場合のメリットとデメリットです。
メリット:
・誰でも教育なしに使うことができます。
・ツールの使用料がほとんどかかりません。
・関数を利用した計算処理ができます。
デメリット:
・ファイルサーバ上に置かれた台帳は誰でも閲覧でき、内容を書き換えることが可能なため、
セキュリティ制限を設けることが難しく、多人数の共有や台帳の分割管理が困難です。
・台帳を閲覧したログの取得や利用者の把握が難しいです。
上記のように、「紙」と「エクセルなどの電子ファイル」を使用した場合には共通のメリットとデメリットがあります。注意点として、エクセルなどの電子ファイルにおいてはセキュリティ制限や共有の管理に注意が必要です。
「ITツール」をつかった場合のメリット・デメリット
外部ツールの場合
メリット :
・外部ツールの文書管理システムを利用すると、さまざまな形式の文書ファイルを一括管理できます。
・カテゴリーやタグを使って、必要な文書を探しやすくすることも可能です。
・文書ごとにアクセス権限や保管期限、廃棄期限を自由に設定できます。
・保管すべき文書の数が多い企業におすすめです。
デメリット：
・文書管理台帳としての機能をメインに使用する場合は、グループウェアなどのツールを導入し、
設定を細かく調整する必要があります。
自社構築データベースの場合
メリット :
・自社でデータベースを構築し、文書を一括管理できます。
・必要な文書を簡単に社内で共有できます。
・アクセス権限の設定により、文書の閲覧人数を制限できます。
・文書を用途別にフォルダに分類でき、より体系的に文書を管理できます。
・様々な条件や単語を使って検索できるため、必要な文書を探しやすくなります。
デメリット：
・適切に運用するためには、システムやサーバの組み込み・通信設定、構造や構成の決定などが必要です。
・専門的な知識やスキルを持った人材が必要です。
・導入までに費用が高く、時間もかかることがあります。
ステップ４！文書管理台帳へ記載する
最後に、文書管理台帳へ必要な項目を記載すれば完了です。
また、単純に作成しただけでは終わらせずに「まずは一部の部署に導入して様子を見る」「適切に運用できているか定期的にチェックする」といった対処が重要です。
このように、紙やファイルで文書の管理をおこなうことは、セキュリティや働き方が多様化した中で、難しくなってきています。リスクやデメリットを解決するためには、デジタル化を推進していきましょう。
文書管理やワークフローを効率化するには？
ITツールをつかおう！
外部ツールをつかうことでデータは電子化され、クラウドや社内サーバーに保存されるため、紛失や破損のリスクが低くなります。
さらに、情報のアクセスや共有も容易になり、複数の担当者間での連携がスムーズに行えます。
ジュガールの管理台帳機能
ジュガールは、文書管理に適したワークフローシステムです。
本記事で紹介した文書管理はもちろん、稟議書、申請書、報告書などの管理台帳作成が自動化されるほか、社内書類の一元管理が可能です。
