充実の分析機能
ワークフローを分析するメリット
ワークフローの効率化
ワークフローの利用状況を分析することで、作業の手間や時間を減らすことができる箇所を見つけることができます。たとえば、承認待ちの業務が多い場合には、承認のプロセスを簡略化したり、承認者を見直したりして、改善策を打ち出すことができます。
また、任意のヘッダー項目を選択してレポートを作成することによって、より広い視点で、申請フォームに関わる業務を確認することができます。
ワークフローの分析でできること
申請フォームを作成して業務完了ではなく、定期的にその申請フォームが従業員によって、どのように使われているかをチェックすることで、運用がうまくいっているかをチェックする必要があります。
グラフ分析によってワークフローに蓄積されたデータを可視化することで、業務プロセスの改善やビジネスの成果を向上させることができます。
プロセスの改善
データを可視化することで、改善するべき点を見つけることができます。例えば、承認完了までの時間が長いことが判明した場合、承認経路の見直しや、代理承認機能の利用、スキップ機能の利用など対策を講じることができます。
業務の見直し
データ分析により、使われていない申請フォームがある場合、担当部署に確認し、使用を促すことで、自動化が進み人的コストの削減や、業務の効率化を実現することができます。
業務の品質向上
出力データの分析により、業務の品質向上につながる情報を得ることができます。申請書の取り消し件数、差戻し、拒否などの発生率を分析することで、業務プロセスの改善や社員のトレーニングの必要性を見つけることができます。
業務の進捗管理
業務の進捗管理が可能になります。承認完了までの時間や、未処理の申請書の件数を可視化することで、業務の達成率や提出期限の遵守状況を把握することができます。
グラフで分析することで、どんどん社内の紙申請をデジタル化し業務の効率化を実現することができるようになります。
ワークフローの出力
申請データの出力機能により、全ての申請書をCSV,PDF,Excelなど多様な形式で出力することができます。レポート出力では、申請フォームごとや申請者ごとだけではなく、四半期など期間を絞り一覧で出力することができます。出力する項目も、任意のヘッダー項目を選択して作成ができるため、より広い視点で、申請フォームに関わる業務を確認することができます。
ワークフローの出力の活用方法
1. 進捗管理
一覧で「進行中」や「完了」といったステータスを指定して出力することができるため、業務の状況や進捗状況を可視化し、上層部や関係者に報告することができます。
例えば、承認の進捗状況や承認者の稼働状況などのデータを一覧で、レポートに出力することができます。
2. データ保存
出力したデータを、ファイルサーバーや社内で利用している文書管理システムに保管することもできます。
3. 監査対応
出力の形式も多様な形式でデータを出力できるため、監査の対応も安心して行うことができます。
ジュガールのグラフ分析
ジュガールのグラフ分析とは？
ジュガールのグラフ分析は、ワークフローと経費精算に分けて表示されています。
ワークフローでは、申請書の起案数、進行中、完了数に分けてステータスの管理ができます。また、起案された曜日や時間帯のグラフから、いつ申請される数が多いのかを確認することができるため、業務スケジュールの調整にも役立ちます。
申請書の利用件数のグラフでは、利用頻度の低い申請フォームを確認できることで、担当部署へ利用を促し、業務効率化を実現させます。
経費精算のグラフ分析では、従業員別、取引先別、プロジェクト別の経費申請額のグラフが確認できます。いつ、誰が、何に経費を使用しているのかを確認することにより、経費の使い方やコスト削減のポイントを見つけ出すことができます。
また、勘定科目別申請額のグラフでは、交通費、接待費、備品購入費などの利用状況が確認できるため、経費管理や業務プロセスの改善、コスト削減に役立てることができます。
機能概要
ジュガールでは、レポート機能を使って、データの出力を行うことができます。
出力時は、申請フォームごと、申請者ごとだけでなく、四半期ごとなどの期間を絞って、出力することができます。
CSV、PDF、Excelなど、必要に応じて多様な形式でデータを出力できるため、監査の準備も安心して行えます。
※出力機能については、監査に着手するための支援を行う機能であり、監査の完了を保証するものではありません。